全市地方志系统资料工作培训
全市地方志系统资料工作培训会
音像资料的管理
赵信儒
（2009年08月17日）
为了加强音像资料的收集、管理、保护和利用，充分发挥音像资料在修志中的作用。特别对音像资料的管理做说明。
音像资料是指以修志工作为题材或主要内容的，具有保存、利用价值的录音带、录像带、图片等。
1.照片资料：一是传统的感光胶片资料，包括黑白感光片和彩感光片；二是数码照片资料。用数字成像元件，亦称感光元件记录影像的技术，并经数字冲印或打印机输出为实物照片，也可存储于光盘、U盘、移动硬盘，存储卡、电脑硬盘等载体。
2.录音录像资料：录音带、录像带、磁盘、唱片、激光（镭射）唱片、影片、幻灯片、电视片
、视盘以及以其他物质媒介为载体记录声音和图像的产品。
一、图片资料的收集与整理
图片资料是指记录自然和社会各类形态、人的体及个体活动的，具有保存价值的，并按一定规则和方法加工整理、集中保管的静态影像资料。也包含一些采用手工或电脑绘制的图片。
随着社会的发展和现代科技的进步，图片资料在修志中的作用越来越明显，已是志书的重要组成部分，是文字无法代替的。因此，在第二轮志书中，图片资料的使用，将超过首轮志书。图片在志书中与文字内容相辅相成，图文并茂，相得益彰。
为了保管好图片资料，避免资料的散落、丢失，要求各单位要建立相应的图片管理制度，用科学的管理方法，保存好图片资料。
（一）图片资料收集的原则
收集图片资料，要以修志为主，结合志书内容，根据拟定的志书篇目，征集、拍摄、选录图
片。收集图片时，要考虑不同时期照片的合理搭配，全方位的反映区域、事物或事业（行业）发展全貌。
（二）图片资料收集的范围
由于各单位的修志任务不一样，单位、行业的性质也各有不同，所以收集的图片资料也有差异，请各单位根据本单位修志情况确定收集，不做统一规定。但是，从收集本市地情资料的角度，请大家收集提供以下内容的图片资料。
1、记录本行政区域自然地理、生存环境、城乡建设、文化遗产、风景名胜、民风民俗等图片；
2、记录本部门、企业、事业、行业的发展变化，生产建设成果，获得重要荣誉的图片；
3、反映与地域、事物、事业等有关的重要人物、重要活动，重要会议的图片；
4、记录自然界、社会或企事业单位内发生的突发事件和重大事件的图片。
以上图片资料，在资料年报时予以提供。
（三）图片资料的基本要求
1、质量好。图像清晰，画面完整、内容翔实准确，主题鲜明、未加修饰、剪裁等。
2、要素全。提供的图片，要有准确的文字说明，按照片形成的时间、人物、事由、地点、背景、摄影者等6要素，准确概括提示照片所反映的全部信息。
(1)事由：照片影像所反映事件、事物的简单情况；
(2)时间：事物产生的时间和拍摄时间；
(3)地点：被摄景物所在的具体地点；
(4)人物：被摄人物的单位、职务、姓名等；
(5)背景：揭示照片影像主题具有一定作用的背景；
(6)摄影者：拍照片人或拍照片的单位。
双硬盘3、确保图片真实性、完整性、有效性
图片资料是真实准确记录历史的资料，资料的文字说明与图片实际内容要一致，不得对照片进行修改变动，保证图片的原始性和真实性。
（四）图片资料的整理
1.整理的原则
①.便于使用。整理时要注意的是，保持照片之间的有机联系。纸质照片和底片应分开存放，编号要一致。整理数码照片时，要有准确的文字说明。对于原始照片较多的，要筛选，删除不必要的重片、虚片、与主题无关的照片。
②.利于保管。对于数码照片，采取双套制保存，即在保存电子文档的同时，冲洗成纸质照片，防止数码照片文件的损坏、灭失，单纯储存在电脑、光盘等，若遇病毒，载体损坏，数据无法恢复。
2.图片资料的分类
根据各单位情况做好照片资料分类，分类应当保持前后一致，不得随意变动。一般可按其形
成年度和问题进行分类，不同年度的数码照片应分别整理。底片的分类是，将一个全宗内的底片分成正片（反转片）和负片两种，单独整理和存放。数码照片可在每年的年初，建立一个以“全宗名称+年度名称+数码照片文件”为名的文件夹，在这个文件夹里存放本年度的数码照片文件。每一年度的数码照片文件按形成时间的先后顺序排列，同一次活动的照片应排列在一起。
二、图片资料的保管
由于现在和今后收集的图片资料多以数码照片为主，因此，把传统的纸质照片和数码照片的保管单独做说明。
（一）纸质照片及底片的保管
1．按照档案管理方法将照片分类、排列、编号、入册、填写说明、入柜。
2．对于无底片的照片，较老的底片，用底片扫描仪以不低于600dpi的解像度（亦称分辨率）扫描成电子文档，然后备份存档。
3．底片放入底片袋内保管，一底一袋。在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，在底片袋的左上方标明“K”字样。大底片在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。
（二）数码照片的保管
1．归档的数码照片，图像尺寸“宜大不宜小”，像素数应在400万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。确保数码照片图像清晰。
2．归档的数码照片应是原件，不要对归档的数码图像进行技术处理，归档照片应统一格式JPEG（数码照片）、TIFF（扫描照片）。确保数码照片的原始性、真实性、完整性和有效性。
3．对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。
4．对重要的数码照片，在硬盘、光盘等存储介质
上保存的同时，还要冲洗成银盐影像照片归档（纸质照片），并与传统照片资料合并整理，标明其对应数码照片的档号。
5．保存数码照片，应是三套备份。即一套硬盘，两套光盘，不推荐双硬盘或者双光盘，在不同介质上存放，避免图像丢失。这两套光盘应分别使用不同的品牌，比如TDK的一套，Kodak的光盘一套。
在光盘存放数码照片的时候，一个归档年度的数码照片应拷贝至一张或多张光盘中，不同归档年度的数码照片不应混存在一张光盘中。刻制数码照片光盘内容包括：⑴.数码照片文件夹（即存放数码照片的文件夹）、⑵.数码照片文件目录（目录内容与文件夹中存放的数码照片文件相对应）、⑶.光盘说明文件（说明本光盘的各类信息）。比如，全宗名称（立档单位的全称或通用简称）、全宗号、光盘号、题名（如“全宗名称+年度名称+数码照片档案”）、起止时间（光盘内数码照片的起始年月---终止年月，年月要用6位阿拉伯数字表示，如200901---200912。）、保管期限、照片张数（光盘内存放了多少张数码照片）、光盘类型（如CD-R、VCD、DVD等）、文件类型（纸质的还是扫描的，数码照片的格式，如JPEG或TIFF）、制作时间（指制作光盘时间，用8位阿拉伯数字表示，如20090808）、制作人（制作光盘人的姓名）、审核人（负责检查光盘质量人员的姓名）等等。
三、数字信息资料保存的要求和载体使用的注意事项。
（一）光盘（CD、VCD、DVD）
要购买使用正版光盘。理论上来讲光盘和塑料袋寿命是一样的，都能保存100年，但有时也会出问题，所以光盘一定要正版正品并且存放要防潮防光防磁，有专用的储存柜最好，没有的可放在书架里面也行。每年要抽样检查光盘是否能顺利读盘，每隔两年重新转刻一次。注意将刻好的光盘拿到其他电脑上检查是否能顺利读出。
（二）录音录像带
1．归档的录音录像资料要和照片资料一样，音质画质应完整清晰，文字说明与音像资料内容应相符，技术状况应符合要求，录音、录像带要注重选择优质品牌的磁带。
2．对特殊规格的录音、录像带应归档一套普通规格的盒式备份带，便于使用。
3．音像资料应存放在专用房间里，或采用专用防磁柜。环境应保持恒温恒湿。远离变压器、电动机、扬声器、电视机、收音机、无线电装置等磁性物体及易形成磁场的机电设备。
4．录音带、录像带、唱片、影片、幻灯片等音像档案一律用盒装，以盒(片)为保管单位，在
盒上分别用文字标出摄制对象、时间、内容、责任者和长度，盒脊标出全宗号、目录号、案卷号。便于查利用，要定期检查，一般每隔半年到一年倒带1次。
5．录音带、录像带、胶片的母带包括照片、底片，原则上不外借。需要利用时，可提供复制品。归还时，要检测。
（三）移动硬盘、U盘
要注意的是，移动硬盘也是有寿命的，运转多了也会出故障，所以在不处理图片的时候不要把移动硬盘连在电脑上。一般每隔两年就应换新的移动硬盘，把旧硬盘上的数据都拷贝过来。
U盘也是易出故障的，有时读盘的时候，读不出，无法使用，必须格式化，U盘内文件就会全部丢失，所以，对于存储在U盘内的文件要双备份，以免文件丢失。
最后，对属于收集和归档范围的音像资料，资料员要随时收集整理，避免音像资料散落遗失。
（完）

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