驻场人员管理规定
驻场人员管理制度
一、驻外人员
1、驻外人员必备技能
1、基本知识
熟读公司专着、简介及相关房地产着作公司指定;
2、应用知识
A.公司历史及主要成绩,经典项目合作建议书、公司介绍等；
B.服务项目的深度认识根据不同项目由主管经理安排；
C.项目管理规范化根据规范要求由主管经理安排；
D.销售知识规范根据规范要求由主管经理安排；
E.广告服务培训具体跟进1-2个项目,由主管经理安排；
F.财务知识培训根据规范要求由主管经理安排；
G.驻外行为规范根据规范要求由主管经理安排;
2、行为守则
1、基本要求和技能
A.保证您的手机全天24小时开通,及时在宿舍或在信号不好的地方,也应设置手机呼叫转移,以便公司和客户能及时与您取得联系,保证工作的顺利进行;
B.建议您除手机以外增加一张电话IP卡,以便在宿舍或在其他有座机的地方使用,便于与公司和客户联系;
C.由于您的疏忽而忘记开机,造成公司和客户与您联系不上,导致影响工作,每次口头警告一次;
D.必须掌握电脑的基本操作技能;
E.懂得传真机、复印机、电脑的正确使用和维护常识;
F.熟识公司业务的运作流程,合同签订和财务的基本知识,具有一定法律常识;
4、办公室和宿舍管理
1、爱护公物,保持工作室和宿舍的清洁整齐,未经公司同意,亲友不能在公司宿舍内吃住;
2、对公司设备及个人所负责保管的、物品应定期维修、保养,离开办公室或宿舍时要检查电脑、空调、电灯、复印机等电器是否关好,注意节约水电;
3、合理使用办公室电话,办公室电话和长途电话只用于业务使用,如需要使用打私人长途电话,其话费由个人支付;
4、公司租住的宿舍电话,话费由个人支付;
5、保密制度
1、公司每个员工,都有为公司保守商业秘密的义务,对公司的计划、管理程序及业务流程保密;
2、未经公司同意,不能以任何方式泄露有关公司的文件、书籍、文案、设计稿、照片、光盘资料等;
3、未经公司同意不能接受与公司业务有关的采访和发表与公司事务有关的言论;
4、不能忽视口头泄密的偶然性,凡涉及公司业务时,要做到慎言;特别在公共场所,如电梯、餐厅、洗手间、剧院等,更要注意言行,同事之间要互相督促提醒,与亲人或朋友谈话时,有关公司业务尽可能避而不谈,避免偶然泄密,给公司带来不必要的损失;
5、公司工作条件下而创作的广告艺术作品、房地产策划书,广告文案、图片光盘、音像作品德国着作权均属公司所有;不能利用以上的资源和电脑、复印机、传真机、图书等,作私人使用;
6、人事调动
1、驻外人员调往办事处工作,须持有该项目行政部的开具人事调动文书前往当地报到;待遇和补贴标准按当地公司相关财务的规定执行;
2、驻外人员如调离工作地,在离开时,须将公司发给的工作证、工作手册、文案、策划书、设计稿、照片、光盘、设计制作工具、文具、制服、办公室、宿舍钥匙等物品交回公司行政管理部,并做好工作移交,未能交回上述等物品按规定赔偿;
4、驻外人员如工作不满三个月在外派的工作地辞职,其回程费用自理,公司不予报销;
5、驻外人员如被派驻办事处工作,或在已派驻的工作地调职,应在两个工作日内前往被派驻的工作地报到,逾期按旷工处理;两个工作日不包括旅途时间
6、驻外人员如在派驻工作地辞职,应在两个工作日内回总公司办理辞职手续两个工作日不包括从派驻地回总公司的回程时间,特殊情况未能回总公司办理离职手续的,应逐级报经公司总经理批准后方可办理离职交接手续;
7、驻外人员每月30日前要填妥上月考勤表,由驻项目负责人签名后传真回总公司,以便个人工作的核发;
8、驻外人员每月25-30日前将上月客户签单、所有印刷品的制作样板和每周销售总结共四周寄回公司行政管理中心;
二、驻外人员财务管理规定
由于驻外办事处为设置财务人员,驻外人员的各项费用开支和报销都须事前3-5天报经总公司财务部安排支出,并做出必要的费用说明和规定;
1、因业务需要向公司领用款项,必须填写请款单或借支单,交项目负责人批核后送总公司行政管理部备案,方能交予财务部,由财务部统一汇款;借款超过5000元的必须经公司董事会成员一致签名同意方可办理;
2.每次领款后,应在一个月内报销,以便财务部及时核算驻外办事处费用开支情况;若无正当理由迟迟拖延不报销的,月终则作为私人借款在工作中扣除领款数额,扣除借款后的工资余额汇至个人账户中;
3、所有报销单据由经手人签名,各项费用开支必须列明开支金额和原因,如是差旅费的必须列明始发地和终点站;须特别重申的是驻外人员在驻外期间的上下班交通费及各项私人开支,不得以任何理由冒充报销;如一经发现,公司不予以报销,并视情节按公司规定予以处理;填写报销单时,正式发票与白头单或收据要分别填写报销,不能将发票与白头单在同一张报销单内报销,应酬接待费、差旅费单独填列报销;
4、各项费用开支一般情况下均应取得正式发票为凭据在付款凭证后项目附上费用清单;如为了取得折价或特平价,或因其他特殊情况无法取得发票,必须事先征得总公司管理层同意方可;
5、原则上公司不向客户收取现金收入,确有必要收取客户现金收入的必须立即汇回公司,不得挪用坐支公司收入;
6、应本着勤俭节约的精神支出费用;驻外办事处购置固定资产应报请公司董事会批准方可购买;对各项资产应爱护使用并登记造册报告公司,如办事处撤销应将资产报公司处理,不得擅自处理;
7、驻外人员未取得公司书面授权,不得以公司任何名义和理由向外借款、举债;否则,未经总公司同意而产生的债务,由当事人承担,公司一概不予承担;
广告公司管理制度
8、驻外机构人员应以高度的责任感,严格遵守政府和公司的各项财务法规,不得弄虚作假、欺上瞒下,造成严重后果的,公司将追究有关人员的法律责任;
三、关于收款和发票的说明
1、收款说明
现异地收款都通过银行汇款,各办事处或项目负责人需于每月1-5日前提包请款书,并与服务之
客户财务核对清算当月代理费用;汇款到账一般需要两至三天;为了方便及时向客户收取款项,影响客户索取汇款单传真回公司,便于公司核对收取款项;并应清楚了解公司收款账号等资料;
2、发票使用说明
公司现有经税局同意供应服务发票;如客户有特殊要求的,应与公司财务部联系后再处理,在收到公司开具给客户的发票后,应在交予客户时要求客户签收,这一点必须做到,以免造成公司不必要的损失;另如有驻外人员与客户签订合同后,应立即将合同原件寄回公司,由公司财务统一保管,不能私自保存;

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