公司法律文书档案管理制度
XXX有限公司
法律文书档案管理制度
一、施行目的
为进一步完善公司的法律文书档案的管理体系，逐步建立信息化、数据化的档案管理制度，实现法律文书档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使法律文书档案档案管理更有效的为公司管理工作服务，结合我公司的实际情况，拟定本制度。
二、适用范围
本制度适用于XXX有限公司及其分公司、子公司及关联公司的法律文书档案的收集、分类、登记、归档和管理。
基于公司的实际情况，以下文书档案的收集、分类、登记、归档和管理不适用本制度：
（一）商业性、经营性、技术性、业务性文书：如与游戏相关的文档资料、游戏参数、广告素材、广告方案、客服档案、美术档案、技术档案等。
（二）人事行政部自行保管的文书档案：劳动合同和与员工劳动关系相关的文书档案、事行政部作为履行或负责经办部门的商事合同，如服务外包合同、招聘合同、水电合同、物资采购合同、租赁合同等。
（三）财务数据、报表和档案：财务凭证、信息服务单、对账单、付款单、财务报表、财务单据、财务账簿等文件。
（四）公司证照和文书：如营业执照、网络文化经营许可证、增值电信业务许可证、开户许可证、获奖证书、公司章程、股东会文件、董事会文件、监事会文件等。
（五）知识产权类证照：如软件著作权证书、注册商标证书和专利权证书等。
不适用本制度的文书档案由具体负责开立、使用、接收该文书档案的部门自行收集、分类、登记、归档和管理。
三、术语解释
（一）本规范所指的法律文书档案，是指XX有限公司及其分公司、子公司和关联公司在经营
和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的纸质或电子形式的、具有法律效力书面记录，包括但不限于各类规章制度、公函、合同或协议、合同或协议的附属文件、授权书、催告函、律师函、公证书、诉讼法律文书、仲裁法律文书、行政机关出具的法律文书等法律文书。
（二）经办部门：负责对外谈判、签署、履行、使用、接收法律文书档案的部门。
四、职责和分工
（一）法务的职责
1.    负责公司法律文书档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导业务部门档案管理。
2.建立健全公司法律文书档案管理制度，指导、监督和检查执行情况。
3.    收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的法律文书档案。
4.    负责公司法律文书档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档
案的安全。
5.    提高法律文书档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通。
（二）经办部门的职责
1.人员工作变动时，做好或协助法务部开展法律文书档案移交工作。
2.向法务部移交合同等法律文书档案的原件和电子扫描件。
3.负责本部门文件资料或合同复印件及电子扫描件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4.财务部自行按税法和税务机关的规定独立建档保管财务档案资料。
5.人事行政部自行独立建档保管人事行政资料。
6.    经办部门主管人员负责批准对自己部门资料或合同复印件、电子扫描件的使用和处置。
五、归档程序
（一）应归档至法务部的法律文书档案的具体范围
1.行政机关出具的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书、处罚通知、处罚决定等文件；
2.本公司与其他单位来往的法律文书，如商事合同、商事协议、意向书、备忘录、授权书、律师函、侵权和催告通知函等；
3.诉讼和仲裁法律文书：如立案通知书、传票、判决书、裁定书、诉讼证据资料等。
（二）经办部门对法律文书档案资料的收集
1.经办部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门台账。
2.经办部门文件、合同等资料原件需要保存的，经办部门分别进行整理，并向法务部移交原件和电子扫描件。
3. 归档的法律文书必须完整、真实、准确，如合同必须将合同附件、资质证明一并归档。
（三）档案资料的标识
(1)经办部门在归档前应先将法律文书原件和电子扫描件编号，编号规则依据公司《编号管理制度》执行。
（2）法务部复核法律文书档案的编号并统一登记造册。
（四）法律文书档案的归档时间
1.即时归档
下列法律文书应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
（1）商事合同和协议。
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