访客系统解决方案
访客系统解决方案
一、项目背景
什么是被挡访客政府机关、企事业单位、园区、写字楼等一贯重视办公场所的安全、有序运行，对在大厦办公的内部人员实行严格的刷卡授权出入、对来访客人实行登记放行制度。
目前，XX客户大院访客管理登记主要是由大楼门口前台服务人员手工登记，人工电话确认被发放临时出入证，存在工作量较大，手续繁琐，需时较长，放行效率较低等问题。同时目前大院周围没有围栏，社会人员均可随意进入大院，存在一定安全隐患。
随着每日到访的访客人数逐步攀升，加上目前采用纯手工的登记方式，导致在接待处的访客登记效率下降，排队等候时间过长等问题，影响业务的开展与公司形象，急需对现有的访客管理模式进行升级改造，以更先进的技术、更合理的流程，在不降低安全标准的前提下，提高效率、提升访客体验、更好的展示xx 公司形象。
二、现状分析
2.1 现有访客接待流程
目前广西XX大厦访客接待流程和方式如下：访客实时到前台排队人工登记。流程如下：
1、前台接待员询问访客信息、来访事由、受访者姓名等信息。
2、前台通过电话与被访问者确认允许访问后，核对访客身份证等证件，填写访客登记信息后直接放行。
2.2 访客存在的问题分析
结合现有的访客登记流程、登记系统，通过对实地调研，我们发现目前广西XX大厦访客系统存在如下问题：
1、前台无法得知来访客人具体的来访事宜、被访问者是谁，必须逐个询问来访客人、整个过程较为繁琐，效率低下且不礼貌。
2、前台无法有效的核实来访人员的真实身份。
3、登记身份信息后访客直接被放行，无临时出入证或临时门禁卡，无法对出入行为的全过程记录追溯，同时到被访者楼层时需再次联系被访者打开门禁，过程繁琐需时较长。
4、某一时间段内有多少访客或查询访客统计信息，需手动翻阅记录本，手工统计，工作量大，效率低。
5、有多少访客滞留于大楼内，无法查询，有很大的安全隐患。
6、访客登记的信息真伪，无法判断确认，且没有影像等信息可供二次查询，更谈不上责任追溯。
7、当前访客管理流程，对访客而言耗时长，手续繁琐，易耽误预约时间，而同样也给业主带来了很大的工作负担和烦扰，同时给访客留下不好的印象，而物业耗费大量的人力，成本开支大，也不利于物业形象的提升，且工作效率低下。
三、系统建设目标
建设一套基于内部人员使用原有刷卡进出，增加来访人员使用二维码进出的访客管理系统，实现对访客的高效管理。同时系统可采用部署在沃云服务器方式，与物业的或小程序实现对接，具体的建设目标如下：
1、实现访客人员经授权后扫二维码进出。
2、实现业主授权、访客信息、出入行为的全过程记录追溯，责任落实到人。
3、降低物业管理的工作强度，且不降低目前对访客管理的安全标准。
4、访客流程设计简单实用，访客接待验证流程的效率提升80%以上。
5、员工可延用现有的门禁卡进出，也可以改造为本系统使用的二维码认证进出，同时可作为考勤的依据。
四、需求分析
根据目前的需求做了以下分析：
1、建立一套全网的信息化工具“访客门禁管理系统”，解决外访人员访问等问题。
2、缩短外访人员前台登记确认和楼层接待人员的等候时间，同时确保安保要求，实现方便快捷、闭环的全业务系统需求。
3、通过访客管理系统对访客全程监控，让管理人员随时了解现场情况，及时处理突发事件，并将所有数据保存在系统中以备复查。
4、智能化的访客门禁管理系统，可以实现诸多效益价值，增加物业方活跃度，同时给用户更丰富友好的体验感，从而更好地实现物业对外的智慧化形象。
五、访客门禁管理系统解决方案
5.1内部员工业务绑定
由物业公司分配帐号，公司根据物业分配的管理帐号自行管理本公司员工。员工关注后，在个人菜单中输入姓名、需要绑定的手机号，接收验证码，绑定号。
5.2访客管理系统管理流程
我们根据实际应用的几种场景，制定了本项目的访客系统管理流程如下：
5.2.1 邀请访问场景（熟人模式：业主邀请客人来访）
如是业主单位的客人或贵宾等，通过业主单位向客人发出邀请访问，尽显对客人的尊重，具体操作流程如下：
1、经绑定的业主单位在邀请访客页面，填写访客相关信息，访问期限，然后提交，发出邀请访问。
2、提交邀请访问后，系统生成可附带地理坐标（包括地址、楼层、房间号，并可使用直接使用地图导航），访客日期等消息提醒的二维码（页面支持，访客点击短信短链接，生成二维码），或通过好友用的方式发送给访客，二维码只能在有效时间段内使用。
3、访客到达现场，使用二维码直接在闸机和门禁上刷码通行。
4、二维码可在系统中设定访问有效期或次数。
5、物业能在系统内查询到某个时间段内全部访客信息，以及由谁发出的邀
请，责任落实到个人。
5.2.2预约访问场景（客人申请来访）
客人在访问活动前，可预约登记访客事由，具体操作流程如下：
1、客人关注或使用小程序在访客登记页面，填写访问业主的信息、手机号（必填，
根据手机号匹配被访者）等相关信息然后提交，发出预约访问请求。
2、提交预约访问申请后，会将访客信息以或短信推送给被访问业主，经审核通过后，系统向访客上推送生成的二维码。
3、访客到达现场，使用二维码直接在闸机或门禁上刷码通行。
4、物业能在系统内查询到某个时间段内访客信息，以及由谁审核的访问，责任落实到个人。

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