内控视角下高等学校会议费管理问题与优化建议
内控视角下高等学校会议费管理问题与优化建议荫何莎黄圣雅刘子稀张雅婷伍依颖
揖摘要铱会议耗费大量的人力尧物力尧财力与时间袁如何在确保会议效果的前提下袁加强和规范会议管理袁强化内控袁精简会议袁以减少会议频次尧缩短会议时间尧控制会议规模尧节约会议费开支袁力戒形式主义尧官僚主义袁是当前亟须探讨的重点和难点遥本文以高等学校为例袁阐述了会议精简的意义袁通过梳理财务日常核算中有关会议费报销的问题袁对比六所野双一流冶大学相关管理制度的不足与亮点袁深入分析原因袁分别从预算尧核算和内控等角度提出管理对策遥
揖关键词铱会议费高等学校预算内控核算一尧引言
为规范会议费支出袁
义尧官僚主义袁提倡野
国家相继出台了相关制度
共中央政治局通过叶
风尧
年发布叶
办法曳渊财行也2016页214号
应该按照精简高效尧
提高会议效率和质量袁
中央及地方科研管理权限
的不断下放和中央对于科
研经费野放管服冶的要求袁
财务报销既要贯彻落实
野放管服冶改革政策袁又要
守住科研资金使用的底
线遥因此袁规范会议费的管
理袁既对贯彻落实中央八项规定精神袁
反对铺张浪费具有重要意义袁也能更
好地为高等学校落实立德树人尧建设
中国特世界高水平大学发挥监督保
障作用遥
二尧高校会议费开支现状及存
在的问题
渊一冤高校会议费支出居高不下
高等学校普遍存在
全年会议数量多尧召开
频繁尧会议开支花费大
等问题遥纵观高校历年
的会议召开次数袁以大
趋势渊见图1冤遥
渊二冤无预算尧超预算列支会议费
开会过于随意袁多为临时起意袁无
审批或事后审批会议时有发生遥部分
单位未严格执行会议预算申报袁预算
执行不到位袁会议费报销高峰期集中
在年底或者经费收回前遥其原因在于袁
项目经费下达时间过晚尧执行周期短袁
1会议费金额与数量统计
年份
总金额
会议数量
2017
4879万
1738
2018
4669万
2610
2019双一流名单2022初公示
5521万
2084
2020
2526万
1180
2021
2557万
1438
图1会议费金额统计
以致单位迫于年底预算执行进度的压力袁不乏通过举办会议突击花钱袁导致无审批尧超预算开会袁超规模超期办会袁报销时凑票尧手续不齐全等一系列问题随之而来袁会议的真实性尧合理性尧必要性得不到保障遥渊三冤会议费报销问题频发
纵观历年审计检查袁会议费是整改重点之一遥然而会议费报销似乎陷入了野屡查屡犯尧屡犯屡查冶的恶性循环袁会议开支金额通常较大袁产生的票据和附件等资料繁多袁报销经办人整理填报需要耗费大量精力和时间曰同时袁财务人员在审核环节也面临审核要点多尧核算难度大等问题遥会议费报销对报销经办人和财务人员都是一个挑战袁常见的会议报销时的问题有院会议附件不齐全袁缺少会议审批表尧会议通知尧住宿清单尧签到表尧支付记录等曰会议报销单填报信息与附件内容不一致曰报销会期之外的不相关费用袁报销票据的开具时间在会期之外曰会议报销事项开具
的发票不合规曰报销单填报不规
范袁如漏签名等曰合同不规范袁如
未提供合同尧合同要素不完整
渊缺少签名尧盖章尧日期等冤尧合同
倒签尧签订主体不合法渊未以学
校名义签署冤等曰会议费开支超
出综合定额标准曰支付费用时未
按规定使用公务卡或对公汇款遥
渊四冤假借会议费名义变相列支其他费用
国家对野三公冶经费控制较严袁禁止违规吃喝袁而会议费中允许开支餐费袁且综合定额可以打通使用遥因此袁会议费成了超标接待的报销渠道袁一些原本不便报销的内容渊如招待费尧纪念品尧办公用品尧劳务费冤通过包装成会议费而野洗白冶遥中央八项规定第20条野禁止以举办会议尧培训为名列支尧转移尧隐匿接待费开支冶袁但实际报销中袁餐费占100%的畸形会议费比比皆是袁不排除有人借会议之名达到突破接待餐费人数比例和上限的目的袁以此躲避监管袁甚至变相套现袁绕开项目无餐费预算的限制遥
渊五冤虚报冒领袁拆分报销袁违反中央八项规定精神在日常会议费报销中超标准开支问题时有发生袁报销经办人可能通过伪造名单尧增加签到表人数和会议天数等手段掩盖超标事实遥为了规避会议费超标问题袁将部分应当包含在会议费渊经济分类30215冤核算综合定额里的费用单独拆分出来袁作为其他报销事项
进行报销袁以减少会议费报销总金额遥例如袁将会议发
生的住宿费单独拆分列入专家来访费渊经济分类30211冤核算曰将会议产生的交通费拆分列入其他交通费渊经济分类30239冤核算曰将会场布置费等会议筹备
费用拆分列入委托业务费渊经济分类30227冤核算曰将
超标的会议餐费拆分列入接待餐费渊经济分类30299冤
核算以及将会议印刷和办公用品等拆分列入对应的日
常报销业务中核算遥
三尧会议费开支问题原因分析
本文选取了六所野双一流冶大学袁通过研究对比各
校会议费管理制度的具体规定袁发现存在的不足之处渊表2冤袁并籍此进一步分析高校在会议费开支问题的原因遥
第一袁预算管理偏粗放袁编制不精准遥高校预算编
制颗粒度较大袁仅对总额或上限做控制袁未要求针对具体会议做预算申报袁因此预算难以发挥事前控制
的效果袁致使会议的召开缺乏计划性遥由于各部门在申报会议费预算时袁缺乏科学合理的测算和估计袁所申报的预算与实际的支出相差甚远袁往往导致报销时超预算开支遥
第二袁财务制度不完善遥不少高校未严格执行叶中央和国家机关会议费管理办法曳渊财行也2016页214号冤袁未结合学校实际情况制定学校层面的会议费管理办法袁而国家管理办法划分也未能满足高校会议类型的需要袁会议类型边界不清晰袁仅根据举办单位的级别将会议区分为一类至四类会议袁并未对会议的具体业务类型进行划分袁更谈不上针对不同类型的会议制定不同的审批流程和归口部门遥
第三袁监管乏力袁审核把关不到位遥一方面袁随着高校会议数量及开支的增长袁报销业务量倍增袁尤其是在
报销高峰期连续加班的情况下袁财务人员难免迫于完成任务的压力而忽略审核质量遥另一方面袁大多数高校配置的复核与审核人员的比例过低袁弱化了检查环节袁导致会议审批流于形式袁报销不规范袁未能严格按照标准控制支出遥
第四袁缺乏绩效评价及奖惩机制遥长期以来袁高校管理层只关注资金如何分配及合规性袁并不重视资金的使用效率袁更未对会议召开成效进行评价袁并论证会议支出必要性和取得的效果袁缺乏绩效考评和问责机制袁特别是对其中铺张浪费的行为没有明确奖惩措施遥四尧会议费管理优化建议
渊一冤强化预算控制袁优化资源配置
通过预算约束无计划和不合理的会议开支袁使预算贯穿于学校会议管
理的全过程袁增强预算
统筹能力袁将会议费预
算支出以项目形式纳
入项目库并进行全生
命周期管理袁实现预算
指标对核算的有效控
制袁通过预算全流程控
制改进单位管理运行
机制和提高治理效能遥
第一袁增加年度会
议计划的编制要求袁规
范预算申报袁明确各类
会议计划的审批程序遥
主办单位应当提前制
定下一年度全校性会议计划袁在评估会议预算的必要性尧可行性尧合理性的基础上编制会议经费预算袁并按程序报批后提交党委办公室和校长办公室备案遥第二袁全校性会议年度计划应由党委常委会审议袁审议通过后袁原则上不得调整遥党委办公室和校长办公室负责对报备结果进行管理和督办遥
第三袁未列入学校全校性会议年度计划的袁原则上不得召开遥对于未在年度会议计划内的临时性会议设定临时报批机制袁明确各类会议审批流程和对应责任部门遥必要时须履行野一事一批冶手续遥
渊二冤建立健全会议相关的管理制度
1.多管齐下袁建立多层次会议制度体系遥为确保会议费开支合法合规袁高校应该根据叶中央和国家机关会议费管理办法曳与所在省市的会议费管理办法袁结合地方和学校实际情况袁学校层面制定叶XX大学全校性会议管理办法曳袁明确对开会的管理要求遥财务部门则应制定叶XX大学全校性会议费管理规定曳袁明确会议的开支范围尧标准及报销规定袁包括审批流程尧规模尧会期等内容曰核算中心根据上述制度进一步制定叶XX大学会议费实施细则曳袁落实具体操作流程尧统一审核口径袁并针对师生编制叶XX大学会议费报销指引曳袁宣传介绍会议费报销所需的附件尧报销流程尧报销时限等要求遥以下通过对比前述六所高校的会议费管理制度渊表3冤袁为制度建设提供值得借鉴之处遥
2.建立会议审批管理制度袁落实会前审批袁举办国
际会议的还应按学校外事部门的相关要求审批遥此外袁对会议类型进行分类细化袁根据会议举办目的尧规模等内容区分不同类型会议渊如国际会议尧管理会议尧业务会议冤袁并制定不同的标准袁履行不同的审批手续袁灵活应对不同的会议要求遥
3.会议费综合定额执行上浮标准袁适时调整遥结合地方规定及物价水平袁如考虑交易会期间办会住宿费额度标准适度上浮袁通过灵活调整会议费综合定额标准袁使得会议费更加合理地适应实际开支需要遥
4.防风堵漏袁严控会议天数尧办会地点及开支内容遥对于100%报销餐费的会议袁其餐费标准可参照加班餐费或接待餐费标准袁在原综合定额基础上下调
30%要50%袁有效减少以会议之名报销餐费的情况遥渊三冤兼顾行政事业支出野过紧日子野和科研经费野放管服冶
国家会议费管理办法对会议举办地点尧会议会期尧会议规模等进行了严格的规定袁适用于行政事业机关的会议管理要求袁但不完全符合科研会议的特殊需求遥为贯彻落实党中央尧国务院关于推进科研野放管服冶改革要求袁可通过适当提高综合定额的标准尧简化报销流程尧特殊事项审批手续等措施赋予科研管理更大自主权袁让会议报销和管理更有效地适用于本校科研项目管理袁让科研更自主尧更积极尧更便捷遥
渊四冤规范核算管理袁统一执行口径
强化会计人员岗位责任制袁制定岗位手册袁压实责任袁建立问责机制袁保证财务信息真实完整遥规范开支标准袁实现审核口径的统一袁减少自由裁量的空间遥第一袁加强审核把关袁规范附件要求遥根据有关规定严格控制会议数量尧规模和会期袁节约费用支出遥要求会议通知尧参会人员签到表尧会议审批表渊或预算表冤尧结算清单尧合同渊涉及委托办会或其他达到合同签订起点的情况冤作为必备附件遥
第二袁加强对会议开支的管理和控制袁避免超会期尧超范围尧超规模报销遥会议费报销支出原则上为会议期间发生的费用袁但实操中常产生会议举办期间外的费用袁如参会人员超出会期的住宿费渊发生在会议报到日期前或离会日期后的费用冤袁还应关注餐费票据与会议举办地点及就餐地点在时间尧空间上是
否相符袁如存在多地住宿尧就餐且与会议议程不符的票据不予报销遥
第三袁规范审批手续袁要求事前审批遥将审批流程和特殊审批事项以表单化的形式展现袁审核时重点关注会议是否履行了相应的审批手续袁严格控制无审批或事后补批的会议报销遥
第四袁为防止拆分报销尧突破综合定额标准的情况袁要求凡是会议费原则上均须一次性完成报销袁不得拆分遥
渊五冤提高监管威慑力袁有效防范舞弊
第一袁进一步加强思想教育袁坚持廉政建设遥通过多元化的手段宣传教育袁让会议组织者树立底线意识袁不踩红线曰加强财务人员培训和职业道德教育袁定期轮岗袁消除人为主观因素的审核宽严差异袁要求财务人员恪尽职守袁敢于说不袁守住财务报销安全防线曰监管人员加大审计尧稽查的力度袁对违规违纪报销行为及时彻查遥
第二袁惩戒行为袁整治违规违纪乱象遥着眼于学校发展的全局统筹风险防控袁明晰学校决策部门尧执行部门尧监督部门的职责遥联合主管部门建立健全诚信审核尧信息公开尧举报投诉和通报曝光等工作机制以达到防微杜渐的效果遥例如对于报销100%餐费的会议费进行预警袁由内控和审计部门实施有针对性的重点稽核袁排除违规舞弊袁保证业务真实性曰对未履行会议报备尧会前审批程序或违反中央八项
规定精神违规报销的行为袁由学校纪委监察部门尧审计部门尧财务稽核部门依照有关法规作出处理袁构成违纪的袁应追究领导责任袁并对有关部门尧单位及其相关人员实行问责遥第三袁建立监督公示制袁提高费用支出透明度遥校级会议全校范围内公开袁接受师生监督遥对于二级单位举办的会议袁可要求将非涉密会议的名称尧主要内容等信息在单位内部进行公示或提供查询遥
渊六冤积极推进信息化建设
充分利用信息化手段袁将管理规则尧内控流程嵌入信息系统袁通过运用电视电话尧网络视频等现代技术手段袁降低会议成本袁提高会议效率袁加强会计核算的标准化和精准度袁减少或消除人为操作的因素袁保证财务信息安全遥构建科学合理尧规范透明尧约束有力的核算管控体系袁推进高等学校治理体系和治理能力现代化袁保障学校资金安全袁持续提升财务管理的现代化水平遥姻
渊作者单位院中山大学财务处冤
要要要要要要要要要要要要要要要
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渊本栏目责任编辑院郑洁冤

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