公文基础知识
公文基础知识
第一篇：公文基础知识
一、公文常识
1、公文的处理具体包括：公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供、利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。
2、公文的特点：鲜明的政治性、由法定作者制成并发布、具有法定的权威性和行政约束力、严格的时效性、特定的体式。
3、公文的功能：规范和准绳、领导和指导、宣传和教育、联系和关照、依据和凭证。
4、公文的种类：
①、按行文关系和行文方向分：上行文、平行文、下行文。②、按内容的处理要求分：参阅件、承办件。
③、按其紧急程度分：特急公文、急办公文、常规公文。
④、按其秘密程度分：对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密公文。⑤、按其职能分：法规性公文、指挥性公文、知照性公文、实录性公文。⑥、按其来源分：收进公文、外发公文、内部公文。
二、写作技巧
1、主题：即中心思想，公文的主题主要来源于实际工作的需要。
①、主题的要求：正确（经得起实践的检验，不反党和国家的政策和法规，不过激、不把话说绝）、集中（一文一事）、鲜明、深刻、新颖。
②、主题的表现：直接阐述、舍车保帅、形成主题句、标题点名。
2、材料：包括素材和题材
①、材料的种类：经验材料、调查材料、文献材料。
②、材料的来源：直接经验、间接经验。
③、选材的标准：合题、真实、准确、充分、新颖、典型。
3、结构：角度与线索（单线和多线）、层次与段落、开头与结尾（平实型结尾和艺术型结尾）、过度与照应、主次与详略。
⊙结构安排原则：服从于表现与突出主题的需要，正确反映客观事物的发展规律和内在联系，服从文体的需要。
4、表达：叙述、议论、描写、说明
①、叙述（最基本，最常见的表达方式）：顺序、倒叙、插叙、分叙。②、议论：例证法、喻证法、引证法、对比法、类比法、归谬法。⊙议论的三要素：论点（核心）、论据、论证（分为立论和驳论）。
③、描写：人物描写、环境描写；细描、白描；正面描写、侧面描写。④、概说、界说（下定义）、解说。
5、语言（是文章的第一要素）：准确得体、通顺流畅、简洁明快、生动有力。文秘知识
6、常见文体：记叙文、议论文、说明文。
7、写作要求：撰写目的明确、符合政策法规、坚持实事求是、讲究行文结构、合乎公文范围、语言简洁精当、制作准确无误、注意公文时效、制成材料耐久。
⊙开头结构：引据式、目的式、综合式；主体结构：并列式、连贯式、递进式。⊙公文语言的基本要求：准确、庄重、简洁。
⊙公文语言的基本特点：准确、庄重、简洁、严谨、平实、规范。
8、行文规则：
①、行文关系：隶属、指导、平等、不相隶属关系。②、行文方向：上、平、下行文。③、行文方式：逐级、越级、多级、直接行文。
⊙行文规则的具体要求：
①、根据收发文机关间的关系行文（Ⅰ、领导与被领导，统一组织中的上下级；Ⅱ、指导与被指导，同一专业系统中的上下级；Ⅲ、平行，同一系统中的同级；Ⅳ、不相隶属）。
②、通常不越级行文（可越级行文，Ⅰ、情况紧急，若逐级行文会延误时机造成重大损失；
Ⅱ、多次向直接上级请示而未得到解决；Ⅲ、上级交办，且指定越级上报的具体事项；Ⅳ、某些具体事项需要越过某些机关直接询问或答复，需要控告、举报直接上级的），越级行文应抄送给越过机关。
③、分清主送机关和抄送机关——“一个主送机关”原则。（对上级的公文不要抄送下级，对下级的重要公文一定要抄送直接上级；上级向受双重领导的机关行文须抄送其另一领导机关；抄送公文不可二次抄送；有关抄送，无关不抄送）。
④、党政要分开行文——行政机关不能向当机关发指示、交任务，也不能请求批准、请示和汇报工作；反之亦然。
⑤、同级机关可以联合行文。
⑥、明确发文权限，全面、重要、方针政策性问题，机关发文；既定方针政策、主管职权范围的日常业务问题，部门行文。
⑦、有关问题协商一致后方可行文。⑧、严格控制发文数量，简化行文手续。“只送机关不送个人”。
10、公文的特点：权威性、严肃性、政策性、实用性。
11、公文专业词：
①、开端用语，根据、查（据了解、据核实）、奉、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于、为了（为）、关于、依照（尊照）。
②、称谓用语，本、我，你、贵，该。③、经办用语，经、业经、现经、兹经。④、引述用语，前接（近接、现接）、悉。
⑤、征询期复，请批示、请指示、请批复。
⑥、期请用语，即请查照、希即遵照、希（务希）、你请、希于（希将、希能）、至希、尚希、勿误、如蒙。
⑦、表态用语，照办、同意、不同意、可行、不可行、不可。⑧、综述过渡，为此、对此、据此、鉴于以上情况。
⑨、结尾用语，为要、为盼、特此通知（通报、函复、函达）。
12、修辞的运用：
①、词语，雅语、敬语、强调语。
②、句子，提前、重后、省略、简缩。
③、章法，分条、提要、引据。
13、公文写作的四个阶段：准备、构思、撰拟和审核修改。
①、准备阶段，明确行文目的和要求、学习相关政策、调研和收集材料。
②、构思阶段，确定主题、选择材料、布置正文结构（Ⅰ、开头，引据式、缘由式、表态式、目的式、概述式、点题式、转发式；Ⅱ、主体——紧扣主题、层次清晰，纵向式、横向式、综合式；Ⅲ、结尾，请求式、意见式、补充式、总结式、希望号召式。）、选择文种、选择表达方式。
③、撰拟阶段，拟写提纲、格式安排、撰写正文。
④、审核修改，自我检查（查观点、查材料、查结构、查逻辑、查分寸、查文字和格式）、修改、审核。
三、公文处理：包括公文的拟定、办理、传递、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
1、基本任务：及时、准确、有效的拟制、办理、传递、管理处置公文，为正常的公务活动服务。
①、发文办理：拟稿、审核、签发、复核、善印、用印、登记、分发等。
②、传递方式：电信、普通邮政、机要通信、普通直投、机要交通、文件交换站投递。③、收文办理：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。
④、处置办毕公文：立卷归档、清退、销毁或暂存。管理公文：专职文秘人员统一管理。
2、基本地位：联系党政各机关的纽带、机关实现职能的必要条件、保守党和国家机密的重要环节、是档案工作的前提。
3、基本原则：执行法规、实事求是、集中统一、党政分开、优质、时效、保密、简化原则。
4、收文处理：
①、收进阶段：签收、登记（簿式登记、卡式登记）、启封、分发、摘编（文摘、提要、综述、数据资料汇编）。②、阅办阶段：审核、拟办、批办、承办（传达、专案、答复承办）、注办（标注初步办理意见）、组织传阅（传阅路线，先办理者，后知照者，先主管，后他人，避免“横传”；分“既阅且办”和“只阅不办”两类；多种传阅方式；每位传阅者都要登记；对阅读情况和结果及时检查）、催办（催办形式，内、外催办；催办方法，发催办单、发函催办、派人催办）、查办（立案、交办、核查、反馈、落实、结办、消办）。
5、发文处理：
①、制文阶段：拟稿、会商（跑会、函会）、审核、签发。
②、制发阶段：编号、注发、审核、善印（领导已签署，按一定格式制成对外发出的格式）、校对（不要有大片空页，空页须注“此页无正文”）、用印或签署、登记分装、发出。
6、办毕公文的处理：
①、清退：Ⅰ、范围，绝密公文、有重大错误的公文、被明令撤销的公文、仅供审阅或征求意见的公文、未经本人审阅的领导讲话稿、其它发文机关明令清退的公文；Ⅱ、清退手续，成批清退要附一式两份《公文清退报告表》，不定期单份清退要向对方所要收据；Ⅲ、方法，需要清退的公文要单独保管，不私自摘录和复制；严格按保密规定清退。②、销毁：Ⅰ、范围，无保存价值的公文、无需暂存的重复公文、上级授权指定销毁的公文、特殊情况下不销毁会造成泄密或重大损失的公文、一般性公文的草稿；Ⅱ、方法，焚毁、粉碎、清洗消磁；Ⅲ、步骤，收集、鉴定清点（需要登记）、审批签字、押运销毁（大批文件和机密文件的销毁需两名以上人员到指定纸厂；不得私自销毁）、存档备查。③、暂存公文的保管：专人负责；合理排列和编号并简单编目；密件与非密件分别管理；未经批准，任何人不得私留公文；经常整理暂存公文，及时删除或归档。
④、立案归档：Ⅰ、范围是所有有价值的公文；Ⅱ、方法，按内容、作者、时间、文种、地区、收发机关特征进行立卷；Ⅲ、程序编制立卷类目、平时归卷、年终归卷、按期归卷。【其它备注】 附：表一

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