⼀、公⽂修改的必要性
契诃夫说：“写的好的本领就是删掉写的不好的地⽅的不好的本领。”修改是成⽂过程中的必经阶段，通过修改使认识由浅⽽深，使材料由粗⽽精，使结构由疏⽽密，使语⾔由繁⽽简，成为佳作，对提⾼写作能⼒⼤有益处。所以，古今中外的思想家⽂学家学者都⾮常重视⽂章的修改，那么修改从哪些地⽅⼊⼿呢？
（⼀）修改主题
修改时⾸先要看主题是否集中、明确、前后⼀致，还要检查⽂章所表达的思想观点与现⾏的法律法规⽅针政策是否⼀致，看看材料能否为主旨或观点服务，写作意图是否表达清楚，对错误的、模糊的和肤浅的地⽅要进⾏修正。现实⽣活中对公⽂主题把握不好造成的错误很多在这⾥略举⼀⼆，⽐如，由于⽂秘⼈员对公⽂主题的把握不准确，使标题偏离了主题。如⼀份简报反映某市根据农副产品市场供应情况，有计划地提⾼了⼀部分农副产品的收购价格，全市农副产品收购价格总⽔平⽐上年上升16.1%，从⽽调动了京郊农民发展农副产品的⽣产积极性。原标题是这样拟写的：《1987年某市农副产品收购价格总⽔平上升16.1%》，很明显这个标题只反映了该⽂的⼀部分内容，⽽该⽂的主要内容却没能概括进去，这份简报被采⽤时，将标题改为《某市运⽤价格杠杆促进农副产品⽣产》，这就⽐较准确的概括了全⽂的意思。
在⽇常的公⽂写作中，由于某些⽂种⾏⽂⽅向相同⽽且⽂种⼜很相近，造成了⽂种的错选，⽐如，"请⽰"和"报告"、"请⽰"和"函"以及"公告"和"通告"等⽂种就经常被混⽤。有的单位为了办事顺利，向不相⾪属
的有关主管部门请求批准时，故意将"函"⽤成"请⽰"。再次，有少数⽣造⽂种的现象。使⽤规范的⽂种，是公⽂与⾮公⽂相区别的最显著的特征之⼀。但在实际的公⽂写作中，却出现了少数使⽤党和国家公⽂法规规定以外的⽂种，诸如"汇报"、"批⽰"等，这些⽣造⽂种的现象，影响了公⽂的规范性、严肃性和权威性。如"××⼤学关于教学⼯作情况的汇报"，将"汇报"作为公⽂⽂种来使⽤，极不规范，应改为"报告"。
（⼆）修改格式
《国家⾏政公⽂处理办法》对格式、标准有明确的规定应参照执⾏。但在具体⾏⽂中仍出现这样或那样的错误如：
排版规格不当。如公⽂标题应在红⾊（⿊⾊）反线下空２⾏处，函的公⽂标题在发⽂字号下空2⾏处，居中排布，⽤２号⼩标微软雅⿊字，正⽂⽤３号仿微软雅⿊字，⼀般每页排２２⾏，每⾏排２８个字。如果字数偏多，则分⾏排列，分⾏时不要把各⾏上下对齐排成等长可视字数多少居中排成⼀⾏或⼆⾄三⾏，不得将两个字以上的词拆开排在不同⾏的⾸尾，要做到语意完整、排列对称、间距恰当。⽽在实际操作中往往是各⾏其是，严重影响了公⽂的严肃性。这⾥有⼀个公⽂标题排列不恰当的例⼦：
某某市城乡建设管理委员会
关于解决京⼴铁路沿线武汉城区段部分
文秘知识
景墙建设经费的请⽰
为加快京⼴铁路沿线某城区段综合整治步伐，美化铁路沿线景观，根据京⼴铁路沿线某城区段综合整治规划，经市政府研究同意在……兴建……的景墙。……
这份请⽰，要求解决修建沿铁路⼲线⼏个城区段景墙建设经费问题。但是这⾥的标题排列是城区段与部分相连，两者复指，即部分就是城区段，城区段等于部分，这样理解就成了要求解决的是某的城区段部分的全部景墙的建设经 费问题。正确的排列是
某市城乡建设管理委员会
关于解决京⼴铁路沿线武汉城区段
部分景墙建设经费的请⽰
要想真正掌握公⽂的格式就必须提⾼认识，增强做好公⽂格式规范化⼯作的⾃觉性。⼀⽅⾯各级⾏政机关的负责⼈不仅要在思想上⾼度重视公⽂处理⼯作，⽽且应当在实践中模范遵守《办法》，并加强对本机关公⽂处理⼯作的领导和检查，维护公⽂的严肃性和权威性；另⼀⽅⾯具体从事公⽂办理的⼈员要抱着⾼度负责的态度和精益求精的精神，认真做好公⽂格式规范化⼯作。当前，要通过各种有效形式，⼴泛、深⼊地学习、宣传《办法》，对《办法》和《格式》进⾏深⼊系统地学习，掌握公⽂写作的格式，
推进公⽂写作的标准化进程。
（三）修改材料
公⽂写作要求材料真实、典型和充实。因此要检查⽂章是否详实，有没有多余的材料，祥略是否得当。同时还要审核材料的真实性和典型性。对不真实，不典型，也就是剔除那些繁杂的⽆价值的与主题⽆关的材料，对缺少的材料要适当增补。
（四）修改结构
好的⽂章结构完整、严谨，层次分明、⾸尾圆合、迂曲多变，主题能明确地表达出来，形成⼀个完美的艺术整体，如果结构松弛，层次混乱，宾主⽆序，就必须修改。公⽂写作也要求结构严谨、完整和有条理。因此，要检查⽂章的内部结构是否合理，是否符合⽂体要求。不合理的不符合要求的应进⾏相应的调整。
（五）修改语⾔
锤炼语⾔，推敲炼字是中国作家的优良传统。特别是公⽂的语⾔讲究精确，其每⼀个词、每⼀个句⼦必须保持意思的性，还要简洁和通俗。因此要反复推敲语⾔，有没有废话、错字、⽩字、病句等，语⾔表达是否准确，是否符合⽂体要求。对语⾔的推敲不能满⾜于没有错误，⽽要追求妥帖完美。
⼆、常⽤的公⽂修改⽅法
我国有句名⾔，叫“⽂不厌改”。⽂件起草完毕，要经过仔细的检查和认真的修改。起草⼈员要反复阅读⽂稿，逐字逐句的检查和认真的修改。观点表述不够鲜明的要重新措辞，材料叙述繁简失当的要加以删除和补充，结构安排不妥的要进⾏调整，内容重复和可有可⽆的⽂字要舍弃，事件，数字要检查核实，⽂中的错别字和标点符号使⽤不当的要更正。具体来说公⽂可以采⽤这样的⽅法：
1、四字法
删：没价值，不典型，与主题⽆关的材料删掉；补：材料少，内容不充分，要添补材料；调：⾸尾段层不严密不合理要调整使布局更合理，主题更突出；换：观点语⾔等⽅⾯不当不优的更换成更理想的。
2、冻医法
⽂章写好后，如果不需要其他同志参与审核、修改，就不要马上改，休息后再改。这样有好处：会有信息输⼊脑中，冷静⼀下⼤脑，思想会更清醒，思路会更明晰，认识会更深刻，技巧会更熟，语⾔会更丰，改效会更⾼。
3、⾃读⾃改法
每写⼀份公⽂，⾃⼰要念⼏遍，可以先默读，在默读中，毫不留情的删去⽂章多余的字词句换去不当的词语，使作品的语⾔更准确简洁，在基本定稿后，还要捧着稿⼦把⽂章从头到尾朗读⼀遍。思索哪些地⽅拗⼝，那些句⼦不通顺，然后再仔细推敲斟酌做认真的润⾊修改。
4 、求教法
*者迷，旁观者清，⾃⼰的思想认识、知识⽂功都有限度，很不容易发现⾃⼰的⽑病，别⼈⼀看就知道你的缺点错误，所以不要夜郎⾃⼤，要恭敬求教，虚⼼采纳别⼈特别是同⾏的意见。
“三⼈⾏，必有吾师。”只有开门纳谏，才能集思⼴益，博采众长，酿造出精品佳作。
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