机关事务管理会议服务
1范围
本文件规定了机关事务管理会议服务的术语和定义、基本要求、安全要求、会前准备、会中服务、会后整理、评价与改进等。
本文件适用于广东省县（区）级以上党政机关的会议服务工作，其他机关或单位参照执行。
2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T10001.1公共信息图形符号第1部分：通用符号
GB12982国旗
GB15093国徽
GB/T26373醇类消毒剂卫生要求
GB/T41568机关事务管理术语
3术语和定义
dj的意思GB/T41568界定的术语和定义适用于本文件。
4基本要求
4.1服务组织
4.1.1服务组织为机关事务管理部门。机关事务管理部门应建立会议服务机构，或将会议服务外包给有资质的会议服务机构。会议服务外包流程见附录A。
4.1.2会议服务机构应明确各人员岗位，制定岗位职责及说明书。岗位设置及其职责见附录B。4.2服务人员
4.2.1选聘服务人员应考虑以下方面：
——通过背景审查；
——文化教育程度；
——身体健康状况；
——年龄、身高、形象、气质；
——沟通表达、随机应变能力；
——工作技能；
——政治素质及其他行为素质等。
4.2.2对服务人员定期开展持续、系统的培训。
a)培训内容包括：
——会议服务理论知识；
——仪表、仪容、仪态、规范用语，会议服务员礼仪见附录C；
——保密要求及工作制度；
—
—安全管理与安全检查；
——技术人员专业技能；
——服务技能；
——会议突发事件应急处置，会议突发事件应急处置程序见附录D；
——普通话、当地语言及常用外语等。
b)培训形式包括：
——岗前培训；
——定期培训；
——专项培训。
4.3制度建设
会议服务机构应建立相关管理与服务制度，包括但不限于：
—
—培训制度；
——人事制度；
——保密制度；
——档案管理制度；
——会场与用品管理制度；
——会场清洁制度；
——会场布置与验收制度；
——会务服务制度。
5安全要求
5.1保密
5.1.1会议主办方承担会议保密工作的主体责任，应制定保密方案，限定参会人员范围，对参会人员提出具体保密要求。
五言诗大全5.1.2机关事务管理部门应对会议服务机构提出保密管理要求，监督、检查及考核会议服务机构对保密管理要求和会议保密方案的落实。必要时，联合保密行政管理部门开展保密宣传教育及保密检查。买卖合同样本
5.1.3会议服务机构应落实保密管理要求及会议保密方案。订婚程序
5.1.4保密会议服务人员应经过保密培训，签订保密承诺书，履行保密职责。
5.1.5保密行政管理部门参与监督、指导和检查保密会议的各项保密工作。
5.1.6保密会议应在符合保密要求的会议场所召开。必要时，征询保密行政管理部门意见。
5.1.7召开保密会议的会议场所，应配备移动信号屏蔽器、文件保密柜、保密碎纸机、手机屏蔽柜等保密防护设备和会议保密标识牌。音控室应加强保密管理和落实保密措施，并向同级保密行政管理部门备案。
5.2安保与应急总进球数算加时赛吗
5.2.1机关事务管理部门应建立会议安保与应急管理制度，配备应急处置队伍和应急装备、器材，并应定期开展检查。
5.2.2建立突发事件应急处置预案。必要时，还应制定专项应急预案。
5.2.3对于中型以上会议，机关事务管理部门应协助会议主办方联系供电、消防、音视频维保技术人员在现场值班，以便及时处置会议期间出现的各种设施故障。
注：参会人数在200人~799人之间为中型会议，见GB/T30520。
5.2.4必要时，机关事务管理部门应提前协助会议主办方联系医护人员及医疗设备驻场。
5.2.5会议当天，安保人员应加强办公楼（区）或会场主入口参会人员、车辆、物品进出管理，应核实参会人员身份，检查、登记参会人员和车辆所携带的物品，对携带易燃、易爆、有毒等危险品或各类管制刀具的人员和车辆不予放行。会场外围，应有专门安保人员负责巡逻、维护秩序，阻止无关人员进入会场。
6会前准备
6.1预订确认
6.1.1会议服务机构宜提供多种预订渠道，如会议系统预定、电话预订、书面预订和现场预订等。会议预订员接到预订通知后，应做好会议登记，包括会议名称、会议时间、会议地点、会议布局、参会领导、参会人数、会议性质、联系人、、会议信息发布、茶水种类等，并向会议主办方确认。对于保密会议，原则上，仅接受书面预订和现场预订。
6.1.2会务主管应提前对可能影响会议顺利召开的因素进行预判，必要时与会议主办方再次沟通确认。
6.2制定方案
制定会议服务保障工作方案，明确各岗位分工、服务人员数量、时间安排等事项。
6.3对外协调
6.3.1涉及需与外部门协调的会议，应对会议服务任务进行分解，明确任务要求及完成时限。必要时，机关事务管理部门可召开会议服务保障协调会，协调事项包括但不限于：车辆停放、环境卫生、秩序维护、交通保畅、会场指引等。
6.3.2如会议主办方有需求变更的，应及时将变更信息通报各会务服务岗位。
6.4会场引导
6.4.1会场的引导标识、指示牌和智能化信息服务应符合GB/T10001.1的要求。
6.4.2会场电梯大堂和会场入口处可安排迎宾人员，提供引导服务。
6.5会场清洁
布置会场前应对会场区域进行清洁，清洁卫生应符合以下要求。
——会议室、候会室：
·地面，保持干燥清洁，无纸屑、无水迹、无污渍；砖面及拼缝、边沿线等处洁净，无积垢、灰尘、纸屑、水迹和胶粘物等；
·内墙面、天花、顶角、转角及墙踢脚等处无积尘、霉斑和蜘蛛网；
·门面、门框、门背等保持本光泽、花纹清晰、无油迹和灰尘，金属门饰、门锁、门附件等保持金属光亮，无锈斑、污迹和水迹；
·玻璃窗表面洁净、明亮，无水迹、指印和张贴物等；
·窗台及上下四周接缝处光洁，无灰尘、水迹和霉斑；
·墙壁装饰画无鼓泡、无发霉，画框无脱落、无霉斑。
——休息区：
·地面保持干燥清洁，无烟蒂、杂物；
·座椅保持清洁，无水迹、污迹。
——洗手间：
·地面无污秽物、水迹和脚印；
·镜面明净，无水迹、指印和雾水；
·台盆和台面有光泽，无积垢、锈迹和毛发；
·水龙头保持光亮，无水迹和污垢；
·便斗洁净，无黄斑、锈迹和污垢；
·便池外部无污垢，内部无黄斑；
·废纸篓无污迹和臭味。
6.6会场布置
6.6.1会议服务人员宜提前2h完成会议用品准备和会场布置，每类会议用品规格和样式应分别统一。会场布置主要包括：
——布局，一般包括课桌式、中空型、U型等；
——主席台，位于会场前方正中央，位置突出；单主宾主位居中，双主宾则在主席台正中央的中心线两侧各布置一个主位；
——桌椅，桌椅摆放整齐，椅子摆放间距均匀且不少于20cm；
——台布，台布铺设平整，中线居于桌中，两边下垂长度相等；
——会标，会标字体、大小与会场或电子屏匹配，悬挂在主席台正上方；
——会议文件，统一放置于座位对应桌面的中间位置，文件与桌面下边缘距离3cm为宜；
——桌签，根据座次安排摆放桌签，摆放距桌外沿3cm处，座次安排见附录E；
——杯碟，紧靠桌签，横呈一条直线；桌签和杯碟之间中缝对应桌面1/2（双人桌1/4）处；
若放置麦克风，则桌签摆放于麦克风左侧，杯碟摆放于麦克风右侧；
——茶杯，放置在杯碟中心，杯耳朝向参会人员，呈45°角摆放。
四川高考考什么卷6.6.2如需悬挂党徽、党旗、国徽、国旗，应仔细熨烫每一张旗帜，对旗头、旗面、旗穗进行梳理，保证清爽、整洁；会场党徽、党旗的使用见《中国共产党党徽党旗条例》，国徽尺寸应符合GB15093的要求，国旗材质及尺寸应符合GB12982要求。
6.6.3技术人员应至少提前1h完成对会议使用的线路、麦克风、音响、视频等设备的布置，布置要求应符合表1的规定。应配有备份的线路及设备。举办涉外会议时，宜提供同声传译设备。
表1设备设施布置要求
序号项目要求
1线路1.做到整齐、安全、美观
2.经过人行通道的，做好安全固定，防止线路缠结、绊脚
2麦克风1.麦克风数量满足会议需要，有线麦克风摆放整齐
2.无线麦克风信号接收器充分考虑信号覆盖范围，确保电量充足
3音响1.会议室音箱科学合理布局，保证会议室全覆盖
2.面对主席台应设置反听音响
4视频设备1.视频设备放置于所有参会人员可见处
2.与信号源正确连接，画面显示正常
6.6.4布置完成后，应对灯光、空调、音控设备、音频设备、视频设备、备份设备等进行调试，调试要求应符合表2的规定。
表2设备设施调试要求
序号项目要求
1灯光灯光亮度与颜正常，无损坏，应单独检查投影使用时的灯光效果
2空调空调运行正常，夏季温度控制不低于26℃，冬季应不高于20℃，可根据会场情况调整
3音控设备时序电源、调音台、混音器、音频处理器、功放、扬声器、会议电脑、高清混合矩阵运行参数正常
4音频设备1.音响设备与麦克风正确连接，避免出现杂音、电流声、音频干扰等
2.每个麦克风都应试音，以不同位置、最远距离可以听清、音量适中为准
3.无线麦克风电池电量充足并配有备用电池
5视频设备1.LED屏启动正常，投影机及配套幕布运行正常
2.电视机运行状态正常
3.信号无缝切换台运行状态正常
4.网络及信号线路正常
5.音视频素材正常
6.会场使用笔记本电脑运行正常
6备份设备1.UPS运行状态正常
2.备用设备启动运行正常
3.备份设备切换正常
4.备用无线麦克风到位
7其他设施设备1.地插、强弱电线路正常
2.电动幕布运行正常
6.6.5若是视频会议、网络会议，应协同相关部门做好准备和保障工作。技术人员在会议前2h对设施设备等进行调试。作为分会场使用时，会议前1h配合主会场进行声音、图像测试；作为主会场使用时，提前2h开机，会议前1h对分会场进行点名测试。
6.6.6设备设施调试完毕后应由专人看管，并应在明显处张贴标识，防止误撞、误扯。
6.6.7邀请媒体的会议，宜设置摄影摄像和采访区域。
6.6.8会前暖场音乐按主办方要求，宜播放适宜主题且具有广东特的背景音乐。
6.6.9保密会议会前准备还应满足附录F.1的要求。
6.6.10公共卫生事件防控阶段会议会前准备见附录G.1。
6.7检查验收
6.7.1会务主管对会场清洁卫生、会场布置、设备设施布置和调试情况进行检查验收，检查验收应符合本标准中6.5和6.6的规定。
6.7.2会议开始前1h，会务主管邀请会议主办方对会前准备工作进行验收并确认。
7会中服务
7.1引领服务
7.1.1会议服务员应着统一工作服提前30min在会场门口迎候，指引参会人员签到并引领领导至候会室。会议服务员应提醒参会人员将手机调至静音状态。
7.1.2会议即将开始前应关闭暖场音乐，临会前3min宜提供提醒服务，临会前1min引领领导出席。
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