民国学籍档案著录利用现状及对策——以韩山师范学院为例
民国学籍档案著录利用现状及对策
——以韩山师范学院为例
刘雪珊
养小兔子（韩山师范学院综合档案室，广东潮州521041）
摘要：民国学籍档案的著录与利用，是新时期高校档案工作的重要内容。针对地方高校民国学籍档案著录工作存在的标引著录不清晰、检索困难、数字化进程缓慢等问题，高校应加快建立民国学籍档案著录标准，提高著录质量；建立民国学籍档案文件级目录系统，提高检索效率；开放民国学籍档案目录系统及挖掘有价值的档案信息，提高利用率，服务教学科研。
关键词：民国学籍档案；著录；利用中图分类号：G 272.4
文献标识码：A
文章编号：1007-6883（2019）04-0104-05
一起又看流星雨的歌曲民国学籍档案主要指1912年至1949年学生在校学籍表、学习成绩单、入学名册等在校历史记录，是佐证
个人身份、生源地、学习情况的永久性保存的个人档案。本文以百年师范院校韩山师范学院（以下简称韩师）为例，对地方高校民国学籍档案著录现状与问题进行调查分析，并为高校民国学籍档案著录与数字化提出有效策略。
一、民国学籍档案的作用
（一）凭证参考价值
近年来，民国学籍档案的利用率大大提高，特别是档案开放服务后。其利用目的主要有：第一，个人身份追溯及证明。利用档案凭证寻访亲人下落，是近几年档案利用中常有的现象［1］。此种利用现象集中在年代较为久远的历史学籍档案查询。如东南亚、加拿大等华侨校友因战乱、家庭变动等原因长居海外，无法确定自身来源地区和个人家庭情况，便可利用学籍登记表进行佐证。第二，校友周年聚会等纪念日活动的联系桥
梁。因年代久远，许多校友失联，学籍档案可为校友提供班别、姓名等信息，方便校友间的联系与活动的开展。第三，校友（如韩师知名校友陈伟南、林进华等）个人史编撰及纪念馆的素材来源。学籍档案记载了校友在校表现，为人物研究及编史修志提供更为真实直观的素材，其意气风发的个人照，还可为纪念馆人像雕塑提供制作素材。
悄悄是别离的笙箫 沉默是今晚的康桥（二）社会文化研究价值
学籍档案在不同时期其形式和内容有所差异，这种差异也反映出一定的社会文化历史。如不同时期学生成绩单上的课程、学籍卡上的照片、班级学生性别比例的变化等，都可以反映一定时代社会历史的变迁，有一定的文化研究价值。例如韩师学籍表附个人证件照，黑白照与彩照分界线约为2000年，2000年前多为黑白照，2000年后普及彩证件照。民国时期学生照多为两寸半身黑白照，穿着与拍照姿势较为自由。新中国成立后到改革开放前照片多为一寸证件照，着装多为中山装及衬衫。改革开放后的彩照片个人穿着则较为开放与自由。
第40卷第4期Vol.40No.42019年8月Aug.2019
韩山师范学院学报
Journal of Hanshan Normal University 收稿日期：2018-09-05
作者简介：刘雪珊（1991-），女，广东潮州人，韩山师范学院综合档案室助理研究员，硕士。
内容上，民国时期的学籍档案较后期档案更为简单（如图1），包括学生个人基本信息和保护人、保证人信息，其中保护人信息为父母信息，职业多填“政农工商”之一。新中国成立后学籍档案内容较为详细，随时代历史政治变迁其内容有所增删。如上世纪五六十年代更注重家庭成分的填写说明，1960年广东韩山师范专科学校学生学籍卡（图2），需填选家庭出身及本人成分，主要有产业工人、非产
业工人、手工业工人、贫农、中农、城市贫民、自由职业、小商人、旧公务员、资本家、旧军人、富农、地主、小土地出租者、房屋出租者等选项，可见当时的社会特别注重成分、背景和社会关系。至八十年代后，家庭出身、本人成分及家庭经济情况均为自主填写项，较之前更为简单，家庭出身填写为干部、工人、商人、贫农等。九十年代后家庭出身和成分栏逐渐淡出学籍档案，家庭情况需填写的内容仅为关系、姓名、工作单位，而个人情况栏则更为详细，包括学生入学总分、健康状况、何时入团、招生形式等，学籍卡内容的不同从侧面反映出社会政治的变化对教育和社会产生的不同程度的影响。由此可见，学籍档案在不同时期的变化
与社会政治、历史、文化各层面息息相关。
图11933
年学籍表图21960年学籍表
二、民国学籍档案的
著录与利用现状
随着互联网信息时代的高速发展，档案界也在发生一场大数据信息变革。档案界的信息变革主要体现在档案的数字化，如何建立档案大数据库，为利用者提供更便捷有效的利用方式成为目前档案工作的重中之重。如韩师民国学籍档案，可作为永久保存的历史记录，见证一代韩师人的
学习成长史，是百年师范院校的“学校记忆”，更应得到妥善的保存和利用。由于民国档案年代久远，许多高校历经战乱、多次搬迁等历史问题，出现纸质脆化霉化等不同程度破损。尽管各学校采取了一些措施进行保护利用，如图像扫描等，但在著录与利用方面仍出现不少问题。
（一）标引著录不清晰
改革开放后，各档案部门对珍贵历史档案纷纷进行了数字化，大致完成案卷级目录的著录。如韩师在2008年将民国档案外包扫描，其整理方法主要按照“整理—扫描—著录”的顺序进行，著录环节操作较为笼统，就按照扫描顺序进行案卷题名编写，如“学校毕业证书第1卷”“学校文件第2卷”等，缺乏对卷内文件内容的了解，因而在拟制题名时无法概括反映出案卷的内容，连基本年份在案卷目录中都没有体现。学籍方面，韩师民国学籍档案扫描后存至移动硬盘，定期检查转载，但因其案卷题名缺年份、班级、专业等信息，影响其有效查利用。
（二）检索效率低
民国档案文件级目录著录，是民国档案保护与开发项目的重要内容，其著录质量好坏直接关系到民国档案目录基础体系建设的成败，直接关系到民国档案开发利用水平的高低［2］。学籍档案的数字化是高校教学档案有效利用的重要基础。因高校招生数量的扩大，海量的档案数据需要有快速查的检索系统，方能实现有效利用。韩师民国学籍档案除存储方式落后单一，且缺卷内文件级目录。民国档案卷内目录编制有利于检索，提高查全、查准率；并固定卷内文件位置和次序，保证卷内文件完整与安全；能够了解、熟悉档案，发现档案珍品等［3］。然而，韩师因学籍档案尚未著录文件级目录（如学生姓名等信息），导致无法快速查民国学生学籍档案存放位置，大大降低了档案检索的效率，影响档案开发利用水平。
（三）数字化进程缓慢
外包著录的质量决定后期档案数字化程度的进展，目前韩师民国档案的数字化进程项目和完成情况如下：档案整理（完成）、档案扫描（完成）、图像处理（完成）、图像存储（完成）、目录建库（未进行）、数据挂接（未进行）、数据验收（未进行）、数据备份（未进行）。根据该情况，要进行数据与系统的对接，提高数字化进程，还需解决以下问题：案卷内容的概括和标题的拟制；民国档案的分类（党政文件与教学文件）；案卷目录和卷内目录的制作；目录建库；数据挂接与验收等。民国档案数字化工程不仅包括将档案扫描，还需对图像进行文字编辑和目录建库，与档案管理系统进行对接，才能真正建立有效便捷的民国档案数据管理系统。
（四）开发力度及利用率低
“互联网+”信息社会的高速发展给档案界提出了新的要求，档案的“重藏轻用”的倾向已慢慢发生了转变，档案服务方式从以档案管理主体行为为主的封闭式管理、被动利用方式，走向现今的主动服务的档案管理模式。民国学籍档案作为学校永久保存的档案，不仅应得到更好的保存，还需注重其本身的利用和信息开发价值。据统计，韩师民国学籍档案利用人次虽有所增加，但仍屈指可数，其原因在于尚未解决著录和数字化问题。民国学籍档案涉及到个别学生的隐私信息，但对查考重要事件、学校校史、教育史、名人研究等方面都有重要的历史查考价值。如何合法开发其历史价值，让民国学籍档案从深闺中走出来，是解决当前民国学籍档案开发力度及利用率低的问题所在。
三、民国学籍档案
著录与利用对策
民国学籍档案的进一步数字化需立足以上问题，争取各方面人力、资金和硬件配套设施，着力解决标引著录不清晰不完善、检索困难等专业问题。
（一）建立民国学籍档案著录标准和提升著录人员专业水平，提高著录质量
著录标引所依据的标准和标引质量是建立民国学籍档案目录检索体系工作的重中之重。针对当前民国
学籍档案著录项目不完整、编码方式不统一、题名拟写欠缺等问题，档案部门急需建立民国学籍档案著录规范和标准，这是建立民国档案文件级目录系统的核心基础。从各高校学籍档案著录情况看，其著录项目随档案数字化的发展而逐步细化、具体化，从以往简单的姓名著录发展至现今的身份证号码、家庭情况等项目的著
录。然而，学籍档案著录的基本要求是一致的，即准确、真实和便于搜索。从民国学籍档案的实体看，其主要著录项目为姓名、入学年月及籍贯，对于部分姓名已不清晰的学籍档案可著录其家庭成员项。
另外，由于民国学籍档案大部分为手写繁体字且部分因字迹褪已难以辨别，因此对著录人员的专业水平及文字识别也有一定要求。首先在制订民国学籍档案数字化标准时，应有一个最大允许误差，体现在著录过程中即为错别字占录入总字数的最大允许比例，用于判定该著录项目是否合格。其次，为提高著录准确性，著录人员的选择应经过严格的考核筛选，要求其有相关专业背景或著录经验，且采取多于2人同时著录的方式，并专人审核，层层把关，以保证数据质量。同时，为减少损坏原有破损民国档案，著录一般用扫描图像进行电脑录入，但仍应注意其与原档案的对应关系，可采取抽检方式对扫描图像与原件进行比对，确保民国档案著录的完整性。最后，著录完成后，档案管理人员应对著录质量进行系统评估，对照档案著录标准做好核对验收工作，确保民国学籍档案信息的真实性和有效性。
（二）建立民国学籍档案文件级目录系统，提高检索效率
qq空间背景音乐怎么设置目前高校民国学籍档案案卷目录未能够翔实反映馆藏档案内容与成分的粗疏状况，在很大程度上影响了档案的查检索和开发利用，并严重滞后于当今信息社会对档案数据精准性和翔实性的发展要求。而文件级目录的最大特点在于其能够更加准确、细致、详尽、全方位地揭示档案的各项信息内容，有利于档案精准检索定位，提高查档效率与质量［4］。因此，建立民国学籍档案文件级目录体系，可以为馆藏民国档案按照系统化、科学化要求进行细加工创造客观条件［5］。学籍档案文件级目录著录工作完成后，应与数据库对接，建立学籍档案文件级目录系统，以满足用户对细节性检索的要求。民国学籍档案文件级目录系统的建立，需注意以下几点，一是明确民国学籍档案数据库总体架构及其数据库的结构设计。数据库结构的设计在计算机理论基础上，应结合档案机构工作的实际需求，科学规范设计著录项目、关键词提取等项目。比如韩师民国档案分为两部分，一部分是中华民国政府时期的档案，一部分是伪政府时期档案，因此其档号类目的确立应有所区分。二是确保系统安全，分级设置权限。大数据时代背景下信息安全的重要性是档案开放的首要条件，学籍档案涉及个人隐私，在确保系统安全、严格内外网权限设置的基础上才能对其进行全文录入，全文录入及查询打印等功能权限也仅限于档案机构管理人员，其他人员只能在线查询学籍档案的文件级目录。
（三）开放民国学籍档案目录系统，提高利用率
民国学籍档案利用率低有两方面原因，其一是档案开放力度不够，手续繁杂。其二是宣传力度不够，据档案利用者对韩师综合档案室档案类别了解程度调查，档案利用者对档案室馆藏档案的类别及数量不了解，主要原因在于档案管理人员的保守思想和封闭性思维限制，对新时期信息公开及利用缺乏相关认知，停留于管档层面的收和管。因此，档案管理机构应正确处理好档案的保密与开放的关系。第一，在系统安全基础上，开放民国学籍档案目录系统，对校内校外利用人员进行权限设置，如对校外人员可见学生姓名、班级项的目录信息以便查利用，对校内相关部门如教务处、校友会等可开放民国学生学籍全文在线查功能。第二，在学校档案部门网站及档案平台移动端等公布馆藏民国档案种类、数量以及利用制度和办事程序，加强网上导航建设和对档案利用者的使用技能教育等，从而更好提高民国档案的利用率。第三、定期形成民国学籍档案利用报告，在相关网站公布民国学籍档案成功利用的典型案例，为查档者主动提供服务。只有通过主动开放，才能实现信息公开背景下高校档案真正意义上的开放，才能实现民国档案在新时代的历史价值。
（四）挖掘有价值的档案信息，服务教学科研
不同时期的民国学籍档案可以反映出其所在时期的教育情况，如学籍档案成绩单中的课程类别、专业设置、学生学分等。因此，首先，档案管理员在整理、著录民国学籍档案时，应带着历史发展的眼光去看待和挖掘有历史文化价值的档案，对比不同时期民国学籍档案的特点，收集有价值的信息做编研模块，从而形成档案文化产七一建党节手抄报
品。如可制作不同时期学籍档案的汇编，反映不同时期学校教育发展的脉络。又如，民国档案中不乏反映烈士和优秀校友高尚精神品质的具教育意义的信息，高校档案工作者可通过编研，将其装裱成纪念框，制作成书籍、书签、明信片等。其次，加强与学校各部门的沟通协作，与学校科研部门和各二级学院合作开展史料的挖掘和运用，如在研究校友风流人物，可在学校相关媒体专栏设立人物研究、校史馆人物宣传等模块，发挥档案机构服务教学科研的作用。总而言之，新时期档案事业的发展，要求档案管理人员要由“管”“用”分离、以“管”为主的理念，向“管”“用”结合、以“用”为主的思路转型，努力成为一名研究型人员，不仅关注民国档案的鉴定、著录等研究，更要重视民国档案的保管、数据库建设等主题以及对民国档案丰富历史价值和内涵的深度挖掘［6］，为档案利用者提供更多有价值的信息。
民国学籍档案作为高校永久性保存的珍贵档案，由于其年代久远，独有的历史研究价值，应得到妥善保管、开发和利用。十三五规划时期我国将全面开展对于重点档案的保护与开发工作，
民国档案文件级目录基础体系建设作为其中的主要内容之一也已提上议事日程。因此，民国学籍档案的著录，文件级目录系统的建立及数据库架构等工作也是新时期高校档案管理的一项重要工作，需要各级档案管理人员共同努力，提高档案服务意识，加强对民国学籍档案的科学规范化整理利用，更好地保管与开发，传承与发展学校的历史档案。
参考文献：
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［4］冯蓉．民国档案文件级目录基础体系的构建策略［J］.
档案学研究，2016（6）：41-44．
［5］朱琪．民国档案数字化前原数据整理编目［J］．中国档案，2015（2）：50-5．
［6］蔡迎春．回眸与展望：民国档案学术研究的发展现状与特征［J］．上海师范大学学报（哲学社会科学版），2015，44（5）：117．
Present Situation and Countermeasures of the Description and Utilization of Students’Archives in the Republic of China
——A Case of Hanshan Normal University
LIU Xue-shan
（Comprehensive Archives，Hanshan Normal University，Chaozhou，Guangdong，521041）
Abstract：The description and utilization of students’archives in the Republic of China is an important part of the archival work in colleges and universities in the new era.The problems of un⁃clear indexing，difficulty in retrieval，and slow progress in digitization for the students’archives of lo⁃cal colleges and universities are found．It is proposed to establish standards for describing archives in the Republic of China，build file-level directory systems of the students’archives during the Re⁃publican period，open such systems for better utilization，and discover valuable archival information to serve teaching and scientific research．
初中地理教学总结Key words：students’archives in the Republic of China；description；utilization
责任编辑：温优华

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