简论档案利用登记的目的及方式
　2012年8月内蒙古科技与经济A ugust2012　第15期总第265期Inner M o ngo lia Science T echnolo gy&Economy N o.15T o tal N o.265简论档案利用登记的目的及方式
王　旭
(湖北民族学院综合档案室，湖北恩施　445000)
一封信的格式  摘　要：档案利用登记是档案管理工作的重要环节，分析了档案利用登记的目的及方式，指出档案管理系统应重视档案利用登记模块的开发。
关键词：档案管理系统；档案利用登记
  中图分类号:G273  文献标识码:A  文章编号:1007—6921(2012)15—0143—01
  档案利用登记，既是档案利用工作的内容之一，也是档案发挥价值与作用的重要体现。在现实中，由于对档案利用登记存在认识上的误区，其功能没有发挥应有的价值。笔者试从档案利用的目的和方式两个方面进行探讨，以期得到同行的指教并引起重视。
1　档案利用登记的目的
1.1　有助于明晰工作权责
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档案是经过系统整理、相互联系的原始记录，因涉及部门、问题、人员众多，在利用时做好登记尤为重要。档案利用登记可以明晰档案利用的审批者、办理者以及用档者之间的责任，特别是在涉密档案的提供利用上，档案利用登记功能更为明显。
1.2　有助于确定归档范围
归档范围，一方面源自业务部门是否存档的预判，另一方面源自对档案利用登记的分析。就业务部门而言，对于是否存档具有一定的盲目性，无法做出准确判定。存档在于防止查档时无档可查，这种局限性很明显，档案利用登记可以有效防止这种盲目性，具有相对的科学性。为什么说具有相对的科学性?因为档案利用登记并不能完全反映所有保存的档案都被利用过，尽管如此，如果有了档案利用登记，确定归档范围会更加科学，更有针对性。
1.3　有助于划分保管期限
10万以下买什么车保管期限，即档案被保存多久。档案的利用，就是档案在发挥价值，如果没有价值，就不会被保存，就要被销毁。有了档案登记，对于划定档案保管期限具有重要参考作用。如新《劳动合同法》颁布后，很多利用档案者为了能够办理养老保险查临时工工资清册，而单位临时工工资清册大多与会计凭证一起立卷保管，一般情况下，会计凭证的保管期限为15年，如果按照到期销毁原则的话，则无法为档案利用者提供所查的档案。由此也可以发现，档案利用登记对于划分档案保管期限意义重大，要么
延长会计凭证的保管期限，要么将临时工工资清册不与会计凭证共立一卷。
1.4　有助于提高查档效率
档案利用登记，因明确登记了利用目的，利用了哪些档案，是摘抄、复印还是扫描，这种记录实际上是对档案信息资源的再开发。比如：学校房产清理过程中查档时，会涉及审计、财会、基建档案，如果将这些检索结果汇总，加上信息内容的补充则形成了房产档案信息编研成果，若再碰到类似查档需求时，可将这种编研成果提供利用，从而大大地提高查档效率。
1.5　有助于发挥档案效益
档案效益包括两个方面: 经济效益; 社会效益。档案的经济效益并不是指将档案变卖获得经济利益，而是指通过发掘档案价值，形成档案信息资源，产生经济价值。比如喜爱戏剧的朋友很想得到某个艺术家的声像产品，如果保管声像档案的档案部门在得到该艺术家或授权人的授权对声像档案进行开发，制作出影视产品，可实现声像档案的经济价值。在社会效益方面，比如校史展览，这是通过挖掘学校档案，将档案信息资源进行抽取，形成的图文并茂的展览，可以展现学校历史演变历程，增强师生的归属感，产生校园文化力。无论是经济效益还是社会效益，都源自于档案本身的魅力，将这些领用进行登记，可以实现档案效益的持久性和原创力。
饼的做法2　档案利用登记方式
档案利用登记方式与档案利用登记形式不同。档案利用登记方式主要指档案利用登记主要采取的手段、工具；而档案利用登记形式主要指档案登记所呈现的面貌，比如档案利用登记效果簿(卡)、档案利用登记效果单等，笔者在此只谈档案利用登记方式。
2.1　传统方式
传统方式，就是指手工记录方式。这种记录方式是在没有计算机参与档案管理时期所进行的档案利用登记方式，这种登记方式的特点是易操作与难回溯并存。易操作是指只要会写字，知道档案利用应该记录哪些信息就可以实现；难回溯，是指对于记录的这些信息在查阅时要进行手工翻检，效率非常低下，不便发挥档案利用登记的再利用价值。
2.2　混合方式(下转第146页)
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勤奋学习收稿日期:2012-04-26
作者简介：王旭(1982-)，助理馆员,2005年毕业于湖北大学，现就职于湖北民族学院。
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