档案的保管
档案的保管
档案，是机关、企事业单位、社会团体在工作中直接产生和现实使用的文件材料，是经过收集、整理，集中保存起来的历史产物。档案工作就是用科学的原则和方法，为社会实践活动服务的工作。其工作内容主要包括档案的收集、整理、保管和利用四个环节。
档案保管是指为了延长档案的使用寿命，对已整理好并存入库房中的档案，根据其成分和状况，所采取的一系列存放和安全防护措施。档案保管作为档案工作中一项专门的业务工作，具有重要的意义。档案保管得好，就为整个档案工作的顺利进行提供了物质对象和最基本的前提。反之，整个档案工作就要受到影响，甚至失去存在和进行的基础。
那么，办公室文员做好档案的保管工作，要注意哪些问题呢？
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档案保管工作的任务
（1）防止档案的损毁。
了解和掌握档案损毁的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取有效的技术和方法，最大
限度地消除各种可能损毁档案的不利因素，从而把档案的损毁率降低和控制在最小的范围内。档案损毁的原因主要有：
人为损毁。如由于政治、经济原因及档案工作人员疏忽大意、不遵守规章，导致档案被破坏。
自然损毁。由于档案本身材料（如纸张、磁带、胶片）的变化及环境不适对档案造成的破坏。
（2）延长档案的寿命。
档案保管工作的任务不仅仅在于防止档案的损毁，而且还要从根本上采取更积极的措施，改善档案的存储条件，提高档案的修复技术，最大限度地延长档案的寿命。
（3）维护档案的安全。
一方面从物质上保证档案不损坏，最大限度地延长其寿命；另一方面，防止档案保管不当造成档案缺失、泄密等。
档案的价值鉴定
在档案入库保存之前，应该首先对档案价值进行鉴定。档案价值鉴定工作，是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案，并予以销毁的一项档案业务工作。其重点工作是确定档案的保管期限。
驹根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。
永久保存。就是将档案无限期地永远保存下去。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中需要长远使用的档案，应列为永久保管。
长期保存。一般指保存16～50年。凡是反映本单位一般工作活动，在相当长时间内本单位需要查考的档案，应列为长期保管。
短期保存。一般指保存15年（含15年）以下。凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保管。蓝猫
档案保管的物质条件
档案的库房为档案保管提供了最基本的硬件条件。库房里存档设备齐全与否，库房管理措施的情况如何，直接影响到档案的保护条件以及档案保管的效果。
（1）档案库房。
档案库房，即存放档案的空间场所（建筑物）。档案库房有综合档案库、专门档案库、档案资料库三种类型。
（2）档案柜具。
档案柜具，指档案室必需的基本设备。常用的档案柜具主要包括以下几种：
文件柜。办公室文件一般都存放在抽屉或文件柜里，抽屉式文件柜分直式和横式两种。
贮存架。贮存架指的是敞开式资料架，它像书柜一样，只是没有门，因此能够节省空间，而且便于快速查阅资料。目前得到广泛使用。
卡片式贮存柜。有些关于个人或某个题目的资料可以保存在各种尺寸的卡片式贮存柜内。常用的卡片尺寸是7.6厘米、10厘米、12.7厘米、15.2厘米和20.3厘米。
显露式文件柜。显露式文件柜配有高度为5厘米、宽度为12～30厘米的小抽屉，用以放置打印得十分详细的资料目录卡。这种文件柜可以作为索引贮存器，这种索引用以指明其他资料的存放位置。十月份去哪里旅游好
（3）档案的包装材料。
档案的包装非常重要，它既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可减少人为磨损。主要包括以下几种：
卷皮。卷皮是包装档案的基本资料。它不仅可以保护档案，而且本身也是案卷的封面，查利用很方便。
卷盒。采用卷盒保管档案是目前比较好的一种方式。它能防光、防尘和减少人为磨损，同时也便于管理。但是，卷盒占用库房面积较多，制作卷盒的费用也较高。因此，要区别情况，根据需要和可能，适当采用卷盒形式。
包装纸。对于有些不被经常使用的档案，且既不适于装订，也不便于卷盒存放，可采用拉力较强的纸张包装起来，这也是保存档案的应急措施。
档案库房管理措施
档案库房管理措施要做到档案保管工作中常说的“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
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（1）防火。
要求在装具及照明灯具的选用、其他电器及线路的安装等方面，消除隐患，必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量充足的灭火器材。在条件允许的情况下应安装防火（烟雾）报警器和自动灭火装置。（2）防水。
要求库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源。
（3）防霉、防虫。
防霉与防虫密切相关，要求对档案文件定期检查并放置防霉、防虫药品。
（4）防光。
要求库房尽可能全封闭（即使无窗户），若有窗户也应尽可能少一些，并安装磨砂玻璃、花纹玻璃并配置窗帘，尽量遮蔽户外日光中紫外线的照射。
（6）防尘。
要求装具的封闭性好，并需对库房及装具等定期进行清扫擦拭，保持清洁。
（7）防盗。
要求门窗坚固，进出库房时随时锁门，并尽可能安装防盗报警装置。
档案信息安全
（1）纸质档案安全的维护。
提高防范意识。要求：档案柜一般都要上锁，主管人员不在时，要锁住档案柜以保护纸质档案；档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，应及时放入专用的柜子中锁好；档案不准擅自带离规定的使用场所（办公室、阅览室等）。
确定使用权限。要求：无论是谁有权利使用，也只有档案保管人员才能进到档案室去取资料；不同的使用者未经允许不准私自交换阅览各自所使用的档案；未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印。
建立借阅制度。把资料从档案室借出时，要在原来放资料的地方做一个标记，例如，插上一个“外借文件夹”或“外借文件登记卡”。
（2）电子档案安全的维护。
请领导规定哪些人可以打开这个电子档案。
汉字演变过程如果计算机离一些无关的人很近，就要采取一些适当的措施，如使用密码、锁住计算机、锁上装有软盘的盒子或箱子。
如果有职员要求借用某个电子档案，要在领导的同意下拷贝一个副本给他。
保存每一份外借档案卡片或外借文件登记卡，在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期。

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