论电子档案收集、整理的三个基本原则
数字档案
论电子档案收集、整理的三个基本原则
整体衣帽间九九重阳节祝福语大全文/赵吉梅
摘要：随着人类历史走进信息化、智能化时代，档案的信息化建设也成为一种发展趋势和战略选择。新修订的《中华人民共和国档案法》明确提出档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，明确提出电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规的要求。来源可靠、程序规范、要素合规，这实质上就是电子档案收集、整理应当遵循的基本原则。坚持电子档案收集、整理的三个基本原则是保证电子档案真实性、安全性和完整性的必要环节。
关键词：《中华人民共和国档案法》；电子档案；档案信息化
档案是历史的记忆与写真，对档案的科学有效管理是档案工作者的使命和职责。随着人类历史走进信息化、智能化时代，档案的信息化建设也成为档案科学有效管理的一个大趋势和战略选择。为加强档案信息化建设，2020年新修订的《中华人民共和国档案法》第五章明确提出“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设”，并提出“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化”。而档案信息化建设的基础性工作就是收集、整理电子档案。
依2020年《中华人民共和国档案法》第三十七条规定：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”，来源可靠、程序规范、要素合规，这实质上是提出了电子档案收集、整理应当遵循的基本原则。
原则一：来源可靠
蛋白质含量高的食物排名表
来源原则与事由原则、全宗原则被称作档案整理的三个原则，来源原则是档案学的核心理论，也是贯穿档案整理全过程的基本原则。来源原则最初涉及档案形成主体的来源，后来扩展为“既包括档案形成主体的来源，又包括档案所载事由（内容）的来源”［1］，来源原则对于有效管理和利用档案具有重要意义。在档案信息化建设过程中，“来源可靠”成为电子档案收集、整理的首要原则。电子档案的“来源可靠”是确保电子档案“真实性”的基本保障。
“来源可靠”的原则实际上就是强调电子档案的“真实性”。“来源可靠”指电子档案的母版——
—传统载体档案或者是初始的电子文件来源要可靠，从他处接收或下载的电子档案来源要可靠，上传到电子档案运行系统中的电子档案要保证来源可靠。为保证电子档案的“来源可靠”，要在档案归档时做好必要的考证，从他处接收的电子档案要做好档案背景记载以备后续查实，下载的电子档案要保证来自合法合规的网站或系统，未经审核与查实的电子档案不上传到电子档案运行系统中。
电子档案是信息化时代档案发展的大趋势，各相关部门应该切实重视电子档案的收集、存储、使用等，大漠沙如雪的下一句
电子档案的“来源可靠”不仅依赖于档案管理部门，更离不开所有参与者的积极主动配合，在电子档案形成的初始环节把好“真实”关。确保电子档案的“真实性”要求档案工作者不断提升自身的素质和能力，不断锤炼档案人的严谨、细致、公正的优良品质，成为电子档案建立、管理过程中的质量“把关人”。
原则二：程序规范
春节祝福短信大全“程序规范”是电子档案收集、整理的第二个基本原则，遵循必要的程序是保证电子档案质量、提高电子档案管理效能的必要环节。电子档案的收集、存储、调用等要遵守必要的程序，如审核传统载体档案的真实性，对传统载体档案进行保护性处理，登记并确定传统载体档案的保密密级，通过电子设备将传统载体档案转为电子档案，或将电子文档归为电子档案，做好电子档案的备份，以及将电子档案上传到档案管理系统。这些程序环环相扣，每一环的工作都会直接影响电子档案的质量和利用效能，制定并遵循一定的程序可以加大电子档案的“安全性”。
电子档案收集、整理要遵循“程序规范”的基本原则，其核心是为了保证电子档案的“安全性”，电子档案的“安全性”与“程序规范”呈正相关。“程序规范”就是规范电子档案收集、整理的程序，注重档案管理的建章立制，使电子档案管理的全过程有章可循，保证电子档案的质量。电子档案在收集、整理的过程中，会面对大量的著录工作，一整套规范化科学化的工作程序与方法会大大提升著录的工作效率，保证电子档案的质量。档案工作者作为电子档案的实际操作人，在具体工作中要注意总结高效便捷的工
作程序和方法，如分门别类著录、分级著录等工作程序、录入关键词或主题词等行之有效的程序与方法。电子档案的收集、整理既需要自下而上积累经验总结
数字档案
提炼档案管理规范，也离不开自上而下地统一标准和规范。在这一点上，上海市走在了全国各省市的前列，为加强电子档案的管理，上海市专门制定了具有自贸试验区特的《电子文件归档管理技术规范》《电子文件长期保存工作规范》等标准规范。只有不断完善各地、各单位的档案规章制度，才能减少疏漏，保证电子档案整理过程中的安全性。
音箱不响
原则三：要素合规
电子档案的收集、整理过程中，要尽可能完备地展现电子档案的背景、案卷、内容、管理、效力等相关要素，电子档案的要素必须要合规。新修订的《中华人民共和国档案法》第三十七条第二款规定，“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”作为有法律效力的电子档案必须同时具备传统载体档案所应具备的完整要素。此外，作为电子档案，应该保证图像清晰、完整；如果是密级文件，必须要做加密处理，以保证电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
“要素合规”突出强调电子档案的“完整性”。维护电子档案的完整性，要从电子档案的数量和质量两个方
面着手。其一，始终坚持档案管理的来源原则、事由原则和全宗原则，在数量上保证电子档案的各要素完整，不残缺短少。与传统载体档案相比，电子档案除了传统载体档案的要素外，还应当增加相关电子备注，如标注档案来源、电子档案采集人、原始档案的大小尺寸等物理信息。其二，坚持电子档案的规范化建设，在质量上维护电子档案字迹、图像清晰，声音流畅，效力完备，避免档案失真失效。电子档案的收集、整理要逐渐形成一套可推广的统一标准，“只有积极地推行标准化，才能改善和提高归档、入档档案的质量”［2］。
电子档案的“要素合规”直接决定了电子档案的“完整性”和效用性。具体来说，电子档案应该包含以下要素：电子档案的要素情况见表1（据蔡学美：《电子档案要素合规分析》整理
）：电子档案要素电子档案要素的内容
立档单位的电子文件、电子档案管理办法、电子档案运行系统工作流程图、系统需求确认书、给使用者的授权确认文件、电子印章启用的行政性文件等
档号、保管期限、题名、责任者、归档时间、卷内文件数量、开放程度、卷内文件目录、备考表等电子文件内容信息、电子文件办理信息、归档信息、检查信息移交接收信息、保管保存信息、查询利用信息
确认电子档案主体身份及其可靠性的信息（电子签名、电子印章、电子认证、区块链、时间戳等
）电子档案背景要素
电子档案案卷要素电子档案形成要素电子档案管理要素电子档案效力要素表1：电子档案要素的内容［3］
电子档案在收集、整理的过程中，要在遵循来源可靠、程序规范的基础上，保证电子档案的要素合规，具体要素可以参考表1中的电子档案要素内容。目前，要素合规更多地体现在电子档案各要素的尽可能完备上，只有要素完备，才能使电子档案在利用服务时更有效用性。
总的来说，档案业务工作可以分为收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、统计、编辑与研究、利用服务八个环节，其中，档案的收集、整理是最基础的工作，没有基础工作就无法开展利用服务工作。电子档案的收集、整理是推进档案信息化建设的基础性工作，其直接决定电子档案的真实性、完整性和安全性。只有坚持电子档案收
集、整理的来源可靠、程序规范、要素合规这三个基本原则，才能保证电子档案的质量，推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用，不断发挥档案的社会价值。
参考文献：
［1］严永官.论“来源原则”与档案整理原则［J ］.档案，2017（1）.
［2］陈素芬.新编档案管理学［M ］.延边大学出版社，2017：16.
［3］蔡学美.电子档案要素合规分析［J ］.档案学研究，2020（5）.
作者简介：赵吉梅，吉林市龙潭区卫生健康局副研究馆员。

版权声明：本站内容均来自互联网，仅供演示用，请勿用于商业和其他非法用途。如果侵犯了您的权益请与我们联系QQ:729038198，我们将在24小时内删除。