高校档案信息孤岛现象及应对策略
入工作日程，全面提升档案管理的现代化水平，使档案信息在国家各项建设事业中发挥更大的作用。
参考文献：
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作者简介：李洁，在安徽省淮南卫生学校从事档案管理工作。
(责任编辑郭忠)
一、高校档案信息孤岛现象
网络信息技术的飞速发展带来高校档案管理信息化建设的日益完善和不断进步，有力地推动了新时代高校档案管理建设的步伐。然而，在蓬勃发展的高校档案信息化建设进程中，也同时出现了很多难题，其中影响较为深远的是高校档案信息化建设中的“信息孤岛”现象。
从信息化发展的角度来看，“信息孤岛”现象的产生实
属必然。“信息孤岛”一词，是由我国经济学家吴敬琏提出的。2002年，在一场关于电子政务的演讲中，吴敬琏提出：“各级政府盲目地推进电子政
务，造成各自为政、
自成一体、
不联不通，没有有效整合，并最终形成了一个个信息孤岛”。“信息孤岛”一词运用于
IT 产业，即意味着功能无联系、信息无沟通、流程相互独立、应用互不兼容的计算机应用系统。将其概念运用于高校档案管理建设中，则有两层含
义，一是指外部的“信息孤岛”，二是指内部的“信息孤岛”。
所谓外部的“信息孤岛”，是指随着互联网和信息技术的不断发展更新，很多高校都加强了档案信息化建设，引入数字信息技术进行信息化档案管理系统(平台)的开发，然而正如吴敬琏所说，各高校的档案信息化建设“各自为政、自成一体、不联不通”，虽然各高校在档案管理建设中均取得了长足的发展，但由于全国高等教
[摘要]信息技术和互联网的飞速发展，给高校档案的发展带来诸多难题。本文分析了在网络技术飞速发展的时代，信息孤岛现象的来源及产生的管理原因，并对高校如何消除档案信息孤岛提出了切实可行的方案。
高校档案信息孤岛现象及应对策略
◎张北建
张国民
杨
雯
育系统在档案管理信息化方面没有统一的标准，各高校档案管理的资源在数据格式、数据标准、数据
系统等方面均不一致，其结果是高校档案资源无法共享，只能自建自用，这成为阻碍高校档案信息化建设的瓶颈。
所谓内部的“信息孤岛”，是指在高校系统内部，除了主要的信息化档案管理系统之外，还存在若干二级系统。这些二级系统或由高校的各相关二级单位建设，或由同一单位的二级部门建设，而各单位或同一单位的各下属部门在进行档案信息化建设时缺乏统一的规划，在建设过程中缺少有效的沟通，导致各信息系统重复率高、操作不兼容，从而无法实现有效的协作和管理，甚至还会出现互相掣肘的情况，这不仅大大降低了工作效率，还使档案资源无法得到合理的利用，使有价值的档案资源无法为高校的运转与决策提供良好的支持和服务，严重影响了高校档案管理信息化建设的整体发展。
二、高校档案信息孤岛现象的成因
高校档案信息化建设中“信息孤岛”现象的成因错综复杂，且涉及面广，简而言之，可以从技术、联系、功能、交流四个方面加以阐述。
1.“技术”方面：高校档案管理系统的技术水平不高，兼容性较差
随着信息技术的进步和发展，各高校将建设信息化档案
管理系统作为高校信息化改革
的重要组成部分。国外在档案
管理信息化方面的开发起步比
较早，早在20世纪80年代美国
就成立了国家档案与文件署
(National Archives and Reco-
rds Administration，NARA)，美
国官方机构的所有重要文件都
由国家档案与文件署统一管
理。20世纪90年代，国家档案
与文件署组织建立档案信息导
航系统，这个系统是目前美国
档案信息资源库的雏形，全部
数字化档案资源都可以在这个
系统中检索查询。相比之下，
我国的档案管理信息化起步较
晚，而且走了不少弯路，在美
国建设档案信息资源库的时
候，我国的档案管理信息化建
设还处于以计算机辅助手工档
案管理的阶段。我国高校的档
案管理信息化工作在21世纪
开始进入突飞猛进的发展阶
段，然而由于早期的技术积累
和经验不足，目前各高校的档
案管理系统的技术水平参差不
齐，总体来说水平不高，导致
信息化档案管理系统的兼容性
较差。很多高校的档案管理系
统仍未完全实现信息化，仍掺
杂着手工管理方式，这很容易
造成漏档等错误。
2.“联系”方面：高校档案
管理系统与校内各系统及数据
平台的联系和结合有落差
调查研究显示，国内各高
校档案管理系统的信息化水平
仍然较低，还没有达到“文档
一体化”的标准。大多数高校
的档案管理系统都没有实现与
校内其他系统以及数据平台的
无缝连接。也就是说，目前很
多高校的档案管理系统只是实
现了库存档案资源的数字化存
储，这种数字化形式仅停留在
存储的静态层面，还不能上升
到应用的动态层面。档案管理
系统资源数字化的实现大多使
用独立的数字化系统，本身并
不能与档案管理系统相互协
作、有机结合，而档案管理系
统也独立于校内教学、国资、
招投标、人事、财务等其他系
统与数字平台，不能与这些系
查档案
统和平台进行有效的衔接，因
此导致档案管理系统如同汪洋
中的孤岛，不能为其他校内系
统或平台提供服务，也很难从
其他校内系统或平台得到全面
的支持。
3.“功能”方面：高校档案
服务平台的功能性较差，难以
满足用户的需求
档案作为重要的社会资
源，影响着人们生活、工作的
方方面面，高校档案资源因其
专有属性，更具有十分重要的
作用和意义。高校档案服务平
台的终极目标是与学校各职能
部门紧密配合，满足学校、各
职能部门及广大师生校友的利
用需求。但是由于技术、政策
等多方面的原因，目前我国高
校档案服务平台还存在很多不
足之处，功能性较差，难以满
足用户多方面的需求，从而导
致“信息孤岛”现象的产生。
首先，目前高校档案服务
平台的维护成本较高，较为依
赖软/硬件的技术水平，对操作环境也有诸多要求和限制，一旦系统出现故障，或用户方面的操作条件发生变化，都会造成档案服务平台的技术性“崩溃”，从而需要较大的维护工作量和较长的维护时间。其次，目前高校档案服务平台的服务范围和服务能力有限，很多高校的档案服务平台只对目录级别的档案资源进行了数字化改造，因此其无法对档案资源进行有效的管理，更无法提供深入细致的服务。再次，由于档案服务平台与校内其他系统或平台缺少有机的联系，无法有效地共享档案资源，在面对较为复杂的业务时往往无法实现信息化服务，而需要手工作业配合，这一方面降低了档案工作的效能，将档案服务平台与校内其他系统或平台之间的鸿沟扩大，另一方面难以彻底提供完善的服务和技术支持，无疑更加强了“信息孤岛”现象的负面影响。最后，目前大部分高校的档案服务平台均在权限控制方面存在严重不足，尤其当档案服务涉及多个单位、多个部门时，无法根据档案资源权限灵活地处理问题，当其他系统或平台对权限控制问题采取消极态度的时候，“信息孤岛”现象的影响将持续扩大，严重妨碍档案服务工作的顺利进行。
4.“交流”方面：各高校间的馆际交流不足，难以实现资源共享
在目前的信息环境下，档
案资源的共享和交流协作是高
校档案管理工作的生命线。档
案信息馆际交流，就是要求高
校各档案管理部门通过一定的
渠道和途径，以适宜的频率，
遵循合理有效的方法和原则，
与其他高校的档案管理部门
“合纵连横”，进行业务和技术
互动，从而将各馆藏档案资源
结合成经纬有度、严密高效的
资源网络，进而推动整个高等
教育系统档案管理信息化的进
程。目前各高校档案管理部门
虽然各自推动档案管理信息
化，但各自为政，封闭孤立，高
校间的馆际交流严重不足，因
此导致“信息孤岛”现象的产
生。造成高校间馆际交流不足
的障碍可以从以下几个方面进
行分析：
首先，档案资源具有内向
和保密的属性，也就是说，相
当一部分档案资源在一定的时
期内是为某一特定事务或专题
服务的，这决定了其难以向公
安康旅游景点众开放，因此也就无法参与交
流活动。高校档案资源在很多
情况下由本校形成，并在规定
的期限内为本校事务服务，因
此这些资源无法参与交流和互
动，即便在特定条件下开放，
也有诸多限制，其交流的属性
是消极的。
其次，很多高校的档案资
源不够集中、系统，而是分散、
凌乱的，同一主题或同一性质
的档案资源往往分属不同的系
统，或在同一系统中被分割为
不同的卷宗，这样的档案资源
无法很好地满足用户的需求，
更无法有效地参与馆际交流活
动。高校档案资源的分散性在
很大程度上阻碍了各高校间馆
际交流的顺利进行。
再次，档案工作的传统思
维模式也是有效进行馆际交流
活动的障碍之一。尽管目前档
案管理工作已在信息化和数字
化的进程上有了很大的发展，
然而传统的“重藏轻用”的思
维模式仍然对档案管理人员有
较大的影响。相当一部分档案
管理人员在信息资源的交流方
面很难主动参与，“重稳求妥”
的惯性思维使其缺乏积极性和
主动性，从而使馆际交流的范
围和频率都受到很大的影响。
三、消除高校档案信息孤
岛现象的对等
要消除高校档案管理中的
“信息孤岛”现象，可以从以下
几个方面入手：
1.分模块开发兼容性高的
高校档案管理系统
对于高校档案管理系统以
模块方式进行开发，可以促进
全系统信息共享的实现，提高
木区枢怎么读档案管理系统的效率。首先，
应明确高校档案管理部门及其
各下属机构的职责及工作范
围，结合档案管理的工作特点
进行分类，以便设置合理的系
统模块。其次，应对档案管理
系统的模块化结构进行有效的
设计，其目标是保障系统工作
的稳定性和安全性，有效促进
档案信息数据库的维护和更
新，提高档案管理系统的工作
效率。如可以采用浏览器/服
务器结构进行设计(其开发和
维护成本相对较低，但信息共享的效率较高)。再次，应对档案信息数据库以及数据库的安全性进行设计，这是模块化系统的关键部分，关系到系统工作的可靠性和有效性，是整个系统开发工作的核心。高校档案管理系统的模块化开发工作实质上是档案管理信息化的全面发展，其包含档案信息网络建设、档案信息资源优化和整合、档案信息资源数据库开发、档案信息化人才培养以及档案管理信息化制度的建立等多个重要方面，是消除“信息孤岛”现象的有效手段。
2.实现高校档案管理系统与OA及校内公共数据平台的无缝连接
如前文所述，导致“信息孤岛”现象的重要原因之一是高校档案管理系统不能与校内其他系统平台进行无缝连接。因此，实现高校档案管理系统与OA系统以及其他校内公共数据平台的无缝连接，无疑是消除“信息孤岛”现象的重要途径。目前大部分高校的OA 系统都具有极大的独立性和封闭性，只限于部门内部使用或在单位级系统下运行，其对于系统外的信息获取能力十分薄弱；而校内其他公共数据平台往往仅针对各自所承担的业务类型实现了信息资源共享，而无法与其他平台或系统互通有无。在这种情况下，高校档案管理系统应将自身的服务基点向这些仍处于孤立状态的OA 及公共数据平台延伸：首先，
应共同选择一个基础标准作为
服务衔接的参照，以便多个平
台和系统之间进行业务交互；
其次，应对这个基础标准进行
合理、有效的补充和完善，以
便更好地共享资源和提供服
务；再次，应在学校OA系统及
各公共数据平台以及档案管理
系统中推行统一的建设机制，
以便在信息发展的过程中不断
维护和更新各系统的运营。
3.建立满足用户需求的档
案服务平台
对于高校档案管理信息化
来说，信息服务始终是其最终
的价值体现和目标追求，而信
息服务就是要满足用户的需
求、解决用户的问题，高校档
案信息化工作应向建设以人为
本的新型信息服务平台的方向
包公断案铁面无私转变，这也是消除高校档案
“信息孤岛”现象的重要途
径。要建立满足用户需求的信
息化档案服务平台，首先应更
新观念，转变服务理念，加强
信息化发展的决心；其次应整
合资源，建设能够满足用户需
求的高校档案资源管理体系；
再次应与用户进行有效的互动
交流，逐渐完善高校档案服务
平台的结构优化和系统建设。
4.加强馆际合作与交流
股权质押贷款高校间档案馆馆际交流与
合作对于消除档案“信息孤
岛”现象具有十分重要的意
义，因为馆际交流不仅是高校
档案管理工作自身建设的迫切
需要，同时也是优化高校档案
资源的重要途径。加强馆际交
流可以健全高校档案管理体
制，对促进高校档案资源共享
具有实际意义。在信息时代，
要加强高校档案馆馆际交流，
首先应以大局为重，优化馆际
交流与合作的环境；其次应增
加高校档案管理自身的优势和
特，在交流活动中实现与其
他院校的资源互补；再次应加
强高校档案网络信息化建设，
提高档案资源网络管理的可靠
性；应在各高校间推行信息标
准一体化建设，促进高校档案
资源标准的规范化和一致化，
以便完善档案资源交流的信息
环境；最后应加强充实高校档
圆明园毁灭前的资料案管理人才队伍，大力培育具
有信息化素质的优秀档案管理
人才，在人才培育和人交流中
加快高校档案信息化建设。
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[5]唐冲，徐炯，叶姣云.高校信息化建
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作者简介：
张北建，副研究馆员，哈尔滨工业大学
档案馆副馆长。
张国民，黑龙江大学信息管理学院副教
授。
杨雯，哈尔滨工业大学档案馆馆员。
(责任编辑谢晋)

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