档案数字化加工过程管控的思考
2019.4
档案数字化就是运用现代信息技术把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，并利用档案管理系统进行计算机管理，以实现档案信息资源的快捷利用和安全管理。
一、纸质档案数字化的意义鹊的拼音
档案数字化是档案工作快速利用的前提。档案是公司宝贵的信息资源，是生产经营活动的真实记录。它承担着“记录历史、服务现实”的使命。随着公司的发展和集团化管理运营模式的形成，员工对档案信息的需求量日益增长。目前公司系统14个项目同时开工建设，项目建设过程中对档案资料的查询利用的需求率非常高。特别是在办理各前期报建手续及竣工验收备案过程中，对项目前期资料、竣工图及各种控制资料频繁借阅，这样不利于档案原件的保护，缩短了档案的寿命。对室藏档案数字化，利用档案数据
库的快捷检索功能，实现档案信息资源的网上利用服务，既能节省工作时间，又能快速获取信息，提高了工作效率和利用效率。减少档案原件的损坏，充分发挥档案的价值。
档案数字化全程管控，就是对纸质档案数字化工作的前期准备、数字化扫描过程、转换过程、后期处理、移交验收等全过程实施跟踪管理，对加工过程中的安全、有序、规范以及质量、进度等实行有效控制。只有加强纸质档案数字化
过程的全程管控，才能确保档案原件和档案信息的安全。
早安七月心语二、数字化加工过程管理
（一）档案数字化加工前期管控1.成立机构、配备好人员、设备及充足的资金。首先要成立数字化加工的机构，配备既熟悉档案工作，又熟悉信息管理的人员参与档案数字化工作。同时做好设施设备和资金的保障工作，这是数字化加工的基础性工作。
2.制定数字化管理制度、流程及数字化方案。制定纸质档案数字化加工方案和管控流程。如《档案数字化案卷交接表》《档案数字化案卷登记表》《数字化文件登记表》《数字化加工案卷（文件）验收表》等一系列表格和相应的制度、方案等。
3.确定数字化加工的内容和种类。首先要根据公司实际情况，确定哪些档案需进行档案数字化加工，
一是公司项目建设档案数量大，占档案数量的95%。其中，前期报建文件竣工图和竣工验收等重要的文件资料是必须要扫描进行数字化的。二是永久保存的文书档案也是需要进行扫描数字化加工的文件资料。然后，按照确定的数量和种类及相关的费用预算，编制出公司的数字化加工工作计划。
4.建立规范的档案信息化管理运行系统和环境。建立一个保证质量，运行快捷的档案管理信息系统非常
重要。并且要根据职能不同，在系统中设置不同的使用权限。以保证档案信息的安全管理。公司档案管理系统已运行10年，系统运行的环境相对成熟稳定。
（二）严格数字化加工过程控制数字化的前提是档案资料的准确、清晰和完整，所以对需数字化的档案资料要一一进行检查核对，确保档案资料的准确无误。加工过程需严格按照数字化流程进行操作。纸质档案的数字化加工流程是：提卷—编页—核对—录入加工数据—扫描—图像处理—检查验收—成品数据抽查—图像挂接—数据库图像检验—数据质量检查—还原装订—归还—入库。每一个环节都不能疏漏。
（三）重视数字化过程安全管控首先和外包单位签订数字化加工协议，协议里一定要重点强调保密内容和泄密责任及处罚措施，预防泄密事件发生，切实保护档案安全。在数字化加工过程中，外包公司人员要遵守相关规定和要求，手机和移动设备统一管理，切断加工间网络，进行数据隔离，保证档案
青梅木瓜靓汤信息安全，文件存储应考虑磁盘存放或移动硬盘等，由公司档案人员负责数据挂接，禁止外包人员进入档案数据库。由专人管理外包单位数字化加工人员，采取临时抽查和每天检查的方式随时检查审核。检查内容为：数字化操作程序是否规范、有序，是否对档案造成
档案数字化加工过程管控的思考
文/强月娥
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务
业（下转40页）
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务业实，信息完整，包含摄录时间地点的说明文件，详细标注数字档案文件格式，数字档案存储条件等等。重点抓好建设工程数字音像档案统一管理统一调用制度的执行。档案管理人员必须尽早介入建设工程前期工作，严格把控数字音像档案采集、整理、归档的每个细节，每个环节，着重强调数字音像档案资料收集必须由建设工程一线施工部门负责完成，施工部门必须安排专人负责拍摄和录音工作，严格规范视频音频的摄录和存储质量标准。需要保存的音像档案务必确保是原始的第一手资料，档案附加文字说明必须真实、准确、详细。档案管理部门专岗专人负责对接整理施工部门提供的原始音像档案，对原始音像档案全部进行数字化加工存档。
暖心早安问候语大全二、安全监控、管理数字音像档案
建设工程数字音像档案是项目工程全程的如实记载，如何科学地监控、管理、应用建设工程数字音像档案，对于建筑单位能否更快更好发展尤为重要。收集原始音像资料工作必须写入施工项目责任书中，专人负责落实。明确规定各相关部门领导作为本部门管理建设工程数字音像档案第一责任人和联系人。由于各建设工程部门负责摄录的人员专业技术水准不一，使用的摄录机器标准不同，造成最终的数字档案文件规格得不到统一，参差不齐。先期已经具备软硬件摄录条件的部门可以自己安排拍摄
记录，还不具备摄录条件的部门
可以聘用专业外包团队拍摄。企业要定期组织专业培训，强化和提升摄录人员的摄录技术水平，提高档案管理人员掌握新知识新技能的水平和能力，要科学划分施工、监理和档案各部门权责，加强协作，通力合作，共同做好建设工程音像档案管理工作。
建设工程数字档案数据工作站要在固定区域做好文件备份存储，严格执行数字档案文件随时接收随时备份制度。数字档案数据工作站内重要数据做到分区存储，多个储存介质存放，保证系统如遇突发问题存储信息绝对安全。要建立定期核查备份数据制定，按时核对，查漏补缺，确保数据安全。数据工作站专人专管，专机专用严防黑客病毒和人为窃取。建立和严格执行双备份制度，重要数字档案除在工作站储存，还要在移动硬盘等数字介质储存。保证文件发生遗失损坏能够随时快速恢复。
三、科学应用数字音像档案
进入信息时代，档案管理工作面临着挑战，也更是机遇。档案管理人员要与时俱进地积极投身到数字化管理档案信息的大潮中，将传统照片、录音、录像资料进行数字化转换，运用数据工作站实现档案管理工作统一安全高效。数字时代，科技革新，信息技术无限拉近了数字音像档案与文书档案的距离，数字档案已经成为网络数据流的有机组成，音像档案从收集、鉴定、整理、利用等各个环节都实
现了多种方式的计算机管理。
科学运用数字技术管理音像档案，档案管理部门根据本单位实际情况研发了适合本单位工作的数字音像档案管理系统，系统分门别类将图文资料、声音资料、影像资料等进行数字存储，在介质转换，检索查询，日常监管、档案调用等方面都全面实现了数字管理。档案存放在数据工作平台，无论是材质转移、网络播放、查询利用，运转效率都是原来手工无法比拟的。总之数字档案管理系统的构建，使得困扰档案工作的许多问题迎刃而解，为统一标准的管理好不同类型的音像档案提供了方便。电脑ip
总之，信息技术革新突飞猛进。这无疑给音像档案的管理提供了更大更广泛的平台。不久的将来，音像档案管理得到重构，全新的建设工程数字音像档案必将为企业更好更快发展起到更为重要的作用。
（作者单位：陕西华山建设有限公司）
损害等，对存在的问题严格要求整改并进行处罚。只有加强数字化加工全过程跟踪管控，才能保证纸质档案数字化工作安全有序。
app store下载不了软件档案数字化利用先进的档案信息资源系统，使档案信息最大程度地发挥作用，通过网络平台实现档案信息的快速传递，实现信息资源的共享，提高了
工作效率和利用效率。对企业的发展起到了积极的促进作用。
（作者单位：陕西秦达房地产开发有限公司）

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