企业基建档案信息化建设的SWOT分析
Human Resource Management‖人力资源管理 企业基建档案信息化建设的
SWOT 分析
(中国航空工业集团公司北京长城计量测试技术研究所，北京  100095)
  [摘    要]企业档案信息化建设是必然的发展趋势，档案信息化能够有效提高基建档案管理水平，实现对企业基建档案信息的规
范化管理。本文紧跟时代潮流，转变思维定式，以战略管理中的SWOT分析法对基建档案信息化管理提出建议，利用SWOT 分析法逐
步开展基建档案信息化平台的建设工作，试图借此尽量突出优势，规避风险，改进企业基建档案管理模式，从而提高基建档案管理
工作效率，确保基建档案管理工作更加顺利地开展。
  [关键词]基建档案；信息化；SWOT
  [中国分类号] G270.7          [文献标志码] A          　[文章编号] 2095-168X(2021)05-0067-02
王  妍
一、企业基建档案管理的重要意义及发展趋势
企业不断发展，老旧、落后的基础设施被逐步淘汰，势必带来基础建设项目的增多。基建档案是在基本建设工程项目过程中直接形成的，有保存价值的文字数据、图形表格及声像载体材料等。基建档案贯穿着项目立项、招投标比价、勘察设计、施工建设、竣工验收全过程，为企业进行工程记录提供可靠的保障；为翻新维修、重新改造提供参考与借鉴；在责任问题最终权责认定中发挥着不可替代的作用；直观反映了企业发展进程，是企业的重要信息资源。基建档案管理应保证档案的实时性、真实性、完整性，保证与工程进度同步进行，保证细节准确、真实反映整个工程过程。
随着科技发展，档案信息化、传输网络化是一种趋势，档案管理应充分运用现代科技手段，激发传统档案工作活力，促使传统的档案管理模式实现高效的转变，提高档案利用效率，因此基建档案管理应紧跟时代步伐，基建档案信息化具有重要性和紧迫性。
二、企业基建档案信息化建设的 SWOT 分析
SWOT分析法（态势分析法），分析研究与对象密切相关的优势（ Strengths）、 劣势（ Weaknesses）、机会（ Opportunities）、威胁（ Threats），通过调查列举出来，构建SWOT分析
矩阵，然后用系统分析的思想，得出相应的结论，并制定出合理的发展战略和对策。SWOT分析法是企业的一种战略分析方法，可用于企业进行自我条件及竞争力研究，从而寻并制定出适合企业的经营战略及发展目标。作为一种科学客观的分析方法， SWOT 近年来被运用到越来越多的领域。运用SWOT分析法对企业基建档案信息化进行探讨研究，有利于认清基建档案信息化发展的现实形势，明确未来发展方向，制定科学的战略规划。
（一）基建档案信息化的优势
抗锯齿
基建档案是企业珍贵的信息资源，直观反映了企业运营发展状况，为企业规划提供支撑，促进了企业发展。档案信息具有很高的社会信誉度，因此一旦出现质量问题进行追责时，基建档案可以明确各方责任。
基建档案信息化是新时代的产物，在管理实践中积极运用了新的理念、新的模式，促使基建档案管理的成效更加显著。传统基建档案中设计图纸及竣工图纸利用，必须到档案部门借阅纸质档案，效率较低，且纸质图纸经由多次查看、复印时会出现褶皱、污渍，破坏档案细节，破坏了图纸的真实性与准确性，影响使用效果。利用数字化手段，管理人员可以将管理方式由管纸质档案转化为管电子文件，使用时只需要查阅或打印电子文件，确保原件的安全。也可以建设集检索、在线归档、档案编研为一体的档案网站，用户可直接在网络上进行基建档案利用，更能提高档案利用效率，做到“随查随用”。
建设档案网站有利于提高资料的准确性，可以做到与建造过程实时同步归档基建档案，以避免出现信息滞后的现象。在信息化平台与技术下，一切资料的呈现方式都是“无纸化”，有利于减少资料搜集的成本。在相对有限的资金预算下，企业可以借助信息化管理方式来减少行政开支，从而提高企业利润。
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（二）基建档案信息化的劣势
基建档案信息化最大的劣势是投入大，成果需要逐步显现。基建档案信息化前期需要投入较大的人力、物力，对于企业来说可能增加经济负担。首先，基建档案信息化专业人才不足。基建档案收集资料类型复杂，如施工合同、竣工图等；介质较多，如纸质、电子照片等格式；时间跨度大，部分工程甚至一年以上。考虑到基建档案的复杂性，基建档案信息化需要具备基建档案专业知识、业务能力且掌握信息技术、管理等综合能力的复合型人才，需要提高档案队伍的管理水平。其次，基建档案信息化需要配备专业的软硬件平台，需要数字化加工设备对纸质档案进行数字化加工，需要专门的档案管理软件和利用在线平台提高档案利用效率，需要稳定的服务器保障企业信息安全，对于企业来说这是一笔较大的支出，效果的呈现也需假以时日。
（三）基建档案信息化的机会
我们处于飞速发展的信息化时代，信息化发展是最重要的发展趋势，对档案信息化的需求不断增加。
全球化经济时代追求快速、准确、高效，完全依赖人工传统的基建档案管理模式已经不能满足当今社会的需要，对企业将来的发展也诚
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黑龙江人力资源和社会保障
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必然产生制约效果。相伴高新技术的发展，企业必须打破固有的思想观念，提高档案管理人员的理论知识结构和管理水平，改进基建档案管理模式，才能实现提质增效，提高企业规划的合理性与可持续性，进而促进企业发展。此外，基建档案信息化可借助档案信息化平台进行在线审批、在线利用，“机器多跑路，人员少跑路”，提高效率、节省成本，达成无纸化办公，节能环保。
（四）基建档案信息化的威胁
基建档案信息化管理方式可能面对的最大威胁就是技术漏洞所引发的资料泄密。数字网络环境稳定性、安全性较低，网络平台的开放性高，信息流动速度加快，但同时信息获取的门槛降低。电子资料的可复制性、安全技术的滞后性影响档案的保密程度，可能出现泄密的情况。
三、基于 SWOT 分析的企业基建档案信息化优化方法
（一）“优势—机会”策略
基建档案信息化顺应社会发展潮流，对档案资源进行深入广泛开发。企业在进行整体信息化战略制定时，将档案信息化，尤其是基建档案信息化纳入整体战略中，搭建整体信息化平台，将档案信息化平台与OA等办公平台集成，根据管理需要对平台与技术进行换代升级。信息化手段能够改进基建档案管理模式，从线下利用转换为线上利用，省时节力，提高档案利用效率。
（二）“优势—威胁”策略
档案信息化虽然提高了档案利用效率，但是也带来了信息安全问题。档案部门要建立严格的档案信息安全保密制度，将档案保密职责写入档案人员工作职责中并建立有效的监督管理机制，规范档案人员行为，提高档案人员的安全意识，形成档案信息安全处理机制，将电子档案异质备份保管。
（三）“劣势—机会”策略
要实现档案信息化建设，需要大量资金投入纸质档案数字化加工和信息化平台建设，建立开放的档案信息资源利用平台。企业应当提高资金的使用效率与使用质量，把钱花在刀刃上。进行信息化平台建设后，基建档案利用效率可以显著提升。
（四）“劣势—威胁”策略
档案部门要进行技术创新和制度创新，依据档案工作实际，制定基建档案数字化规范、基建档案信息化规章制度、信息安全保密制度等，并进行适时调整。要运用科学方法进行档案管理，提高工作效率。企业信息化管理技术需不断提高，需要相关人员不断提升业务水平，降低档案资料外泄风险，同时也要建立泄密事件应急处置办法。
通过以上分析，企业应分析综合情况，全面考虑，逐步开展基建档案信息化平台的建设工作。
四、企业基建档案信息化建议
（一）制定全面、合理的制度、规范，建立基建档案信息安全处理机制
葡萄怎么洗干净结合企业实际，制定科学、合理、完善的基建信息化档案管理制度与模式、建立科学管理体系，是企业基建档案信息化在制度、机构建设方面的必然要求，是企业基建档案信息化的题中应有之意，是企业基建信息化建设的制度、机构保证。基建档案信息化职责写入相关工作人员工作职责中，有效提高档案管理效率；企业需要重视基建电子档案的规范性，制定相关标准提高基建电子档案的规范化程度，规定电子文本档案的格式、字体以及文档大小等，照片、音频以及视频等声像档案的数据格式与存储格式标准；建立基建档案信息安全处理机制，完善档案安全防范体系，制定信息化安全方案和应急预案，防止档案资料丢失和泄露，确保资料的真实性和完整性。
（二）档案信息化基础设施建设的内容包括硬件设施建设、软件设施建设以及网络设施建设
硬件设施的建设需要数码相机、扫描仪等数字化设备（如果资金允许可以考虑专业的数字化加工公司进行外包），需要电脑、服务器等信息化设备。唯有高运算率、高分辨率、大储存量的硬件设施参与，才能从根本上提高档案信息化的质量。软件设施的建设需要建立完善的档案信息化管理系统，系统要兼具对相关需求进行分析与调研的功能，并且可以纳入企业信息化整体框架中，可以开发与其他业务系统互联互通的基建档案信息化平台，实现企业内部资源的流通与共享，实现业务数据、图纸等各类电子文件的在线归档、在线查询检索利用，消除“信息孤岛”。唯此，才能切实提高档案信息管理的效率。
（三）强化信息化人才队伍建设，提升全员业务水准
培养高素质专业化的档案人才是推进档案信息化建设的可靠保障。档案信息化管理的基点是“事在人为”，此一特征决定了档案管理人员必须具备良好的专业知识与职业素养。在此工作中，企业需培养既懂档案管理业务又了解计算机技术的复合型人才，对复合型人才既能“引进来”，又要能“留下去”。企业对现有的档案管理人员要重视其综合素质的培养，通过多元化的培养模式提升他们的综合素质、给予他们多方面的上升空间，以便档案人员对自身知识进行及时的更新与补充，培养终身学习意识，让他们能够适应不断发展的企业档案信息化建设工作。
总体来讲， 随着互联网技术的普及，企业应当转换思维，紧跟时代潮流。利用SWOT 分析法逐步开展
基建档案信息化平台的建设工作，企业应尽量突出优势，规避风险，改进基建档案管理模式，提高基建档案管理工作效率，为单位的稳步前行提供强大助力。□
参考文献：
[1]洪斌.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑河学刊,2018(6):177-178
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