高校院级档案管理系统设计
85第2卷　第26期
高校院级档案管理系统设计*
瞿翠玲，师环环，罗丛丛，陈　艳**
（徐州工程学院材料与化学工程学院，江苏　徐州　221018）
摘要：在已有研究成果和经验总结的基础上，以全新视角构建符合国内普通高校院级档案管理规律的新模式，构建档案一体化档案管理平台，有效开发和利用档案资源，满足信息应用需求。
关键词：院系档案；一体化管理；系统设计
中图分类号：G647.24　文献标识码：A　文章编号：2096-6164（2020）26-0085-02
在档案建设过程中，坚持把评估指标体系材料和
档案有机结合，设计并运用一体化档案管理系统，有
效开发与利用档案资源。
1　系统设计
1.1　软件运行环境
计算机应同时安装Microsoft Office Excel
2003软件，本系统在Windows XP、Windows 7.0操作
系统下测试通过。
1.2　软件特征介绍
该系统能满足学院日常的档案管理，为使用者提供
系统快捷的检索和统计功能，努力实现档案管理规范化、
信息化、科学化，降低档案管理成本。信息化的档案管
理系统设计使用，能更加充分实现档案的利用价值。
2　档案管理系统登录流程
2.1　程序界面
打开“档案管理系统”，其界面如图1
所示。
图1　档案管理系统登录界面
2.2　账号登录
用户登录，先经过此页面进行判断，为保障系统林心如怀女娃
的安全性使用性，用户必须根据管理员给出的账号
和密码登陆页面进行后期功能的操作。一是管理员身天翼提速
份登录。在账号框内输入管理员账号“qcl”，密码
“123456”，选择复选框“记住密码”，点击确定按钮。
登录之后管理员界面。二是其他身份登录。
3　档案管理使用步骤
1）点击“档案管理”目类，进入可选择的档案库，
此档案库是在大数据档案库的基础上建立教学档案和
评估档案。在此界面上，用户可以游览主题橱窗，呈
滚动式。
2）点击档案，进入二级学院教学档案分类目录。
在此页面可以分类目进入三级档案目录游览具体文
件。在档案管理栏目，管理员用户可以点击进入分类
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目录下方进行文件的修改与删除。此操作可以添加档
案目录、修改数据、更新文档。教师用户在此栏目中
健康美食进入教师教学业务档案栏目只可修改个人档案。
4　档案浏览使用步骤售后服务工作总结
1）单击“档案浏览”菜单，选择浏览一级至三级
目录菜单。再点击三级目录后可打开界面显示文档。
2）管理员和高级用户单击“教师个人业务档案”菜
单，选择菜单“教师基本信息”，系统出现所有已录入教
师信息表，单击列表框中的某一条目（如“007石某某教
师基本信息表”），系统弹出“文件下载”对话框，询问“你
想打开或保存此文件吗？”一是选择“打开”按钮，系
统自动打开该教师基本信息表。二是选择“保存”按钮，
系统弹出“另存为”对话框，询问保存位置。三是在上
级对话框选择取消，则不做任何操作，系统返回上一界面。
5　查询功能设计
查询借阅页面设置是根据用户性质及需求进行设
置的，能够实现对系统内存储的数据信息进行查询借阅，
通过点击操作，所有用户都可以点击查询借阅。查询范
围比较宽泛，操作者可有效查询档案系统类目中的个人产业科技创新　2020，2（26）：85~86Industrial Technology Innovation
*基金项目：2020年度江苏高校哲学社会科学研究项目《以思想政治教育功能为核心的高校档案文化资源开发应用研究》（2020SJA1111）；2020年度徐州工程学院高等教育科学研究课题（YGJ2057）。
作者简介：瞿翠玲（1970- ），女，江苏连云港人，本科，副研究员，主要从事高等教育管理方面研究。
*通信作者：陈艳（1968- ），女，江苏徐州人，本科，教授，主要从事计算化学方面研究。
产业科技创新　Industrial Technology Innovation
86Vol.2　No.26
数据信息和所有被授予访问权限的档案文件。
单击“查询借阅”菜单，进入查询页面。用户可以根据文件、档案所属目类进行查询，包括一级目录、二级目录、三级目录查询档案柜号所包含的档案。
单个关键词查询：根据需求用户输入所要查询的关键词，点击查询按钮，系统就自动开始搜索包含该关键词的案卷和文件。任意关键词查询将关键词与所有字段进行匹配，包括、归档文件名称、主题词、归档时间等，只要其中含有用户所输入的关键词，系统就会自动将其归入查询结果中。
为提高搜索精确度，用户还可以合并输入用多个关键词。例如：用户要查询一个学生毕业设计的数据信息，只要输入关键词：毕业设计、学生姓名即可，填入不同的关键词，查询结果将是分别使用这些关键词查询所得结果的交集并按照主要关键词的顺序进行排序显示。6　借阅统计使用步骤
单击“统计借阅”菜单，进入页面。用户成功登录档案网络管理系统后，高级用户和教师用户通过主页上借阅统计栏目可进入“借阅统计”的界面。在此界面下用户可以实现申请实体文档借阅和申请电子文档的借阅请求。管理员用户进入此页面后，一是可以对教师用户的借档请求进行回复（同意借档或拒绝请求，二是可以对到期档案、未还档案、已还档案、借阅清单以及实体档案利用、电子档案利用情况进行统计。统计功能帮助用户及管理员全方位利用档案的各项信息资源，帮助他们全面认识各档案类目中的数据信息，有利于对档案的利用开发，实现档案的利用价值。在该栏目下管理员还可实现对数据信息的导出、另存为并能编辑档案图表；实现对数据的统计、合并等一系列档案信息的利用操作。
7　系统设置使用步骤
1）系统设置界面。在此页面中，管理员用户能对系统数据进行管理，实现数据、资源的导入和数据统计的功能。此页面权限仅限于高级用户和管理员登录使用，
2）用户管理界面。系统管理员和高级管理员登录此界面可用来创建用户和修改用户信息。在此界面中系统管理员可以根据实际需求创建多种类型的用户信息，包括一般用户、高级用户。
3）一般用户功能模块．使用者通过登录界面输入规定的用户名、密码，通过身份验证识别后进入系统使用界面。此界面编辑个人档案信息，完成档案信息资源的上传与材料的完善，也可根据个人需求
进入查询页面，查看浏览其他档案。
4）管理员功能模块．管理员通过登录界面输入用户名、密码，经过身份验证识别用户的合法性，然后进入管理员界面。在此页面管理员查看用户权限。还可以添加或删除用户，完成各种档案信息资源的上传、管理、修改、统计、保存、发布等功能。在用户管理
中，管理员可以修改用户的账号和密码，并对其权限进行设置。并且可以对教师的用户账号和密码进行维护，可以实现创建新账号、修改账号和密码的功能。
5）档案数据管理界面，在数据管理中，管理员用户可以实现添加文档、添加案卷盒、上传图片上传附件和删除文件的功能。还可以对橱窗的数据进行修改、更新、删除的功能。
6）档案数据统计管理界面，根据用户需求，此模块功能能对系统中的档案信息进行分类统计，统计汇总结果以统计图和表格形式显示。通过设置更新统计模块中的分类统计能实现各个档案表内的文件名称、时间、类别、保管期等项目统计数据并进行汇总，并根据材料性质生成分类统计图表。后期根据需求分类统计项目会随着系统数据的增加变化，会不断增加新的分类统计功能。可以根据“教师”、“学生”、“课题”、“成绩”和“文件”进行统计。点击Excel按钮，系统自动将上述统计的信息导出到Excel表格中存在本地电脑上，进行编辑修改等常规操作。
8　表内查询使用步骤
表内查询是用户登录系统，进入查询页面，浏览到院级档案的整个档案存放目录，其中包括一级目录7个，二级目录63个以及三级目录73个，输入所要查询的资料关键词，点击查询按钮即可查到所需档案资源。用户进入档案目录之后，还可以利用二级目录或者三级目录的查询接口，对该档案表中的案卷和档案进行查询。9　建议栏目的使用步骤
登陆过后的用户通过主界面进入建议栏目的主界面，如图2所示
：
图2　建议栏目主界面
在此栏目中，教师用户和高级用户可以通过意见箱内填入教师留言信箱，反馈对档案管理系统使用的问题以及其他的档案问题。也可以通过QQ交流和发送邮件的方式反馈问题。该档案管理系统，是根据档案要求和评估指标体系设计的，初步实现了档案资料的存储、查询和借阅功能。
参考文献：
[1]　许珍花，许素芬. 高校二级学院教学档案管理存在的问题
与应对策略[J]. 管理观察，2016，36（3）：131-133. [2]　叶圆. 以本科教学审核评估为契机促二级学院教学档案科
学化管理[J]. 当代教研论丛，2016，4（5）：69-70.
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