会议组织中的小失误与大影响
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会议是一种常见的工作形式和手段，具有部署工作、树立典型、凝聚人心、鼓
舞干劲等重要作用。因此，会议的组织历
来受到高度重视，特别是对一些参与人员
众多、议程严谨规范的大型会议，人们更是精心筹备、认真组织，确保会议顺利举行。百密一疏，一些不起眼的小疏忽，有时却会给会议带来不可估量的大影响。
一、会前准备不细心，酿成大遗憾2011年，中央电视台十几分钟“瘦肉精”事件的报道，给双×集团带来巨大影响，造成了重大损失。3月31日，深陷舆论漩涡的双×集团紧急展开危机公关，召开万人职工大会，集团所有管理层成员、本部职工、经销商，以及投资银行、投资者代表等悉数到场。会上，集团董事长向消费者致歉。一时间，媒体称之为“万人道歉大会”。毫无疑问，这次会议对于该集团消除负面影响、重树形象具有积极意义。这次会议虽结束了，会上的一个小小失误却很长时间为人们津津乐道。因为会标“双×集团职工大会”中“双”字的汉语拼音出现了错误，“ＳＨＵＡＮＧ”被拼成了
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“ＳＨＡＵＮＧ”。经媒体报道后，公众对该集团员工的能力和素质产生了质疑。这次会议后不久，该集团就重新树立了消费者的信心，赢得了市场。然而，这一失误对于会议组织者来说有点美中不足。
类似会标、背景墙出现失误的情况比较常见。比如，某市召开“全市选拔培养年轻干部工作会议”，临近会议正式开始前半小时，会议组织者突然发现会标中的“年轻”错写成了“年青”。紧急时刻，只好抓紧
时间重新印制、张贴。最终，在部分参会人员已经到场的情况下，匆匆完成补救工作，没有造成不良影响。无独有偶，某地“成功”召开了“抗凤救灾总结表彰大会”（“凤”应为“风”），某市“成功”召开了“全市2011年度目标责任综合考核总结及表彰大会”（“及”应为“暨”，或删去）等失误仍时常发生。
有一次，某市召开党代会，经过认真筹备，开幕式隆重举行。主席台上，一位重要领导正在热情洋溢地致开幕词。这时，以为万无一失正在后排休息的会务组长忽然收到一位参会代表的短信，说主席台后
□李
展
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方幕布上的党徽标志挂反了。会务组长赶紧查阅资料对比，果然发现镰刀、锤子的左右方向贴反了。因会议正在进行，当时无法补救。他只好通知有关人员重做党徽标志，准备在会议间歇更换；并通知媒体记者选好镜头，回避失误。于是，在当晚的电视新闻和第二天的报纸新闻中，处于头条位置的党代会隆重召开的新闻，一律没有主席台的全景照片，只有领导的个人特写，宣传效果大打折扣。事后，有关人员受到了严肃处理。
除了会标之外，会场悬挂、张贴的宣传标语也常常出错。某区政府的会议室里常年张贴着“富强、民主、文明、和谐、自由、平等、公正、法制、爱国、敬业、诚实、友善”24字社会主义核心价值观宣传牌，而其中的“法制”应为“法治”。某市公安局一次召开专项治理工作会议，悬挂在会场后方的横幅上写着“打击犯罪，保护众，再接再励，维护稳定”，而其中的“再接再励”应为“再接再厉”。
点评：筹备会议需要严谨认真的态度和高度负责的精神，不能有一丝一毫的马虎。参会人员对于会场出现的各种图文、标志往往比较注意，一旦出现错误，小则影响组织者形象，大则影响单位形象和会议效果。因此，筹备会议时一定要多人、多次检查，特别要注重细节检查，对于一文一字甚至一个标点符号都不能放过。只有这样，才能减少错误，收到良好的会议效果。
二、预案准备不足，会议临时中断一次，某大学准备聘请一位著名的中国科学院院士担任名誉教授。学校对此非常重视，专门把聘请仪式放在市政府大礼堂举行，并邀请市长为院士颁发聘书。聘请仪式按照议程进行得很顺利，但到了颁发聘书环节，却怎么也不到聘书。几经寻，一位会务人员才想起自己把聘书落在了停车场的汽车里。但时间不等人，已经无法及时取回了。这时，会议已经中断了五六分钟，主持人无奈只好宣布改由市长和院士握手祝贺。一场本来气氛热烈、喜庆的仪式就这样不欢而散。会后，该会务人员被调离了原工作岗位。
每次会议都离不开领导讲话，而很多领导的讲话事先都有秘书准备好的讲话稿，领导只需照本宣科即
可。但如果缺少必要的预案，也会带来不小的麻烦。一次，一家单位承办本系统年度工作会议，会议准时开始。当主持人宣布请xx 领导讲话时，这位上级领导忽然发现自己的座位上没有讲话稿。因为以前他在本单位讲话时每次都是秘书提前把打印好的讲话稿放在主席台他的座位上，他自己不必带讲话稿。按照惯例，他这次也没有随身携带讲话稿，却没想到承办单位没有为他准备讲话稿。无奈，这位领导只好现场发挥。由于准备仓促，整个讲话结结巴巴，原定15分钟的讲话只讲了四五分钟便草草结束，很多该表达的意见都没有说到。事后，这位领导非常生气，承办单位虽然其他各项工作做得都很好，却因为这件事受到了批评。
与讲话稿有关的失误还有很多。一位秘书在为领导打印讲话稿时没有编页码，也没有装订。结果领导在会上讲话时无意中打乱了顺序，讲完了一张，却无法到下一张。会议冷场了几分钟后，领导才理清了顺序，讲话才得以继续进行。
由于缺少事先提醒，领导讲话时念错字的情况也很常见。今年5月18日，南宁市委书记余远辉（现已落马）在为南宁市广大党员干部上“三严三实”专题教育党课时竟然把“暧昧”念成了“暖胃”。有的
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领导还把“如火如荼”念成“如火如茶”，把“莘莘学子”念成“辛辛学子”等，这对领导形象是一种损害，秘书人员需特别关注。
点评：会务人员要做好预案准备工作，以便应对突发状况。比如，要按照议程，加强会前检查，逐一
对照落实，所有会议用品要亲眼见到，避免忙中出错；对于领导讲话、会议主持词等会议资料要提前打印三份，一份交给使用者，一份放在主席台相应的领导座位上，一份自己随身携带进入会场备用；要根据日常观察和经验，及时提醒领导一些字的正确读音，对于一些生僻字还可以在讲话稿中标出读音或同音字，减少领导出错的几率。办会需要细心细致，尽可能想到各种意外情况，并做好应对准备。
三、会议组织无序，会场混乱会议特别是一些议程繁多的大型会议，要严密组织，避免会场秩序混乱。而实际上，由于缺少办会经验，场面混乱的会议时有所见。一次，某单位举行“七一”表彰大会，由于事先没有编排受表彰人员座位顺序，受表彰人员散坐在会场各处。在颁奖环节，受表彰人员登台领奖时，其他人要么起身让道，要么表示祝贺，整个会场吵吵闹闹、一片混乱。
另一家单位表彰大会颁奖环节的问题则是领导颁奖顺序和登台领奖者顺序不对应，致使主席台一片混乱。领奖者在主席台上来回走动自己的证书，有的因为没有到证书尴尬下场，有的则不小心被拖曳太长的话筒线绊住差点摔倒，场面几乎失控。
大型会议中，有时还要播放音乐来渲染气氛，这方面也需要注意。一次，一家单位举行大型会议，第一个环节是全体起
立、奏唱国歌，等大家起立后，音箱中放出来的却是歌曲《歌唱祖国》。而在会议进行中，话筒、音
响等设备出现故障无法正常使用的情况也十分常见。
电磁炉坏了议程是召开会议需要遵循的内容和程序。如果不能妥善安排议程，也会给会议带来影响。一次，某市在青少年宫举行教师节表彰大会，全市近千名领导、教师、教育工作者参会。按照议程，首先是大型文艺演出。一个半钟头后，演出结束，会议开始进行总结表彰。这样的议程安排显然主次颠倒了。经过长时间的观看演出，与会者已经有些疲倦，再进行表彰，就很难起到树立典型、弘扬先进的作用，会议现场效果也不理想。正确的议程应是先表彰、再演出，办完“正事”再娱乐。
左眼跳代表什么议程上的错误，在一些剪彩仪式、揭牌仪式中也比较多见。一些单位的剪彩议程是：领导先起身离座，前往剪彩区，剪完彩后返回座位，再讲话。整个议程繁琐、不连贯，场面较乱。合理的议程应是领导先讲话，之后再剪彩，仪式结束。这样领导不需要往返折腾，可减少主席台上人员走动，保持良好秩序。
点评：会议的组织需要事先精心设计，科学合理安排各个环节。一般情况下，要根据会议的内容，按照由重要到次要的顺序来确定议程，一些有严格程序要求的会议不能随意更改议程；安排议程时要立足于保持良好的会场秩序，减少人员走动频次；要充分预估每一项安排可能给会议带来的负面影响，对台上台下人员、设施设备要有详细、周密的安排，避免消极事件发生。
（作者单位：郑州铁路职业技术学院办公室）
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