为啥透视表老有问题?看完这篇终于到答案了!
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圈地运动「Excel不加班」关注,看下⼀篇
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每⼀样东西在使⽤的过程中都会出现各种各样的问题,出现问题不可怕,只要到病根,就能解决掉问题。
对于⼤多数⼈⽽⾔,只要看链接的这篇⽂章就能解决掉⼀半问题: 90%的⼥神⽤了透视表,都会出现这些问题!
舞的部首和结构
剩下的⼀半问题,看完这篇也⼏乎能解决。
1.兼容模式闯的祸
都是⽤Excel2013以上版本创建的数据透视表,怎么两个数据透视表的求和项位置怎么不⼀样?
左边这种情况是在兼容模式下创建的数据透视表,可以看到兼容模式4个字。
单击“⽂件”选项卡,可以看到信息这⾥提⽰兼容模式,单击“转换”,在弹出的警告对话框,单击“确定”按钮。转换成功后再重新创建数据透视表就能得到右边那种效果。
兼容模式下会显⽰经典数据透视表布局,也就是可以直接将字段拖过去,⽽正常模式直接是拉到“数据透视表字段”对话框操作。
除此之外,属于⾼版本的功能:插⼊切⽚器、插⼊⽇程表等功能却显⽰灰⾊,⽆法使⽤,怎么回事?
这种问题同样是⼯作簿是兼容模式情况下的弊端,在兼容模式下很多功能都会被限制使⽤。
这⾥除了可以使⽤“转换”这个功能,其实还可以通过将⼯作簿另存为⾼版本的。
单击“⽂件”选项卡,再单击“另存为”,选择储存位置,保存类型选择:Excel ⼯作簿(*.xlsx)。
还有⼀点需要说明,就是⽤⾼版本的新功能制作数据透视表,在低版本是没法看到的,低版本不⽀持。
2.标题缺失与双⾏标题都不⾏
在创建数据透视表时,弹出“数据透视表字段名⽆效”的警告对话框,这是什么原因?
数据透视表字段名⽆效,也就是数据源的标题缺失,现在单位没写,只要将单位这个标题写上就⾏。
就是原始的数据源,⾥⾯出现了合并单元格,导致了部分内容没有标题。在需要进⾏汇总的表格,最好不⽤使⽤合并单元格,这样会造成⼀系列⿇烦。
在第3⾏插⼊⼀⾏,将所有标题都写上。
在创建数据透视表时,区域选择从第3⾏开始以后的区域。
在完成了统计以后,可以将插⼊的这⼀⾏隐藏起来,这样看起来就跟以前的表格⼀样,但依然可以继续统计⽽不影响。
3.真假财务部,看似相同实则不同
创建透视表后,居然出现了两个财务部,⽽没有合并起来统计,怎么回事呢?
出现这种情况,最⼤的可能就是在录⼊数据的时候不⼩⼼录⼊空格,这是很常有的事⼉。
返回到数据源⼯作表,Ctrl+H调出“查和替换”对话框,在查内容输⼊⼀个空格,单击“全部替换”按钮,这时可以看到⼀个对话框,提⽰完成2处替换,再单击“确定”按钮。也就说数据源存在了2个空格,符合我们的猜测。
再重新回到数据透视表⼯作表,右击选择“刷新”,财务部就已经进⾏了合并汇总了。
类似还有不同格式的数据,有的是⽂本格式,有的是常规格式,这样数据透视表统计的时候就会出现2个44030。
针对这种情况,不能直接采⽤将单元格设置为⽂本这种⽅法,可以采⽤分列功能进⾏统⼀格式。
选择区域,切换到“数据”选项卡,单击“分列”,在弹出的“⽂本分列向导”对话框,保持默认不变,连续单击两次“下⼀步”按钮。
选择“⽂本”格式,单击“完成”按钮。
对数据透视表进⾏刷新,就恢复了正常。
剑侠情缘3职业分析4.数据透视表选项中那些好⽤却被忽视的功能
01 取消更新时⾃动调整列宽
历届奥斯卡影帝设置好的表格,⼀旦数据源更新,刷新数据透视表,列宽就会⾃动改变,这样⼀来前⾯的列宽设置就没⽤了,⼜得重新设置。如何才能让列宽始终保持不变?
右击选择“数据透视表选项”,在弹出来的对话框单击“布局和格式”,取消勾选“更新时⾃动调整列宽”,再单击“确定”按钮。这样以后不管怎么刷新,数据透视表的列宽都不会再改变。
02 对于错误值或对于空单元格的显⽰
有的时候数据透视表会出现⼀些错误值,为了美观,可以在“布局和格式”,勾选“对于错误值,显⽰”,后⾯的内容什么都不写,就代表显⽰空⽩。
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03 设置打印标题
我们还经常需要打印标题,这时可以在“打印”勾选“打印标题”。
5.⼀个职业⼀个表格
是某培训班的学员资料,现在要根据职业,把每个职业的⼈员信息分成多个表格,⼀个职业⼀个表格,该如何处理?像这种分成多个表格的,⽔平⾼的都会采⽤VBA代码,但对于普通⼈⽽⾔,借助数据透视表,也能轻松实现。STEP 01 创建数据透视表,将职业拖到筛选器,其他字段依次勾选。
STEP 02 单击“设计”选项卡,选择“报表布局”,单击“以表格格式显⽰”。
STEP 03 选择“分类汇总”,单击“不显⽰分类汇总”。

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