办公设备第一课
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办公设备使用与维护
第一章 办公设备概述
1、概念 2、办公自动化 3、办公硬件设备 4、办公软件设备 5、使用办公设备的注意事项 6、办公设备的日常保养
一、概念
办公是处理集体事务的一种工作，可以从 两个方面来理解办公的含义。 ? 狭义的办公是批收集资料、起草文稿、整 理记录、文印、收发刊等。 ? 广义的办公还包括辅助断决策工作
办公活动的发展过程
1、萌芽阶段 2、农业时代阶段 3、工业时代阶段 4、信息时代阶段
（1）萌芽阶段——原始社会时期
结绳记事是文字发明前，人们所使用的一种记事方法。即 在一条绳子上打结，用以记事。 上古无文字，结绳以记 事。《易．系辞下》:"上古结绳而治，后世圣人易之以书 契。"孔颖达疏:"结绳者，郑康成注云，事大大结其绳，事 小小结其绳，义或然也。"晋葛洪《抱朴子．钧世》:"若舟 车之代步涉，文墨之改结绳，诸后作而善于前事。"后以 指上古时代。 例如：奇普（Quipu或khipu）是古代印加 人的一种结绳记事的方法，用来计数或者记录历史。它是 由许多颜的绳结编成的。这种结绳记事方法已经失传， 目前还没有人能够了解其全部含义。 结绳记事（计数）： 原始社会创始的以绳结形式反映客观经济活动及其数量关 系的记录方式
结绳记事（计数）是被原始先民广泛使用的记录方式之一。 文献记载：“上古结绳而治，后世圣人易以书契，百官以 治，万民以察”（《易·系辞下》）。 虽然目前末发现原 始先民遗留下的结绳实物，但原始社会绘画遗存中的网纹 图、陶器上的绳纹和陶制网坠等实物均提示出先民结网是 当时渔猎的主要条件，因此，结绳记事（计数）作为当时 的记录方式具有客观基础的。 其结绳方法，据古书记载 为：“事大，大结其绳；事小，小结其绳， 之多少，随 物众寡”（《易九家言》），即根据事件的性质、规模或 所涉数量的不同结系出不同的绳结。民族学资料表明，近 现代有些少数民族仍在采用结绳的方式来记录客观活动。 到了今日，已没有人再用这种方法来记事，然而，对于古 代人来说，这些大大小小的结则是他们用来回忆过去的唯 一线索。
（2）农业时代阶段 -封建社会时期
随着造纸术和印刷术的发明，纸、笔和算 盘等办公工具的普遍应用，使人类办公活 动有了重大变革。
纸术介绍 造纸术中国四大发明之一，人类文明史上的一 项杰出的发明创造。中国是世界上最早养蚕织丝的国家。 古
人以上等蚕茧抽丝织绸，剩下的恶茧、病茧等则用漂絮 法制取丝绵。漂絮完毕，篾席上会遗留一些残絮。当漂絮 的次数多了，篾席上的残絮便积成一层纤维薄片，经晾干 之后剥离下来，可用于书写。这种漂絮的副产物数量不多， 在古书上称它为赫蹏或方絮。这表明了中国造纸术的起源 同丝絮有着渊源关系。东汉元兴元年（105）蔡伦改进了 造纸术。他用树皮、麻头及敝布、鱼网等植物原料，经过 挫、捣、抄、烘等工艺制造的纸，是现代纸的渊源。自从 造纸术发明之后，纸张便以新的姿态进入社会文化生活之 中，并逐步在中国大地传播开来，以后又传布到世界各地。
文房四宝
文房四宝 【释义 指毛笔、黑墨、宣纸、砚台。 释义】 释义 指毛笔、黑墨、宣纸、砚台。 【出处 宋·梅尧臣《再和潘歙州纸砚》 出处】 出处 诗：“文房四宝出二郡，迩来赏玩君与 予。” 旧时对纸、 砚四种文具的统称。 旧时对纸、墨、笔、砚四种文具的统称。 砚台，别名润先生， 砚台，别名润先生，文房四宝中能传世 最久的一宝。 最久的一宝。
中国书法的工具和材料基本上是由笔、墨、纸、砚来构成 中国书法的工具和材料基本上是由笔、 的工具和材料基本上是由笔 人们通常把它们称为“文房四宝” 的，人们通常把它们称为“文房四宝”，大致是说它们是 文人书房中必备的四件宝贝。因为中国古代文人基本上都 是或能书，或能画，或既能书又能画的，是离不开笔墨纸 砚这四件宝贝的。 "文房"之名，起于我国历史上南北朝时期（公元 420- 589年），专指文人书房而言，以笔、墨、纸、砚为文 房所使用，而被人们誉为“文房四宝”。文房用具除四宝 文房用具除四宝 以外，还有笔筒、笔架、墨床、墨盒、臂搁、笔洗、书镇、 以外，还有笔筒、笔架、墨床、墨盒、臂搁、笔洗、书镇、 水丞、水勺、砚滴、砚匣、印泥、印盒、裁刀、图章、 水丞、水勺、砚滴、砚匣、印泥、印盒、裁刀、图章、卷 筒等等，也都是书房中的必备之品。 筒等等，也都是书房中的必备之品
算盘
中国传统的计算工具。中国古代的一项重要发明，在阿拉 伯数字出现前是世界广为使用的计算工具。 算盘是中国人在长期使用算筹的基础上发明的，迄今 已两千六百年 两千六百年多年的历史了。古时候，人们用小木棍进行 两千六百年 计算，这些小木棍叫"算筹"，用算筹作为工具进行的计算 叫"筹算"。后来，随着生产的发展，用小木棍进行计算受 到了限制，于是，人们又发明了更先进的计算器--算盘。 算盘是长方形的，四周是木框，里面固定着一根根小 木棍，小
木棍上穿着木珠，中间一根横梁和算盘分成两部 分，每根木棍的上半部有两个珠子，每个珠子当五，下半 部有五个珠子，每个珠子代表一。
工业时代阶段
? ? ? ? 代表物品： 机械打字机 电话 电报 带来了办公活动的第二次变革，缩短了办 公时间
信息时代阶段—第三次变革
mpm特征： ? 计算机 ? 数字通信设备
办公自动化
在古代的办公活动中，使用笔、墨、纸、 砚进行人工手抄笔录，而公文信函的传递， 主要借助于马作为交通工具，也有用信鸽 来传递的。 ? 在近代，则借助于计算机、打印机、复印 机、扫描仪、传真机等
办公自动化概念
OA： Office Automation ? “在办公室中应用计算机以支持那些有知识而又不是计算机专家的工 作人员
”； ? “OA的目的是改变办公制度和办公状态，而不仅仅是使用机器”； ? “OA就是用个人计算机来处理目前大型计算机不能处理的业务”； ? “由于办公事务中文件编辑较多，只能用文字处理机进行处理。进行 这种处理就是OA”； ? “OA的目标是充分利用个人计算机和文字处理机，以实现无纸办 公”； ? 还有人从支撑技术和设备角度，将OA定义为c&c办公综合系统，即由 计算机(computer)和通信网络(communication)构成的系统；
功能
高层次
决策型办公系统
中期
管理型办公系统
应用初期
事务型办公系统
二、办公设备
硬件设备
软件设备
硬件设备
? ? ? ? ? ? ? ? （1）电子计算机 （2）扫描仪 （3）光盘记录机 （4）打印机 （5）复印机 （6）传真机 （7）数码相机 （8）激光影碟机 （9）投影仪
扫描仪的使用方法
一般步骤： 1、放好扫描仪，插上电源和USB线，用附带安装盘安 装驱动程序以后电脑就认识它了。（如果已安装可以省去 这一步） 2、平时使用时，把要扫描的稿件放在扫描仪上，盖上 盖子。检查一下电源线和USB（一头是扁口的那个，扁口 的那头插在电脑的USB接口上，接头较小的那头接扫描仪） 3、启动应用软件，一般会自动预扫描，如果没有什么 问题的话按“扫描”按钮就可以了。如果有特殊需要要进 行相应的设置。 4、扫描完成后会自动进入软件，然后再相应的编辑一 下，编辑完成后另存为文件就可以了。
复印机的使用方法
1、查看复印机开关是不是开着：复印机开关有没有开， 从复印机面板上能判断出来，面板显示如果有指示，表明 开着，否则正关着。如果关着，你要先打开开关，开关位 置不同的复印机位置会有区别，一般在面板上或左右二侧， 只要你看一下，就不难发现。刚打开的复印机一般要等上 几分钟的预
热时间才能使用。 2、查看纸盒内是否有纸： 纸盒在下方，盒上标明了纸的尺寸（A4、A3或其他）， 查看盒中是否有纸，如果没有纸要把纸放一些进出。 3、 把复印机上盖掀起，把要复印的资料字面贴着玻璃板放好， 放的位置根据纸张的不同会有所区别，在玻璃板上有标记。 4、选择所需的纸张（A4或A3），怎样选择，在面板上有 选择按钮。 5、选择要复印的份数，面板上有按钮可以选 择要复印的份数。 6、另外面板上还有深度选择按钮、 缩放按钮等功能按钮，只要你用心，花点时间看一看就能 明白怎样操作了。
会车让行标志传真机的使用方法
小学作息时间表传真：分自动和手动两种。可以在机器上设置，详细参考说明书。 如果是自动接收，电话响了几声之后就会自动转成接收状态，你不用理的。 如果是手动接收也不麻烦，拿起电话，对方会说“给个信号”，你就要按 “确认”按键，一般不同的传真机按键的名称不同，也有叫“开始传真”的。 但一般它会是最大的那个键。当你听到听筒里有信号传输的声音，就是有点 刺耳的那种，你就可以放下听筒，这时
传真机上就会显示“正在传输”（不 同传真机说法不动）。你只要保证传真机里有纸就可以接到了。 发传真：把你要发的原稿放入传真机，一般传真机都会自动进纸，说明传真 机已准备好可以传真，拿起电话，按完号码后，等对方给信号，如对方是自 动的，会在几声响后听到信号声（与收传真时听到的声音相同）。如是手动 的，就有人接听，请对方给信息，也会听到以上声音，这时你可以按“确定” （同收传真），之后放下听筒，原纸在机器上走一遍后传真就发过去了。 如何正确的使用传真机 一、 不要频繁地开机。这是因为每次开关机都会使机内的电子元器件发生冷 热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击 电流也会缩短传真机的使用寿命。经常通电其实是传真机最好的保养方法。
二、 雷雨天气注意防止雷击。近年来，雷击已成为电器损坏的一大元凶，尤 其是网络上的电器，比如并入有线网的电视机、上网的电脑及传真机等。传 真机最好的预防雷击方法是：雷雨天气如不使用传真机，除关掉电源外，应 将电话线插头拔掉。这是因为雷击主要是从电话线进来的。 三、 不要随意更换电源线。传真机原机所带电源线的插头都是3针式插头， 中间1针起保护接地作用。若将其拔掉或改用两针插头，则对安全不利。 四、 不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用。高温、强腐蚀性气体 不但会影响传真机记录纸的印字质量，而且会对电子线路造成不良影响
或毁 坏。强磁场不仅会干扰通话，还会传送的图像失真。 五、 不要使用非标准的传真纸。劣质的传真纸光洁度不够，使用时会对感热 记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造
成印字质 量不佳，保存时间变短。 六、 合纸舱盖的动作不宜过猛。传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面， 合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破吊炸天
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裂和损坏。 七、 有装订针、大头针之类硬物的图文资料，以及墨迹或胶水未干的稿件不 宜发送。这是因为上述硬物容易划伤扫描玻璃或其它装置，引起传真机故障。 而稿件上的墨迹或胶水未干则易弄脏扫描玻璃，造成传真机发送质量下降。 八、 不要把传真机当作复印机来使用，重要资料要用静电复印机复印后保存。 有人用传真机的复印功能来复印资料。传真机完成复印功能的主要部件是感 热记录头，它是传真机最重要的部件之一，靠自身发热工作，因此应尽量减 少其工作时间，以延长传真机的使用寿命。另外传真纸记录的文件不宜长期 保存。这是因为传真纸上的化学染料不稳定，时间长了或受阳光照射后，传 真纸上的字会逐渐退。因此，对于重要的、需要长期保存的文件，一定要 用静电复印机复印一份长期保存。 最后，需要提醒大家的是传真机一旦有故障不宜自己修理，应送专业维修部 处理。这是因为现代的传真机无论电路还是机械结构，都比较复杂和精密， 出现故障后自己瞎弄或随便人修理，容易扩大故障，并越搞越坏，最终造 成不必要的损失。
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1936版布加迪威龙
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