外贸业务员的详细工作流程步骤
外贸业务员的工作流程步骤
一、接到询盘
1、认真报价
（1）收到客户询盘，不要盲目报价，首先了解一下对方的公司，及一些相关的信息，并且查下对方国家所在的时区
2）问清楚客户要货的款式和订货数量，尽可能了解客户订单的真实性，是不是实单？与经理说明情况，核对最新产品价格。现在市场竞争激烈，第一次报价要把握好。
（3）在和客户邮件或者过程中，尽量多了解客户的信息，如果skype，QQ，msn,yahoo或者其他在线工具，尽量加上，以便日后加强联系。
（4）根据客户订货数量，计算装箱尺寸，体积，重量，与货代联系询最新海运价格，人民币杂费，查当日最新汇率，核算FOB或者CIF价格
（5）询问客户有没有特殊的单证要求（产地证）。如其他特殊单证要求，比如质量证书，酌情看客户沟通情况，客户没有提及不用主动询问。
（6）做正式报价单给客户，产品参数一定要准确：产品明细，装箱尺寸，生产周期，样品提供时间。其中，报价单要有公司的信息，名称，地址，电话，传真，业务员邮箱，手机，在线等，报价要有有效期。
关于交货期，是很重要的问题，为了减免延误情况，
第一请公司领导部门慎重报价，给业务员较为准确的交货期
第二如果不是有库存情况下，业务员不要死板，根据与客户谈论的实际情况，酌情在经理报的交货期基础上多加个3-5天。
当然如果客户要的比较着急，交货期尤为关键的前提下，需要灵活掌握这个时间，可以适当迎合客户的时间要求。
（7）付款方式要确认
数额较小，一般100% TT。
数额较大，一般30% TT，70%见提单复印件。当然发货前收到客户货款越多越好。信用证方式付款，危险国家不予考虑，如伊朗，叙利亚。
样品，要高度重视，是与客户达成交易的关键因素，所以要求至少不比大货差！挑选样品时候多注重细节，挑选比较完美的快递给客户。包装要安全（特别是玻璃道钉，陶瓷道钉等易碎产品），并且要拍照留念，以便日后查询。
本科一批和二批的区别
（1）首先原则上快递费需要客户支付；样品费，如果是常规款，价值不高，数量不多，可以免费提供.太阳能产品，货值高的，需要客户付费。
（2）与客户沟通样品数量，款式，颜等细节，告知经理，了解是否可以按照要求提供样品，打样需要的时间？样品费用？重量？体积？（注意样品是重货还是抛货，抛货需要按照体积重收取快递费用）
备注：
@ 直接一点的说就是，每一立方米的货物，如果大于167KG，则为重货；反之，则为轻货。海运就直接是体积（立方），如果体积大于重量（吨），按体积记，成为抛货，反之按重量计。
A：实际重量就是货物实际的重量
B：体积重量=长*宽*高/6000CM （现在国际上通行的算法）如果A>B那就不是抛货，反之就是抛货了。
@ 重货和轻货对于积载、运输、保管和计费有很大的关系，因此，运输部门要按一定的标准划分重货和轻泡货。我国现行规定：凡每立方米货物的重量大于1吨的为重货；小于1个人贷款的条件
吨的为轻抛货。
（3）与国际快递联系，查询最合适的寄样路径，DHL，FEDEX，UPS…算出最后寄样成本和寄样需要的时间，告知客户。（样品成本=样品本身货值+国内到深圳快递费+国际快递费）
样品费用，一般通过西联汇款支付。如客户坚持打到公司美元账户，需要酌情收取手续费，或者直接把手续费加到快递费里面，一般需要加15-25美金左右。
客户同意支付快递费的情况下，如果货值不高，样品可以免费提供，可以问客户有没有到付账号（电话客服，查是否有效），或者让客户直接安排国际快递来这边上门取件，告知可以我司具体地址，样品相关信息。
（4）快递样品后，及时发给客户追踪号码，自己也要及时跟踪，提醒客户及时收到样品，询问样品是否满意。
二、客户下单
PI (PROFORMA INVOICE)形式发票，卖方凭此预先让对方知晓如果双方将来以某数量成
交之后，卖方要开给买方的商业发票大致的形式及内容。是一种试算性质的货运清单。
这种发票本来是卖方在推销货物时，为了供买方估计进口成本，假定交易已经成立所签发的一种发票。实际上，并没有发出货物的事实
（1）向客户索取完整的公司信息，公司名，地址，邮编，电话，传真…以便制作PI.
（2）发票号，一般按照PI制作当天时间编号。例如2014年5月27日，编号为RSG20140527。
（3）商品名称一定正确（可以适当编著产品图片，型号，颜，或者特殊要求，以便之后查询，安排生产）
（4）单价金额写明贸易方式例如，5USD/pcs FOBXingang，总金额核对清楚。（5）正确的公司银行信息。
（6）客户确定PI无误后，业务员签字，盖章，扫描给客户。
PCS是一种单位的英文缩写，在进出口产品业务单元中被广泛应用。
PCS即pieces ，表示某一产品单位数量，如个，块, 件, 片, 篇, 张, 条、套、枚、床、只等数量词
商务英语中指量词，PCS是指量的单位(一般指复数)。例如某种品牌电脑产量为
350pcs/w，那么意思就是每周生产350台该品牌电脑。
2.等客户预付款。
（1）发给客户正式PI后，及时催客户付预付款，索要水单。
中文名
水单2022年第一次血月人间大凶
类型
qq登陆异常转账凭证
产品销售
说明产品销售额的单据
作用
可以换取提单
（2）国外的美金进账，一般需要2-4天时间，及时提醒财务查收，不要耽误生产时间。（每笔美元进账一般有25USD手续费，这个费用可以提前算再报价里面）
三、安排生产
（1）收到预付款，再次和经理核对要安排的产品细节，如款式，颜，数量等，客户要求的生产时间也要再次申明，以免耽误。
（2）业务员要及时与经理沟通生产进程，斟酌告知客户细节。最好可以提供产品生产过程的图片，产品细节照片还有货做好后的包装图给客户参考。
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如生产遇到问题，交货期会推迟，需要委婉和客户解释。
（3）货物生产期间，需要和客户确定是不是有特殊唛头要求，包装要求。
唛头，音译名词，1.商标的意思，2.进出口货物的包装上所做的标记，取自英文“mark”。外贸中的“唛头”是为了便于识别货物，防止发错货，通常由型号，图形或收货单位简称，目的港，件数或批号等组成。通常是由一个简单的几何图形和一些字母、数字及简单的文字组成，其作用在于使货物在装卸、运输、保管过程中容易被有关人员识别，以防错发错运。
（4）货物生产完毕，需要了解到产品装箱数量，体积，重量。
四．催促尾款
1.货物生产完毕，如果付款方式是发货前付清，需要生产完之前的3天及时拍照货物给客户参考，通知客户付尾款。
2.如需发货前验货，及时通知客户验货。
3如付款方式是先提单扫描件付尾款，可先安排运输，催促货代提供提单扫描件，发给客户，催尾款。
提单：是指用以证明海上货物运输合同和货物已经由承运人接收或者装船，以及承运人保证据以交付货物的单证。
五、联系货代安排运输（海运或空运）
（1）多几个货代比对价格和船公司，了解费用明细，航期，开船时间，货物要求送到指定仓库或者拖柜的最后期限，目的港费用相关细节。
"外拖(门到门)"就是货代安排空箱到发货人仓库(工厂)装箱
拖柜就是车去场站拖集装箱然后去你们工厂装货
六、
（2）选定价格和货代公司
（3）确定好付款方式（整柜的能不能做到付）
（4）传给货代托书订舱。
（5）如果货代是客户指定货代，要及时与之联系，确定好船期，发货事宜，如有疑问主动联系，指定货代一般服务较差，费用较高，要耐心与之沟通。
2、准备报关单证
目前公司是代理报关买单，所以需要及时做好箱单合同发票，核对申报要素，填好报关单发给货代代理报关。
3.提单确认（细节逐一核对，自己公司信息，客户公司信息，产品信息，唛头）
（如已经收到客户全款，且客户不需要其他特殊单证，可以询问客户是否需要电放提单，电放提单方
便快捷）
4.如需要做产地证，可提前安排或者等提单扫描件出来之后安排。（产地证要与提单信息一致，注意发票号码要对应，如做FormE证书，需要核对好货物的HS 编码，必要时和客户确定，Form E 抬头需要出代理公司名，所以清关单据要一致。）
六．清关单据
及时提醒货代开出发票，收到发票，及时提醒财务付款给货代，取得正本提单或者电放提单。
1.箱单，发票，合同，要与提单信息一致，仔细核对。
通常需要正本一式三份，签名盖章。电放的话，一般只需要扫描件，需要和客户确定清楚。
提前询问客户，是否需要做低货值，做低的话，做多少合适。
野营装备2.产地证制作（提单准确无误后安排制作，不得修改）
3.扫描产地证，提单备份。

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