公司办公用品采购、发放、保管的管理规定
公司办公用品采购、发放、保管的管理规定
办公用品发放管理规定是为了加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范公司办公用品的采购与使用而制定的。
一、总则
1、为规范公司办公用品采购及领用流程，加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度；
2、本制度适用于公司全体员工。
二、办公用品分类
本制度所指的办公用品主要包括：各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产，分为以下四类：
1、低值易耗品
第一类：如墨盒、硒鼓、碳粉、软盘、刻录盘、复印纸、插座、电源线、计算器、订书机、剪刀、裁纸刀、印台、U盘、移动硬盘等以及办公文具类如：铅笔、橡皮、胶水、胶带、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、抽杆夹、文件袋、文件夹、印油、资料盒、签字笔、笔芯、白板笔、萤光笔、修正液、订书针、尺子、长尾夹、卷笔刀、电池、复写纸、大头针、纸类印刷品等。
第二类：生活及待客用品。如：面巾纸、纸杯、茶叶、水果、烟等。
2、耐用品
第三类：办公家具。如各类办公桌、办公椅、会议椅、文件柜、档案柜、沙发、茶几、饮水机、电脑台桌、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。
第四类：办公设备类。如电脑、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、投影仪、电视机、摄像机、照相机、移动硬盘、电风扇、音响器材、电话机等。
三、办公用品申领流程
1、第一、二类办公/生活及接待用品的申领流程：
需求部门登记→(预算内)综合管理部采购→需求部门领用→建立办公用品领用台帐
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办公用品领用登记表---XXXXXXXX有限公司
领用日期
领用物品
领用数量
领用部门
领用人签字
2、第三、四类办公用品申领流程：
需求部门填写《办公用品需求申请单表》→需求部门主管审核(签字)→分管领导审核(签字)→询价→总经理审核(签字)→综合管理部采购→领取发放，同时建立领用台帐，记载各部门领用情况。（贵重物品需签公司贵重物品保管责任书）
《物品申购单》
                              ---XXXXXXXXXXX有限公司
美丽签名
申购部门
申购时间
申购物品名称及型号
数量
预算（元）
申购事由：
申请人：                        申购部门负责人：
申请时间：                      申请时间：
财务部核批：                    总经办审批：
核批时间：                      审批时间：
公司贵重物品保管责任书
                              ---  XXXXX有限公司
因工作内容所需，我特向公司领用                       ， 该设备价值人民币金额          元（大写）                。
我认同，我领用的设备归属于公司财产，若工作岗位调动或公司安排，我有责任归还领用设备。并且我有责任与义务保障在我领用期间，对设备的正常维护，保障设备不被丢失。
公司设备禁止借于非公司职员，一经查处，将处以叁佰元/次。
公司设备用于工作内容，不得下载与工作无关的应用软件，一经查处，将处以壹佰元/次。
若因个人保管不当发生设备损坏或丢失、应照价赔偿。
领用记录：
请抄写（我确认领用设备时，该设备我已检查为正常状态，所列配件齐全。）
设备号：                                                   
配  件：                                                   
领用人：                          领用日期：             
部门责任人：                      签字日期： 他都不会理会我的感受是什么歌 
3、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
四、采购原则
1、所有办公用品的采购、发放、管理工作，由综合管理部统一负责，严禁其他部门自行组织采购。
公司各部门所需的常规办公用品、低值易耗品等预算内办公用品，由综合管理部相关责任人根据库存量及月使用量，按月采购，采购时间为每月25日，遇特殊情况进行调整。请各部门有特殊需求的，须在每月20日前申请，逾期则下月采购。
2、综合管理部负责办公用品的采购和日常管理。
当库存低于一定数额时，应及时补充；综合管理部负责人负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核，并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购；财务部负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账。
3、各部门所需预算内临时性非常规急需的尼采语录低价物品可经部门主管审核同意后，由使用部门配合综合管理部先行采购，事后做好手续补办工作；预算内非常规及高价办公用品、设备由需求部门向总经办领导申请(注明品牌、规格、型号、价格及用途)，申请通过后由综合管理部采购，若遇预算外急需高价办公用品、设备，由需求部门提出申请，经分管领导、总经理批准后转综合管理部进行采购。
4、综合管理部采购人员严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公物品，任何人不得擅自购买，否则后果自负。
5、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制订格式、规格，由部门经理协调综合管理部统一印制。
6、各部门需要办公用品价格较高、数量较大、品种较多的(如各种会议和大型活动)，至少提前7天做出采购计划，经分管领导、总经理审批后，由综合管理部负责采购。
7、对专业性物品的采购，由使用部门协助综合管理部共同采购。
8、全公司常规办公用品费用每月不得超过人民币2000元，若因人员或业务量增加导致费用超标，则报请总经理审批进行调整。
9、总经理对综合管理部的办公用品采购管理实施严格监督，发现问题应及时纠偏。
五、采购审批程序
1、申购人填写《物品申购单》→申购部门主管审批→分管副总审批→总经理审批→董事长审批→综合管理部采购
2、综合管理部依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划后进行采购。
3、在办公用品采购过程中，如有违纪违法行为，要依纪依法予以追究。对于账物不符，记录混乱，工作不到位的人员，给予批评教育，情节严重的，按照规定给予纪律处分。
六、核销
1、办公用品采购后，综合管理部负责验收、核对，确认无误后登记入库；
2、采购物资时，采购人员须向供应商索取正规发票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，采购人员须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证；
3、物资采购完毕，须在10个工作日内，填写《费用报销单》，经财务副总、总经理、董事长审核后，按实际支出报销费用。财务部门须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。
七、办公用品的保管
1、保管人员核对购物清单后，对购回的物品登记，按照保证质量和方便取用的原则，分类存放。防止办公用品受潮、虫蛀、损坏、丢失，确保办公用品的功用和性能。
2、保管人员要定期对库存物品进行盘点，随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，向综合管理部负责人汇报，及时编制采购计划，按规定采购，保障供给。
3、对固定资产实行保管责任制。实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法。谁领取，谁保管；谁使用，谁保管。
4、办公用品在使用过程中出现故障时，应及时通知综合管理部组织维修。
八、领用和发放
1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》并确认签字，且按照《办公用品领用登记表》发放办公用品，并做好出库登记，建立台账留存备查。
2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由综合管理部统一调换或回收；
3、使用人在使用办公设施时，应严格按照要求进行操作，并注意日常保养维护。对因个人工作失误、非正当使用而造成办公用品出现重大耗损的，将根据个人错误的程度，由责任人承担相应的损失；若被认定为人为损坏的，应由责任人照价赔偿并追究相关责任。
4、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
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5、使用部门和个人直接负责办公用品的日常保养、维护及管理。凡属各部门员工内部共用
的办公用品由部长指定专人负责保管，丢失和人为损坏由部长负责。
6、员工离职时，应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由综合管理部确认核实后，方可办理离职手续。
九、登记和管理
1、综合管理部建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；
2、财务部须会同综合管理部定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符；
3、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；
4、综合管理部须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
5、办公用品报废处理。非消耗性办公用品因使用期限到期，需要做报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经部长审核，并报分管领导批准后，使用人将报废办公用品交回综合管理部，由综合管理部会同财务部门办理报废注销手续。
十、附则
1、本制度由综合管理部制定，经总经理审批后予以实施。
2、本制度解释权和修订权归综合管理部所有，根据实际情况，综合管理部将定期对本制度进行修订。
3、今后若有未尽事宜，由综合管理部另行发文通知。
4、本制度自颁布之日起实施。

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