无纸化办公给档案管理带来的利与弊
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2014年第4期
无纸化办公给档案管理带来的利与弊
□张小琴
【摘　要】现代电子信息技术飞速发展，信息技术的发展和应用给政府、机关、各大企业办公带来了全新、快速、方
便网络化办公方式。同时也给电子文件与传统的纸质文件办公如何分类归档管理带来了新的课题。笔者紧密结合工作实际，就“无纸化办公”给档案管理带来利弊进分析和探讨。
【关键词】无纸化办公
档案管理
利弊
木，可以更加有效提高森林保护率。除此之外，还大大减少其他如印刷、笔墨、订书钉、曲形针、大头针等办公费用。
据此，有人对无纸化办公提出相当乐观的预测。认为不出多少年，纸张将被彻底“扫下办公桌”，代之以经济高效的数字化网络办公新模式；有人进行了大胆的测算，宣称这场史无前例的办公革命每年将从电锯下拯救出大量用于造纸的树木，从而为全球植被保护做出巨大的贡献。“无纸化办公”这个网络时代的新生儿却未像人们所预期的那样茁壮成长，电子文件仍然难以战胜纸张这个神秘而古老的媒介。纸张是千百年来人类社会所公认、所证明的保存信息和知识效果最好、保存时间最长的媒介。倘若纸张真正被电子媒介，如硬盘、软盘、光盘，还有VC D 、DVD 等全盘取代时，人们的疑虑也正是由此而生，电子媒介的弊端也被成倍放大。
二、档案管理面临的新课题
（一）档案部门参与归档工作面临新的课题。办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。档案部门如果已经实现档案
计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。如何应用现代信息技术更好应用到档案管理的发展，如何更有效地提高档案管理和工作效率？现就将“无纸化办公”给档案管理带来的利与弊问题进行探讨。
一、无纸化办公的优点
（一）有效地提高了工作效率
提高效率、信息共享、协同办公是大多数机关和事业单位实行无纸化办公的最主要的出发点。以本市疾病预防控制中心为例，如果通过无纸化办公，上级领导机构以及全市各级疾控系统的文件、会议纪要、工作总结、疫情报告、通知通告等，都可以通过O A 系统向特定对象予以发布，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力，同时，运用电脑进行操作后，文件档案的归档、查等更加方便，快捷，从而大大地提高了工作效率。
（二）更好地体现了绿环保
无纸化办公除了让大家“省力”，极大提高工作效率之外，“绿环保”也是全市各疾控系统的各级与各部门之间采用网络互联办公系统的一个重要原因。利用互联网络进行无纸化办公，在不知不觉中全市各疾控系统纸质文件档案大量减少。从本位
面说节约了纸张
朴正炫也就是节约了钱，从国家大局说，每年少砍伐大量的树
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信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手
段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起
来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的
待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子
企业安全生产标语
文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信
息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可
以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。
同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸
化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并
存，并相辅相成不可分割。
（二）电子文件归档法律效应面临新的课题。电
子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式
存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络传送的
数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档
后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电
子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归
档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门
在信息化管理中的一个崭新的课题。
电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和
数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印头像中国国旗
技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签
名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对
电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过
这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。
对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子
文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件
机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工
作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现
档案的法律依据。
（三）电子文件档案利用面临新的课题。电子文
件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部
分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。
电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权
限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效
果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请
能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够
审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则
需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许
范围内能够进行利用效果登记，利用到论文联盟WWW.
LWLM.C O M整理期后自动收回权限取消授权。电子文
件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规
范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，
避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应
进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子
文件版权进行保护。
档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部
门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充
分利用。
（四）电子文件保管面临新的课题。电子文件整理
归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和
存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来
新的管理规范。小学生评语集锦
男生的qq名由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊
性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，
为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒
以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要
的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据
库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系
统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要
对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地
备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。电子文件
需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备
份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文
件才能得以正常利用。
三、无纸化办公存在的不足之处
（一）到目前为止，所有的电子媒介都不可避免地
会受物理和化学因素的影响产生质变，都存在有一天文
件无法被打开的危险。
（二）从电脑储存技术和形式极度快速更新的情况
看，任何现有的保险系非常大的新的存储介质，都有
可能被迅速地淘汰，往往无法被新的格式所支持，从而
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难以读出现有的文档。谁能想象几十年、几百年、几千年后又会发生怎样的变化。
（三）电子文档的安全性，更是倍受关注。一个人辛勤付出劳动成果，而别人只要用一个U 盘，加一个命令就可以轻而易举斩获。在无纸化运作的过程，别有用心者只要一个或者一个小小的U 盘就可以将本系统内的有关重要档案以及政策性不允许公开的内部档案文件与信息档案资料或者人事档案机密，泄漏出去；甚至有的档案管理部门出现个别管理人员离职时将办公电脑中文档全部删除而导致重要资料、管理资料流失的情况。
（四）电子档案文稿无法完全取代纸质档案文件，许多上传下达的请示、批复、通知等公文档案都仍然需要以纸质形式打印出来，盖上公章、领导签字然后才能生效。用以证明其文的真实性，有效性。而电子档案文档极有可能变为一些别有用心者的梦提供美妙的温床。
因此，无纸化办公给日常档案管理带来的法律效应与依据，以及就它本身的安全性不论是存储介质的材料、电脑的日益更新、以及电子档案文档的保密性都时时提吊着人们的十分敏感的神经。
为更好地运用无纸化办公提高办公效率，又尽可能消除无纸化办公的弊端，笔者认为，同行们在推广无纸化办公与档案管理的应用时应走出以下误区：
你说是我们相见恨晚
一是推行无纸化办公的档案管理应用不等于取消纸张使用。从提高工作效率、节约资源的角度来看，无纸化办公的意义重大，其必要性亦无可争议。但是，就像计算机、电视、广播的出现依然无法完全取代报刊杂志的作用一样，电子文件的盛行恐怕一时也难以完全取代纸质文件。可见，现在来说电子档案文件要完全取代纸质文件，还为时尚早。
二是推行无纸化办公不等于不注重文档格式。推行无纸化办公过程中，应更加注重公文管理思路和程序，掌握电子文档的制作技术，提高办公水平和管理能力，防止出现公文不统一的现象。因此，我疾控单位参照国家公文格式G B/T9702-1999标准，制作电子文档行文
的统一格式，包括电子印章加盖、签收时限规定等，以体现公文的严肃性，通过规范各类文档制作，更加方便档案管理部门对各类文档的归档管理，树立疾病预防控制中心对内对外的良好形象，达到公文格式统一、档案管理标准统一。
三是推行无纸化办公不等于放松档案管理。推行无纸化办公过程中，应更加注重电子文档的安全性，加强档案管理。如规范《办公电脑定期备份制度》，《涉密电子文档加密制度》，《客户资料分级查阅制度》，《电子文档目录定期上报制度》等，同时，将办公电子文档列入工作交接的范畴，杜绝档案的泄密或流失。
四是推行无纸化办公的档案管理不等于淡化人际交流。与电子文档比较，同样内容手写件比或软盘存储所显示的信息量更多，身体语言流露其中，通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信息。传统文件的传递过程也是人际交流的过程。因此，在推行无纸化办公档案管理过程中，应更加注重人际交往氛围的营造，如通过办公自动化系统开设电子论坛等形式，搭建内部人员对有关如何规范符合国家对档案管理知识的沟通、相互学习交流的平台，莫让电脑隔开了人与人之间的距离。
无纸化办公带来了便捷、高效的办公环境，虽然目前还有很多不足之处需要我们去不断完善，但随着办公自动化技术的不断创新，随着人们对无纸化办公意识的不断提高，全面推行无纸化办公应用于档案管理会离我们越来越近。面对网络化“无纸化办公”给档案管理带来的新课题，档案管理部门领导要从思想上高度重视，行动上积极支持，经费上大力投资。档案管理者要恪尽职守，精通档案管理和“无纸化办公”业务，为各单位使用办公自动化积极工作，不懈努力。我们相信随着电子信息技术的飞速发展，“无纸化办公”将为档案管理工作带来重大变革，同时也为档案资源的自动化管理注入新的活力和
生机。
作者单位：广东省珠海市疾病预防控制中心

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