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□贵州大学档案馆（校史馆）唐圣琴
贵州大学档案馆创建于2004年。2013年，档案馆与校史馆合并更名为档案馆（校史馆），其主要任务是做好学校的档案资源体系、利用体系、安全体系建设。随着信息技术的飞速发展，档案馆更需做好档案利用体系建设，以更好地开发利用档案资源，充分发挥档案的利用价值，为保护、传承学校优秀历史文化贡献力量。为此，本馆抓住影响档案利用的主要因素并采取相应措施，经过几年的实践已取得了显著成效。
一、影响档案利用的主要因素
1.教职工对档案的认知度有限，需求度较低。由于档案宣传力度不够，本校大多数教职工缺乏档案意识，对档案的认知度较低，甚至还有部分教职工不知道档案馆在何处、是干什么的、能满足哪些需求等。因此，教职工缺乏主动利用档案的意识和能力，利用档案的积极性不高，对档案的需求度较低，
本校从事历史教学科研的教师，也很少有人利用档案资料研究学校历史，因科研查阅档案的也几乎是空白等情况。
2.馆员综合素质不高，开发利用档案能力较弱。本馆人员中，35岁以上的多是本科学历，且大多数人长期从事简单的收档、查档等工作，未主持或参与过科研工作或高层次的编研工作；虽然35岁以下硕士以上学位的有6人（占37.5%），但因他们到馆工作时间不长，科研意识较淡薄，科研能力、文字组织能力也不高，再加之创新精神不足，至今仍没有厅局级以上科研课题；现有正式出版的编研成果除年鉴外全为并馆前校史馆老专家所编，更没有较高层次、较大影响力的编研成果。因此，本馆至今仍没有具有较高专业水平和知名度的高层次人才，长期以来档案利用几乎都仅限于被动的简单查询利用（占了总利用量99%以上），开发利用能力极弱，档案利用率一直不高。
多余的解释 许嵩3.档案开放度较低，服务范围有限。虽然本馆已使用南大之星管理系统8年了，但只有部分档案目录实现了校园网内查询，未对互联网开放，档案开放度较低；服务对象仍限于校内教职工以及校友，服务面较窄；再加之系统数据量有限、数据错误率较高以及管理系统自身的缺陷等，致使网上检准率
较低。好听的歌名
另外，利用档案的方便度、馆藏档案的
丰富度等也对档案利用有一定影响。由于
本馆档案利用长期处于被动、封闭状态，利
用方式主要是坐等上门的手工查询，利用
不便；此外，还存在馆藏档案的丰富度较
低、类型单一。查询档案的目的主要是：寻
相关凭证，开展相关工作或研究，由于学
校历经拆、停、并等变化，单位档案归档率
一直较低（2014年前低于57%），再加之档
案收集人员责任心不强等，致使学生毕业
照、实物档案、声像档案等几乎未归档，历
史可供利用的档案资料较少，馆藏档案十
分有限，等等，这也影响了用户的满意度和
利用档案的积极性。除此之外，档案利用还
在很大程度上受国家、省级、学校有关政
策、工作等的影响，如在全国干部档案达标
考核（2010—2011年）、2012年学校100周
年校庆、编辑出版校史、教坛薪火等几本书
时，以及2017年全国干部档案审核、学校
计财处清理长期借款并限期报财等时间
段，利用量才较高。
二、提高档案利用的主要措施及成效
1.更新服务理念，扩大服务范围。《全
国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，
八大菜系代表菜档案工作发展目标是：到2020年，初步实
现以信息化为核心的档案管理现代化；档
案利用实现便捷化：档案利用服务模式创
新和档案信息开放取得实质性进展，档案
信息整合共享程度明显提升，档案利用服怎么下电影
务更便捷普惠，方便人民众的档案利用
体系更加完善[1]。由此可见，档案开放共享
服务全社会也是大势所趋，况且，今年已是
实现“十三五”规划纲要发展目标的最后一
年，高校档案馆理应率先垂范。这就要求档
案馆应更新服务理念，从“管用分离，以管
为主”向“管用结合，以用为主”的模式转
变，把满足利用者需求作为服务宗旨。不仅
要主动推送公开的档案信息，解决师生、校
友查档难、查档慢等问题，更好地满足教职
员工、校友对真实、可靠信息的便捷需求，
同时也要积极推动档案数据资源的整合、
开放共享，进一步扩大服务范围，满足社会
公众对学校档案的利用需求。为此，我馆
2019年开发了新的档案管理系统，2020年
4月正式上线，新系统更加注重档案查询
利用、编研、数据开放共享等。随着新系统
上线运行，我馆的服务范围从本校拓展到
了全省乃至全国，已开通了实物档案室外
展区互联网公开访问，端、网页端档案
远程预约服务等，目录查询、公开档案资源
全文查询等也将陆续开通，以后还将不断
推出更多公开档案资源提供互联网共享，
以较好地满足全社会档案用户的利用需
求。
2.强化业务培训，提高馆员素质。学校
档案是学校文化的重要载体，档案馆不仅是
学校档案的收集、保管、利用地，更应成为校
园文化传承和研究的主要场所，同时也肩负
着大数据时代校园文化的建设、保存与传播
功能，这就需要有较高综合素质（如档案学、
计算机、文史等专业知识和实践经验）的档
案人员，对数据有较强的敏感力和洞察力，
能发现档案数据中所包含的价值，对其进行
深度挖掘，出其内在联系并加以有效开发
利用，并努力做成精品读物，增加档案的附
加值[2]。就本馆来看，档案人员综合素质普遍
不高，虽然硕士以上人员达60%以上，但具
有文史背景，从事过课题研究，有较好文字
组织表达能力，能挖掘馆藏档案开展编研的
人员屈指可数。为此，我馆采取送出去、请进
来、校内馆内培训等多种方式，重点围绕数
据挖掘、科研课题申报与研究、档案开发利
用、档案编研等方面培训现有人员。每年派
出50余人次外出学习、培训、参会，开展校
内、馆内培训（5次/年左右，60余人次），对
新进人员采取全馆各部室轮岗培训等，使之
摩洛哥和葡萄牙预测能较好地适应信息时代对档案工作者的要
求。在编研上则先从基础编研做起，培养馆
员汇编资料的能力，逐渐提高其深度编研能
力，并在“做原创、做深度、做精品”上下功
gta5飞机怎么开夫，努力朝着“档案收集——
—编研——
—展
览——
—出版”方向发展。通过六年的努力，已
初见成效，馆员的编研能力、学术、科研水平
等都有了明显提高，年人均增长率在9%以
——
—贵州大学档案馆（校史馆）的实践64
2020第2
2020第2表12014年前后学术科研统计表
注：2014年前后全馆人数分别以11人、16人计
时间
2008—20132014—20192014年后年均人均增长率（%）项目合计年均人均合计年均人均发表论文篇140.21510.539.49编研成果
种30.05130.1410.42省级以上学会
论文篇
1
0.0216
0.1714.71获奖
篇00.00
80.08
16.67厅局级
课题项10.0270.0712.5
上（表1）。如自2014年以来，已编辑印刷了《家庭建档手册》等知识性、指导性手册5种（2014年前无），主持县处级以上科研课题人数已从2014年前的1人次提高到目前的7人次，承担县处级以上科研课题已从1个提高到13个
（其中厅局级7个）；发表学术论文年人均从2014年前的0.21篇提高到2014年后的0.53篇，特别是获奖论文实现了零的突破，先后有2篇获全国档案学会论文优秀奖；1篇获全国青年档案工作者论坛优秀论文奖；5篇获贵州省档案学会二、三等奖或优秀奖。
3.创新宣传模式，提高用户认知度。为了适应信息化时代的档案宣传需求，高校必须加强档案宣传，提高师生乃至社会人员对档案的认知度，
其方法可以是：通过构建档案网站、
微博，举办网络展览、直播，制作微视频等，加强“互联网+”学校档案的宣传教育，通过线上线下多渠道多形式的档案宣传教育，有效发挥档案的文化教育功能，使利用人员认识到档案的作用及价值，切实提高对档案的认知度和利用档案的积极性。
为此，我馆采取多种模式开展了形式多样的宣传教育活动。一是现场模式：
以会议、参观等方式进行宣传，如在全校、全省、西南片区等档案工作会议上作交流发言，并发放宣传资料；利用校史馆向参观者宣传；在校园内设置实物档案展区，宣传学校重要实物档案；每年国标档案日均举行大规模宣传活动，精心准备并设置丰富多彩的活动吸引参与者。二是媒体模式：借助现代媒体宣传，如档案日活动时邀请贵州电视台、贵州大学电视台等媒体进行宣
传；积极向有关报纸投稿，如《中国档案报》《贵州大学报》等也曾报道了本馆档案日活动。三是网上模式。及时更新网页，自2014年以来，已更新本馆主页2次，进一步优化、
丰富了栏目内容；注重网上宣传，年均在本馆主页发表工作动态60余篇、简报3期，在以及学校公文系统中推送文章
40余篇；此外，还设置了网上专题展厅，推出“百年贵大，十年跨越”书法、绘画展，新校区图片展等；将实物档案展区从线下搬到线上，开辟了网上虚拟展区，让参观者随时随地通过手机扫码或计算机上网均可观展；等等。总之，正努力使档案宣传融入学校校园文化，使之成为校园文化建设的重要内容之一。经过几年的努力，不仅显著提高了师生对档案的认知度，使档案利用人次明显提升（2014年前后年均分别为574.5人次、1323.83人次，表2），同时本馆的知名度
也得到大幅度提高，在全校“工作作风网评”中每年均位列教辅单位前3位，连续
4年（2015—2018）在学校年度目标考核中获得“优秀”（从2019年起学校取消评优）；已从默默无闻发展成为贵州省高校档案工作的引领者，在西南地区乃至全国高校档案馆中的知名度也有了较大幅度的提升。
4.深入挖掘馆藏，促进档案资源开发利用。保存档案的目的在于利用，充分发挥档案的利用价值是档案工作的最终目的。档案利用通常分为查阅利用和开发利用，前者是被动利用，主要是满足用户的简单查询需求；后者是主动利用，是挖掘档案资源，提高其附加值，更有针对性地满足用户更高层次的个性化利用需求。
大数据时代档案利用已呈现出利用领
域社会化、利用需求立体化、利用主体全面
化、利用客体多样化、利用手段现代化等[3]特点，档案馆只有改“被动坐等利用”为“主动开发利用”，大力开发档案数据资源，为档案数据利用寻新的输出渠道，更好地传播学校优秀历史文化，才能较好地适应数字时代用户对档案的利用需求。这就要求：
一是要加强对档案信息内容的汇总、提炼、深加工、研究，开发出契合学校重点工
作的主题鲜明、内容丰富、文字精练的编研
成果。二是要围绕学校重点工作、重大活动等编制专题资料、手册（图册）或制作微视频等，
进行线上线下宣传；抓住突发事件或全校师生关注的热点，编制发布相关信息，为解决有关事件提供档案支撑或传播正能量，等等。为此，我馆采取了以下措施，大力
开发利用档案资源：（1）开展档案文化研究。于2018年向学校申报并获批“百年贵大文化传承工程建设”项目，拟用三年时间编辑出版“百年贵大
·校史系列”“百年贵大·民国档案”“百年贵大·学术精品”“图说百年贵大”“百年贵大口述史”五套丛书，项目预算总投资570余万元，现部分图书的编纂工作正在进行。为此，几乎无人问津的馆藏民国档案、电子照片等也开始发挥其价值，如2020年，本馆人员将民国档案中贵州大学组织传抄《四库全书》的相关史料提供给贵州省鹿冲关森林公园地母洞文澜
院《四库全书》陈列馆展陈；把贵州大学的筹办、规程、计划书等史料补充到校史馆；提供土改、反饥饿反迫害等档案资料约700M B ，建设学校党员教育基地；提供电子照片3T （6万余张），编纂“图说百年贵大”；等。（2）开展知识挖掘。如利用档案资料编写《档案见证贵州大学学科发展》等小故事2篇，提供给中国高等教育学会档案工作分会；
自编“华太夫人捐资助学”图册，以传承爱心；编撰红档案专题资料，在本馆网页主题展厅和档案日
活动主题展板中展出等。（3）制作记忆档案。为毕业40年返校校友制作学籍档案资料（光盘、纸质版），编制纪念图册（如郑强校长纪念图册，校友谌贻琴纪念册）等，以留存美好记忆；等等。为此，较大幅度提高了档案利用量（年均利用量从2014年前的5104卷提高到2014年后的5580卷（表2）），较好地发挥了部分馆藏档案的价值。
5.加快数字化步伐，推进档案数据资源共享。
“十三五”规划纲要提出档案管理信息化：
全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升[1]。随着计算机网络技术的迅猛发展和广泛应用，传统纸质文件管理模式已不能适应数字时代方便、快捷、个性化的档案利用需求，只有建成数字乃至智慧档案馆，实现档案资源共知、
共享，才能通过数据挖掘等技术，有针对性地为用户推送满足其个性化需求的档案资料，较好地满足利用者需求，最终实现档案工作的科学化、规范化管理，网络化、高效化服务。为此，我馆按照“存量数字化、
增量电子化”的要求，于2018年实现了增量电子化，同年申请到数字档案馆
建设专项资金540余万元，启动了档案管理系统开发和存量档案数字化，现已解放
表22014年前后档案利用量
注：不含电子照片利用量
时间2008—2013年2014—2019年年均增长量年均利用量
卷件5104.675580.3379.28人次
574.51323.83124.8965
2020第2新系统开发，存量档案数字化已于2019年10月启动，预计2020年底完成馆藏50%存量档案数字化。届时，将基本建成数字档案馆，有望实现档案数据资源“收”
“管”“存”
“用”全过程的现代化管理与服务，实现更大范围内的档案数据资源共享，使学校优秀的历史文化在更大范围内传播。同时，还自建记忆团队（如影像记忆、物品记忆等团队），分赴不同校区开展拍摄、访谈等记忆采集，用文字、声频、视频等手段记录下各校区自然风光、人文景观、历史建筑、校风、
学风等；采访名师、知名校友、重要事件负责人、亲历者等，留存口述历史记忆[4]等，进一步丰富档案数据资源，现已建成名师档案库、照片档案库、校区影像库等多种专题数据库。此外，还从方便查询利用上下功夫，针对不用用户采取不同措施，如对校内用户，建立校园网档案资源展示和利用服务平台，提供一站式服务；对校外用户，设置在线查阅、咨询、预约等多元服务窗口，最大限度地方便档案数据资源共享，较好地满足不同用户的档案利用需求，更好地传承学校优秀历史文化。
三、结语
当今时代，应用大数据技术分析用户利用需求，为其提供个性化服务，更好地传承优秀传统文化，提升档案的价值是大势所趋。这就要求在做好档案资源体系、安全体系建设的同时，创新档案利用体系建设，推进档案利用服务网络化，
建立以用户为中心的档案利用服务理念，在档案方便用、更有用上做文章，主动向用户推送内容丰富、形式多样、直观生动的个性化档案资源，实现智能、主动、精准的档案服务，满足用户日益
增长的档案利用需求，同时，注意提高档案信息资源开发利用的深度、广度，深化档案信息服务的内涵，提高档案信息利用的能力和效率，实现档案数据的“增值”[5]
，以充分发挥传承学校优秀历史文化的功能，更好地服务于学校的教学、科研等各项工作，为提升学校综合实力贡献力量。
参考文献
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[5]周耀林，常大伟.我国档案大数据研究的现状分析与趋势探讨[J ].档案学研究,2017（30）:34-40
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□营口市科技创新服务中心张冬
科技档案和其他档案的区别，在于不同的领域和性质。不难发现，科技档案已经发展成为一个地区经济社会高质量发展的缩影。科技工作者都非常明确，科技档案这种特殊的属性决定了其有别于其他档案的保存价值，特别是科技转换价值。
传统的科技局档案管理存在着新的问题，阻碍了档案管理工作的开展[1]。传统的科技档案遵循着机构统一、档案管理制度统一、
档案保管中心统一的基本特征，在此基础上，
注重科技档案的完整、准确、系统、安全。这些要素都达到其实并不意味着科技档案管理就没有问题，
为什么说传统的档案管理会阻碍档案管理工作的开展呢？
这是因为，档案的有效利用才是科技档案工作的根本目的。
“问渠那得清如许？为有源头活水来。”新时期的科技档案工作者，绝不是坐着“冷板凳”只管“看紧大门”的守护者，更应该成为支持、倡导、推动科技成果转化和科技档案转化为现实效益的推动人。从这一角度说，大数据应用与科技档案管理相结合，就是一条非常值得走的康庄大道。
我们要加强档案管理信息水平，提升档案管理信息化的思路方法[2]。大数据技术的发展对科技局档案管理提出了新的要求，实际上，
也是档案数字化工作提质升级的新要求。科技档案是时候抖落
“一身尘埃”，骑上“大数据”这匹骏马，驰骋在更加广阔的天地中去了。
一、大数据技术在科技局档案管理中的应用现状
目前，大数据技术和科技系统档案管理之间的联系并不紧密。一是科技档案利用率较低，完整度差强人意。5G 时代的到来，让互联网+工业、互联网+农业、互联网+第三产业等新兴业态不断涌现，特别是传统产业也实现了
“旧貌换新颜”。在这样的特定历史时期，不管是对科技局本身，还是企业或民间而言，仅仅依靠保存文档，或依靠档案管理人员的人工录入，已经跟不上时代发展的脚步，而采用大数据技术，变革档案管理模式，才更加有利于收集社会动态信息，实现更加便捷、更加有针对性、更加有价值的数据信息
的提取和利用。二是科技档案管理模式已经多年不变，人工提取、录入、保存不可避免地造成档案损耗、遗漏甚至流失。科技档案工作经过多年的积累，已经庞大浩繁，因为保存条件的不足或变化，不少纸质档案出现了这样或那样的问题；而人工录入也缺乏严谨的校对程序，完整度难以保证。如果借助大数据技术，不仅能够将档案资料进行分类，自动生成编目、检索条件，还可以进行更加高级的检索，
满足多元化档案管理需要。三是很多人对科技档案信息化建设缺乏正确的认识，科技档案管理队伍相对薄弱。
科技局档案管理信息化是依靠着大数据技术，
为机关单位提供了更加优秀的网络化管理条件，庞大的信息量将使得档案管理工作变得更加有序，
实现了档案管理为社会服务的目的。当前机关单位追求的是无纸化办公，把所有信息都用计算机语言的方式存储起来，但是，所有的计算机语言都有着被篡改的可能性，一些重要的文件一旦被破坏，档案就无法复原，
这样的损失都是不可估量的[3]。利用大数据技术完整地保留档案，加上专业人才的规范管理，必将推动科技档案工作迈上新的台阶。
二、大数据技术在科技局档案管理中应用存在的问题
1.缺乏大数据与科技档案相对接的人才。科技局档案管理人才本身很少，由于成立时间晚、工作人员年龄偏大、对大数据知识掌握不足等具体原因，档案管理工作基本停留在日常工作方面，创新不足，大数据应用方面没有转确定方案和抓手。
科技档案工作现有的状态基本上都是基层单位负责档案管理工作，而且负责人
都是兼职的档案管理人才[4]。专业化不足，甚至有些地方连人员都没有配齐，出现了“兼职做专职”的现象，往往档案工作总是会被“专职”的领域冲淡，常常搞突击，造成★数字兰台shuzil an t a i
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