深圳人力资源部档案管理流程
深圳人力资源部档案管理流程
    深圳市人力资源部（以下简称“深圳人力资源部”）为确保其档案的有效管理，建立了深圳人力资源部档案管理流程，以下为主要部分内容：
    一、 建档
    1.深圳人力资源部负责接收、处理档案，负责对新人力资源账户的开立、账户的注销及关联的档案处理工作。
    2.深圳人力资源部负责收集、登记、整理、存档新进员工的个人档案，一般包括：申请表、身份证、学历、居住证等相关文件、签订合同书和雇佣协议、公司员工技能认定表等文件。
    3.深圳人力资源部还负责登记、整理、存档辞职人员的个人档案，包括离职申请、薪酬结算清册及相关文件等。
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    1. 所有档案均存放在深圳人力资源部档案室，档案室内设有档案柜，分为入职、在职和离职三个存放区；
    2.所有档案均加盖公章或有关审批人签字印章；
    3. 深圳人力资源部对入职档案异常多的员工要把此人相关档案整理收缩归类，根据永久性或短期性进行归档；
    4. 深圳人力资源部定期（每年一次）清理档案，把存放时间超过规定年限的档案归档存档，档案已到期的要及时通知有关人员注销或报废；
    三、查询
    1. 具体查询请联系深圳人力资源部档案管理员，经过考核后方可进行查看档案；
    2. 基于安全考虑，档案查询需登记有效凭证、账号及密码；
    3. 遵循档案管理政策，申请查看及修改档案的有效凭证，均不能凭空或餐厅的凭据要求查看档案；
    4. 对与档案相关的信息，均需要有授权凭证。
    四、归档
    1. 深圳人力资源部负责归档、处理部门内及部门外过时、无价值、失效档案；
    2. 深圳人力资源部负责将档案转由法律部门存放；有关保护环境的资料
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    3. 深圳人力资源部负责档案定期清理，将无价值档案存档至归档室；
    4. 归档室密级管理要严格遵守，深圳人力资源部负责保证数据安全性；
    五、离职
    1. 离职人员的档案由深圳人力资源部统一进行管理；
    2. 离职人员的档案负责人在注销账户后开具凭证（由离职人员本人签字），档案由处理人亲自送至深圳人力资源部；
    4. 深圳人力资源部定期检查有效性，以确保档案安全有效。
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    以上为深圳市人力资源部档案管理流程的主要内容，根据具体情况予以扩充，以保证档案的有效管理。

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