ERP系统中会计电子档案的设计与实现分析
理论探索
ERP系统中会计电子档案的设计与实现分析
◎文/孔庆虎
摘 要：文章讨论了ERP系统中会计电子档案系统建设的必要性，并对具体业务功能需求进行了分析，研究了系统设计思路与功能实现的情况。
关键词：ERP系统；会计电子档案系统；建设；必要性
0 引言
会计档案管理已经发展了近30年，其技术沿革大体上可分为三个阶段：第一个阶段是纸质化会计信息记录阶段，第二个阶段是电算化会计信息管理阶段，第三个阶段是信息化会计数据处理阶段。信息化会计数据管理技术是顺应时代发展潮流的技术，解决了会计信息统计和处理效率低的问题。现阶段，国内外大多数企业都已经建立了较为成熟的会计信息管理系统，文章将对ERP系统中会计电子档案的设计思路和功能实现的方法进行讨论。1 ERP系统中会计电子档案系统建设的必要性企业业务已经从单一化转向多元化发展，企业财务管理工作也经历了由扁平化到立体化的改变。不同的单位使用不同的财务管理系统，增加了企业对历史数据进行分析的难度；在同一企业中，若上下级单位使用不同的财务系统，也会
增加企业内部财务管控的难度，使企业作出的决策不具有时效性。除此之外，财务信息软件缺乏统一的标准，会导致企业在发展的不同时期对软件的使用具有随意性，进而导致企业财务部门要不间断地对多个财务信息软件进行维护。因此，不同历史时期使用不同的财务信息管理系统引发了一系列问题，主要体现在以下几方面：首先，在不同的软件平台存储财务信息数据，如何在较长时间内安全管理并使用这些历史财务信息数据，是一个比较难的问题。
其次，随着时间的推移，企业财务数据信息会越来越多，对大量历史数据的分类管理就显得尤为重要。如果没有高效的管理系统，查阅数据并提取有用信息的时间会很长、工作量会很大，且不同时期财务信息数据的差异也较大，因此需要一个统一的财务信息系统来减少不同历史时期数据的差异。而ERP会计电子档案的建立对提升企业财务电子档案的标准化、集约化管理水平起着决定性作用。2 具体业务功能需求分析
2.1 账务查询
2.1.1 凭证查询
凭证查询要实现单位及已转换账套所有凭证的获取功能。根据帐套名称和凭证金额等搜索要求，系统要检查搜索要求的设定是否符合规定，若搜索符合规定，则显示出符合搜索要求的凭证，查询所获得项目应以相关字段的形式体现。在显示搜索结果时可以选择排序方式，可以按照项目日期，也可以按
照项目序号进行排序。2.1.2 账页查询
账页查询要实现单位发生商业行为所产生的账户交
易信息明细快速获取。在对明细账进行核算时，因明细账
属性不同，可以分为科目或栏目两种明细账；因科目数量
和货币属性的区别，又可分为数量或外币明细账。以外
币明细账的明细账页查询为例，在查询时仅需要点击外
币明细账科目查询，就可以查询到外币明细账的详细信息，如要获取某凭证分录下的会计信息，只需要双击对应
的凭证分录即可。保养秘籍
2.1.3 科目汇总表查询
科目汇总查询要实现单位在查询期间内全部科目的
汇总信息显示。
2.1.4 报表查询
按照报表格式不同，通常可以将报表分为固定报表、变动报表和卡片式报表，固定报表还可以细分为单双项
目列报表。报表查询功能要实现查询所查询期间内的报
表数据。
2.1.5 固定资产卡片查询
查询已转换单位账套在查询期间的固定资产卡片数据，包括当月、当年折旧、资产净值原值等科目的数据查询。2.1.6 财务文档查询
财务文档查询能够实现针对财务文档的便捷搜索功能，用户可以通过搜索财务文档的创建日期、文件类型、关键词进行查询，并且可以根据文档大小、创建时间等信
息对财务文档进行排序。
2.2 可用性要求
建立的会计电子档案系统要满足客户的可用性需求，即会计从业人员经过短时间的培训可以熟练掌握会大乐透中奖规则及奖金
计电子档案系统的操作方法。会计电子档案系统将为两
种用户服务，分别是一般用户和管理员用户。管理员用户
权限较高，能够新建多个单位档案；一般用户则只能针对
本单位的会计信息数据进行查询或处理。
会计电子档案系统要满足Windows操作系统的基本
安装要求，要求操作界面要简洁，经过短期的培训就能够
熟练使用该系统，且该系统的各个功能都应该有相应的
说明。
2.3 可靠性要求
会计电子档案系统应具备不停机工作的能力，平均
无故障时间应大于3200小时。
2.4 性能要求
无论何时，会计电子档案系统的数据库都要满足100
个用户的使用需求；会计电子档案系统的数据库为用户
提供存储和提取数据功能，并且要求存储和提取数据的
时间延迟不超过10毫秒；会计电子档案系统在进行一次
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普通事务处理时，所花费的时间不能超过10秒。2.5 安全性要求
除管理员用户以外，任何人都不能对历史数据库中的数据进行改动或删除。为防止会计电子档案系统的客户端软件或者硬件损坏，而出现丢失数据的风险，该系统必须保证不同单位之间的数据读取权限的独立性。3 ERP 系统中会计电子档案系统的设计
为了解决会计电子档案存在的问题，主要从三个方面对软件系统进行设计，实现三个主要功能。第一个功能是实现财务数据查询，查询功能应依托于统一的软件平台；第二个功能是实现新形式的查询检索，在统一查询平台的技术基础上，创新性地设计查询方法，实现查询手段的创新转变；第三个功能是实现数量庞大的历史财务数据的转换与统一，对历史数据进行统一管理。3.1 系统技术架构
系统技术架构以B/S 架构为基础，以struts 为系统框架，会计电子档案系统用户在进行查询时通过浏览器向服务器发送请求，服务器根据特定算法对用户请求进行计算，最终将处理好的信息和计算出的结果发送给浏览器供用户使用。整个系统架构有三个主要组成部分，分别是用户界面层、应用服务层和数据服务层。
用户界面层完成客户端人机交互环节的逻辑运算处理工作。WEB 浏览器上获取的用户需求会传输至WEB 服务器端，服务器则借助HTTP 协议将用户查询的数据页回传至用户操作界面，因此，用户界面层的任务是实现用户输入和数据显示的功能。
应用服务层是业务功能实现的核心，是生成并操作接收信息的业务规则和函数的集合。应用服务层介于WEB 客户端与数据库之间，该逻辑层可以根据业务规则进行任务处理。
数据服务层能够实现信息存储功能、数据访问功能和查询优化功能。数据服务层为数据库查询提供技术支持，并在获得逻辑运算结果后将其发送给WEB 服务器。3.2 系统功能架构
ERP 系统中会计电子档案系统支持账务、报表、固定资产以及档案的查询，还支持档案和系统的管理。账务查询模块可以进行凭证和账页查询、科目汇总表和科目辅助汇总表查询、专项核算明细账和对象明细账查询、科目汇总表和科目辅助汇总表查询、专项核算分类汇总和专项对象综合查询、清理过程和辅助账查询；固定资产查询模块可以进行卡片查询和卡片汇总查询；档案查询模块可以进行案卷查询、账务文档查询、档案借阅和销毁；档案管理模块可以进行案卷和文档管理、档案借阅和销毁管理、案卷的导入和初始化操作；系统管理模块为用户提供了基本的会计电子档案桌面管理功能，可以对登陆系统的密码进行修改，完成数据上传和升级、数据备份与恢复等事务。3.3 系统设计
查询和存档是会计电子档案要提供的两个主要功能，
会计信息数据查询与转换是会计系统设计实现的两个基本要素。整个会计电子档案系统处理业务又可以分为两个环节，分别是后台数据转换和前台数据查询。在后台数据转换环节中，用户将账务、报表和固定资产的数据输入会计软件产品中，软件对会计信息数据进行抽取转换，形成固定格式的会计数据包；以文件形式存在的各种会计相关文档通过文档转换形成会计文档包，最终完成后台数据的转换过程。经过后台转换过的数据可以发布到网站或者存储于硬盘中，以便实时会计信息数据查询或者进行历史数据查询。数据查询功能通过WEB 网站的查询方式实现，也叫前台网站查询。前台网站查询环节接收会计数据、会计文档和会计案卷，以用于查询账务数据、固定资产、报表、会计文档和档案案卷，查询结果最终以Excel 表格形式呈现给用户。4 功能实现
以查询功能为例，对系统功能进行测试与评价。首先，单击菜单栏中的账务查询图标，然后选择分项目凭证查询，在进入凭证查询的操作界面之后，可以在操作界面的左侧选择或输入查询条件，查询的结果将显示在右侧的空白区域内，包含凭证日期、凭证编号、制单人、摘要、科目代码以及科目名称等要素。如果需要了解更详细的信息，可以双击某条会计凭证，查看借方金额和贷方金额。除此之外，双击凭证分录也能显示出凭证分录所对应的商业行为解释信息。所有账务项目的查询方式都与凭证查询方式类似，都是首先在条件设置搜索框设置所需要的条件；查询到的结果通过双击的方式进行会计信息穿透后，可以得到凭证分录和辅助解释信息。最后，可以通过信息导出功能将所查询的信息导出到Excel 表格中。5 结束语
ERP 系统中会计电子档案系统的使用减少了会计人员的工作量，提高了工作效率。通过会计电子档案系统可以便捷地查询历史会计数据，提升了会计核算质量，提高了企业财务管理水平。ERP 系统在使用过程中，会计人员普遍反映较好，但仍然有一些问题需要解决，有一些功能需要完善。例如：作为一个会计信息管理系统，应该具备下发通知的功能，并建立技术讨论论坛，以解决实际使用中的各种问题；对一些功能的讲解只使用了文字解释，没有制作简单易懂的视频说明书。EPR 会计电子档案系统的建立有助于企业管理数据，解决了长期以来的会计数据存储难题，实现了冗杂数据的有效安全管理，同时也为不同数据源的统一存放问题提供了解决方法，全面提升了企业的会计管理水平。参考文献：火车硬卧图片
［1］张继军.企业电子会计档案管理系统应用研究［D ］.长春：吉林大学,2019.
［2］郭晖，于棣维.档案管理系统与财务管理系统集成设计与实现［J ］.信息系统工程,2017(7):45-46.
2022年考研作者单位：航天信息（山东）科技有限公司

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