第四章 电子文件归档和电子档案管理(2020版)
第四章 电子文件归档和电子档案管理
第一节 概述
一、基本概念
（一）电子文件
电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。
我们在日常工作生活中会接触各种类型的信息记录，但这些信息记录不一定就是电子文件，从电子文件的概念可以看出，只有满足一定条件的信息记录才可以称为电子文件：一是电子文件是以数字格式形成、传输和存储的，通常由计算机、数码相机、数字传感器等电子设备生成、处理和存储，其信息是以二进制数字代码记录和表示的。二是电子文件是由国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中形成和办理的。也就是说，电子文件是应一定的业务和活动需要在社会活动中产生的，记录了特定社会活动的过程和结果，这梦见剪头发是什么意思
也是判断计算机的数据或信息是否为电子文件的首要标准。三是电子文件由内容、结构、背景组成，这是电子文件三大基本构成要素。把握电子文件的构成要素对于理解和管理电子文件十分重要，内容信息是电子文件的核心要素，背景信息和结构信息则是保证电子文件内容真实、完整的重要条件。
电子文件的内容是指以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的主题信息，主要表达了作者的意图，例如一份会议纪要中记录的会议情况和议定的事项等。电子文件的结构是指电子文件内容信息的组织和存储方式，分为逻辑结构和物理结构。逻辑结构是对电子文件内容各信息单元之间关系的描述，例如一份电子公文的标题在页面中的位置，正文的字体、字号等。物理结构是电子文件在存储设备或载体中的存储位置和文件格式，它决定了在存储中到电子文件的寻址方向与方法，以及正确读取电子文件内容、版面格式等信息的规则。电子文件的背景是指有关电子文件形成环境的信息，包括电子文件之间的相互关系、形成电子文件的过程、业务活动、技术环境以及与电子文件形成和存在相关的信息等，如拟稿人、签发人、发文单位、印发时间等。背景信息是证明电子文件真实性和完整性的重要信息，可以为正确理解电子文件的内容、相关活动和事务的处理以及对电子文件的处理等提供必要的信息，在电子文件归档与电子档案管理过程中具有重要作用。
（二）电子档案
电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。电子档案由电子文件转换而来，具备电子文件同样的构成要素和特征。但电子文件并不必然转化为电子档案，需要满足两个方面的条件。
1.电子文件必须具备凭证、查考和保存价值
即电子文件的内容所表达的信息对于反映特定的事实具有证明作用，或者在研究分析某个事件、事物或活动中能起到提供线索、辅助考究的作用。为了保证发挥凭证或查考价值，电子文件必须至少满足如下质量要求。
（1）电子文件基于可信系统，并按照规范程序拟制或办理形成，或通过数字摄录设备拍摄、录制生成；
（2）电子文件及其组件齐全完整，内容未被篡改，内在有机联系得到维护；上古卷轴5 攻略
（3）电子文件的形式符合国家法规标准等规范的规定，例如电子公文符合《党政机关电子公文格式规范》系列标准规定的结构、要素显现规则和特定格式等；
（4）电子文件以规范的计算机文件格式存储，例如电子公文的版式文件符合《版式电子文件长期保存格式需求》的规定；
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（5）电子文件的内容、结构、背景及其管理过程等基本元数据齐全完整，并与电子文件建立了稳定关联。
2.电子文件必须按照规范的程序进行归档保存
归档是电子文件的保管权向档案部门转移的过程，这一过程的终结意味着电子文件转化为电子档案。规范的程序为电子文件转化为电子档案提供了必要的合规性，保证了归档后电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。规范的归档程序主要包括收集、整理、清点、检测、登记、编目等步骤。
（三）元数据
元数据通常称为“关于数据的数据”（data about data），用于描述和定义数据。电子文件和电子档案的元数据就是描述电子文件和电子档案内容、背景、结构及其管理过程的数据。由此可得，电子文件和电子档案的元数据所描述的对象有两个：一是电子文件和电子
档案本身，包括所有的构成要素，即内容、背景、结构，例如电子公文的题名、责任者、文件编号、成文时间、密级等。二是电子文件和电子档案的整个管理过程，涵盖电子文件和电子档案的整个生命周期，包括电子文件从形成到归档再到电子档案管理、移交直至永久保存或销毁的全过程，例如归档人姓名、归档时间等。
二、种类
电子文件的种类繁多，根据不同的划分标准可以划分为不同的种类。
（一）按电子文件的信息存在形式分
根据信息存在形式分，可以分为以下几种。
1.文本文件
空调用电计算文本文件是指使用文字处理软件（例如WPS、Word等）生成的，由字、词、数字或符号表达的文件，存储内容由ASCⅡ标准代码和GB2312-80标准汉字代码构成。常见的文件格式有OFD、PDF、WPS、DOC、DOCX和TXT等。常见的电子公文一般多为文本文件。
如何办签证2.数据文件
数据文件包括两类：一是含有数据的电子表格文件，如用Excel软件制作的各种数据表格，文件格式为XLS、XLSX等。二是数据库文件，是在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据对象，即以数据库形式存在的具有文件属性的记录，常见文件格式为DBF等。
3.图形文件
图形文件是指由计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助工程（CAE）、地理信息系统（GIS）或绘图系统等根据一定算法绘制的设计模型、图纸、图画等文件。图形文件由代表绘图坐标的矢量和一些参数组成，可以使用特殊的代码或纯文本文件的代码存储，以便在不同软件包之间进行交换，常见文件格式为EPS等。
4.图像文件
图像文件是指使用数字设备采集或制作的画面，如用数码相机拍摄的照片、扫描仪扫描形成的图片、用Photoshop等软件制作的效果图等。图像文件的分辨率与存储空间成正比，
不同格式的图像文件不能任意进行交换使用，常见的文件格式有JPG、BMP、TIF等。
5.影像文件
顺风查询影像文件是指使用视频捕获设备（如数码摄像机）录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。影像文件需要较大的存储空间，其分辨率与存储空间成正比。常见的文件格式有MPG、AVI、MP4、FLV等。
6.声音文件
声音文件是指使用音频设备（如录音笔）录入或用编曲软件生成的文件，常见的文件格式有WAV，MP3等。用音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率和速率越高，音质越好，文件所占存储空间就越大。

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