物业 客户投诉、意见处理工作规程
1  客户意见/投诉分类
1.1 A 级——重大投诉级
1.1.1 主要针对因我方管理失误、工作失职及渗水、裂缝等影响客户正常生活,有可能引起法律责任的问题。
1.1.2 处理要求:创业小投资
a.汇报上级;
b.分析预见同类问题涉及面及问题有可能造成的不良后果;
c.听取领导指示或征询专业意见;
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d.制定具体方案后报上级领导。
1.2  B 级——体投诉级
1.2.1 多位(5位以上)客户投诉,已经或可能产生不良舆论(包括在互联网上)或对公司形
象造成负面影响的问题。
1.2.2 处理要求:
a.接受人员及时向相关部门进行调查;
孝心名言b.征询专业意见;
c.制定具体方案后报上级领导。
1.3  C 级——一般性投诉级
1.3.1 主要针对管理状况、工程质量、设备设施、环境卫生、工作制度、服务流程、服务态度、服务技能等方面的投诉问题。
1.3.2 处理要求:
a.接受人员及时向相关部门进行调查;
b.听取领导指示或征询专业意见;
c.制定具体方案后报上级领导。
1.4  D 级——体意见级
1.4.1 多位(5位以上)客户针对项目状况、工程质量、设备设施、环境卫生、工作制度、服务流程、服务态度、服务技能等方面提出的意见。
1.4.2 处理要求:
a.接受人员及时向相关部门进行调查;
b.征询专业意见;
c.制定具体方案后报上级领导。
1.5  E 级—— 一般意见咨询级
钱塘湖春行 白居易1.5.1 相关部门职能范围内可回复处理的客户个性意见、建议、咨询。
1.5.2 处理要求:
a.接受人员及时向相关部门进行调查;
b.征询专业意见及解决措施。
2  处理程序
2.1 (前台)值班人员接到客户口头、书面意见/投诉后,应先填写《客户投诉记录表》,若能立即处理的则应立即处理,若不能立即处理的则应将客户要求回复的时间记录下来,并将《客户投诉情况记录表》转交客服班长/主管。
2.2 客服班长/主管/经理应及时分析问题产生的原因,调查事件经过,分析判断意见/投诉是否有效。若属于无效意见/投诉,在24小时内回访客户并做好解释工作;对有效意见/投诉进行分级判断并处理:
2.2.1  A、B 级投诉应立即向客服主管/经理汇报,由客服主管重点跟进处理,要求每日与相关部门负责人沟通具体情况,并向项目经理汇报当日处理跟进情况,根据上级领导指示处理。
2.2.2  C、D、E 级意见/投诉客服班长/主管落实解决措施,在客户要求回复的时间内首次回访客户,对于客户没有明确回复时间的,应根据事件的轻重缓急在规定的时间内回访客户,严重且紧急事件和不严重但紧急事件应在2小时内首次回访,对于严重但不紧急和不严重不紧急事件可在24小时内首次回访。
2.2.3  C、D、E 级意见/投诉如不能在4个工作日内得有效处理,或处理人员认为客户会对解决方案不满,则应向客服主管重点汇报,由客服主管及时跟进处理。7日未得到客户满意之解决方案,部门内作A级问题,重点处理。
2.2.4 处理人应及时跟进客户意见/投诉的处理情况,与客户保持良好沟通,并在《客户投诉情况记录表》上做好记录。
2.2.5 处理人完成对顾客意见/投诉的处理后,将处理结果填写在《客户投诉情况记录表》上,并将处理结果以口头或书面形式回访客户,了解客户对意见/投诉处理结果的满意度并做好回访记录。
婚姻是坟墓2.2.6 需要转相关部门处理的意见/投诉,A、B 级由客服主管填写《客户投诉情况记录表》,漂亮的av明星
转签至相关部门处理。C、D、E 级可由客服班长/主管助理转签。正常情况下,要求相关部门在一个工作日内书面反馈处理意见。
2.3 统计与分析
2.3.1 客服主管每周至少查阅一次《客户投诉记录表》,检查意见/投诉处理和执行情况并签字。
2.3.2 客服前台每月5日前对上月发生的意见/投诉进行分类统计(包括有效和无效投诉),向主管提交《客户信息统计表》。
2.3.3 客服主管每月7日前完成《客户信息统计表》的审核,根据情况提出纠正和预防措施建议,上报部门负责人。
2.3.4 每年年底由前台客服管理员对本年度的客户意见/投诉进行汇总,由客服主管编写客户意见/投诉年度汇总报告上报公司,作为管理评审的依据。
2.3.5 客户投诉记录及相关统计/分析报告由前台客服助理按月分册整理归档。
3  相关文件与记录表格
3.1 客户投诉情况记录表
3.2 客户投诉记录表
3.3 客户信息统计表

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