XXX公司合同管理制度标准和流程
文件编号： ABC-0001 文件类别： 制度类
归口部门：总裁办 日期： 2022 年 10 月9 日 |
起草：经办人小贾 审核： 批准：
合同管理制度
传达范围：集团范围内 附件数：0 |
保密级别：○绝密 ○机密 ●一般 ○公开 总页数：
6.2检查与考核内容 6
七.附则 9
一.适用范围
本标准规定了ABC集团及其下属各级公司(下称下属公司)合同管理的管理职责、管理内容与方法、报告和记录。
六级流程 本标准适用于集团公司合同管理工作，并可作为管理指引并参照执行。
二.规范性引用文件
本标准引用了《民法典》及诉讼、仲裁管理标准。
三.相关定义
3.1合同
是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间签订的 设立、变更终止民事权利义务关系的协议，就集团管理而言，其表现形式包括但不限于合同协议、框架协议、订单补充协议、承诺函、合作意向书等。
3.2合同分级分类
为了提高审批效率，合同按类别、金额大小分做如下分类：见附件一
四.合同管理职责
4.1合同主办部门职责:
4.1.1合同主办人是合同主办部门业务人员，负责具体办理合同的订立、审批、签订、归档、履行、变更、解除及纠纷处理事务,对合同承担直接责任。
4.1.2合同商务负责人由合同主办部门的负责人担任。合同商务负责人负责确认合同交易结构及合同条款符合商业目的，监督合同履行和归档，组织合同异常及纠纷处理，指导合同主办人履行各项合同管理职责,对合同主办人的行为承担责任,对合同承担管理责任。
4.2法务部门职责:
（1）合同主体、内容、形式是否合法、有效；
（2）合同条款是否完备、严密、准确；
（3）合同风险是否能规避或降低；
（4）合同违约条款能否满足公司要求；
（5）相关审批程序是否符合公司规定；
（6）负责合同档案的管理及保管；
（7）负责合同管理标准的制定修改和解释。
（8）负责本部门职能范围内合同的审核、修改、监督和检查等工作。
4.3.财务部门职责：
（1）合同条款是否符合国家财税法规和公司财务规定。
（2）合同支付条款是否符合公司资金安排及付款进度是否合理。
4.4会审部门职责:负责根据本部门职责范围对钉钉审批转交的相关合同提出审批意见。
五.管理内容与要求
5.1本标准依据的流程
参考样本如表附件二所示
5.2 总则
集团公司合同管理实行集团公司、各下属公司统筹管理的原则,由集团总部总裁办归口统一管理。
5.3 合同管理主要内容
5.3.1建立健全本单位合同管理制度和管理流程。
5.3.2常用合同建立合同范本模板库。
5.3.3监督本单位依法、依流程对外签订合同。
5.3.4建立合同档案,对合同进行登录、统计、保管及例行报表。
5.3.5监督检查合同的履行,保管合同履行过程中的各种证据。
5.3.6对出现的合同纠纷及时汇报,并根据职责和授权作相应的处理，避免损失的发生等。
5.4 合同拟定
5.4.1合同主办人应在法务人员提供的合同模板基础上完成合同初稿，没有相应合同模板的，合同主办人可在合同对方提供合同版本的基础上完成合同初稿，提交法务部门审核修改。
5.4.2重大合同拟定前，合同主办人应事先通知法务人员参与交易结构设计及合同准备;合同洽谈时,应通知法务、财务等专业人员参加。必要时可聘请外部律师协助。
5.4.3合同起草争取由己方或以已方为主承担，语言应严谨简练准确，条款齐全，权利义务明确。合同起草应优先采用我方的合同模板.如确需采用对方合同模板的，应在该合同中将我方合同模板中的关键条款予以落实。
5.5合同审批
5.5.1合同应先审批，后签订，不得与对方先签订合同或实际履行完成后再补审批流程。
5.5.2在合同签订前，合同主办人应将合同稿及合同附件（见附件三）一并提交相关审批流程钉钉审批。
5.5.3参与合同钉钉审批的职能部门按照其职责和专业分工承担相应的审核职责并发表意见。合同内容需要其他相关业务部门参与审核审批的，可及时将审批转交该业务部门负责人。
5.5.4 审核合同时，如发现重大错误遗漏或风险，应在钉钉审批流程上予以明确并提出修改意见或风险提示;需要退改时,应连同全部文件退还主办人。
嚼槟榔5.5.5根据钉钉审批意见需对合同做出调整的，合同主办人应按照钉钉审批意见修改完善合同或提供反馈意见。
5.5.6各部门的审核时间，营销销售类合同2个小时必须审批完毕或给出审批意见；其他合同当日审核完毕，最长一般不超过2个工作日（需根据合同类别分类，包括部门、金额、合同类型），特别重大或复杂的合同经本部门负责人同意后可适当延长审核时间。合同承办部门与合同相对方的沟通、洽谈时间，不计入审核时限。
5.6合同的签订
5.6.1合同经审批通过后可进行签订盖章。合同签订双方均为法人时，双方应加盖公章或合
同专用章，不得以部门的名义或以加盖部门章形式签订合同。如合同相对方为自然人时，自然人一方应签字，并附上自然人的身份证复印件。
5.6.2在合同正式签订前，合同承办部门应该对最终签署的合同文本与经审批通过的合同文本保持一致，任何人不得擅自修改合同文本。
5.6.3当合同有多页或有附件时，应加盖骑缝章，由合同主办人审查校核后，再签字盖骑缝章。双方应以钢笔或水笔签字。
5.6.4签订重大合同时,对于合同对方委托代理人签订合同的情况，合同主办人应要求其提供法定代表人授权委托书明确授权代理人签订合同。
5.7合同归档
5.7.1合同各方完成签订后，合同主办人应在10个工作日内将合同原件上交总裁办进行合同档案管理归档。
5.7.2合同归档文件包括:
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(1)合同文本(正本及副本)及附件扫描件；
(2)合同履行过程中形成的履行情况记载(包括但不限于会议纪要备忘录、对账单、往来盖章函件)及有关材料;
(3)纠纷的处理情况记载及有关材料;
(4)其他与合同审批签订及履约相关的材料;
(5)合同履行过程中产生的合同档案文件；
5.7.3合同档案需按公司保密制度相关规定确定合同的密级并采取保密措施。
5.7.4合同借阅经批准并办理借阅审批手续后方可在公司合同管理专员处借阅。借阅应说明借阅用途及需要借阅文件形式，合同原件借阅使用完后应及时返还。
5.8 合同的履行
5.8.1合同生效后，合同各方应全面、及时、实际履行合同。
5.8.2对销售合同金额在5万元以上的订单，向生产下发工单的同时应后附合同复印件，以此作为指导生产的依据。
5.8.3合同主办人应密切跟踪和严格控制合同的履行情况，每月在合同管理系统、其他信息化平台或线下做好履约信息维护和更新。
5.8.4合同生效后，合同对方不履行或不全面、不适当履行合同或有明确的言行表示不准备履行合同的，或发现对方的资信情况、履约能力发生恶化可能导致合同不能履行时,合同主办人立即向商务负责人汇报，商务负责人应尽快采取措施，并及时向上一级主管及法务部门进行通报,牵头相关部门进行会商,讨论处理方案。
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