办公自动化在文书档案管理的应用研究
作者：王宇飞 徐秀英 高志国
来源：《科技创新导报》 2014年第12期
王宇飞 徐秀英 高志国
(吉林省水文地质调查所 吉林长春 130051)
摘要：随着科学技术的快速发展，文书档案管理也逐渐进入了办公自动化的阶段。办公自动化在文书档案管理中的应用不仅使档案管理的工作效率得到了极大的提升，还实现了档案文件和文字信息的交流与共享，使文件传递的安全性和速度也大幅提高。但文书档案管理的办公自动化也削弱文件的保密性，并提高了对档案管理人员综合素质的要求。因此，在文书档案管理办公自动化的新时代，要积极采取有效的措施来解决文书档案管理中存在的问题，以促使文书档案管理水平的不断提升。
关键词：办公自动化 文书档案管理 应用 优点 问题 措施
中图分类号:G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X(2014)04(c)-0191-01
文书档案作为档案管理工作的主要组成部分之一，其主要是对领导决策、基本建设、研究开发以及问题处理等各个方面进行的客观性反映。随着我国改革开放的深入和市场经济的不断发展，文书档案的管理工作也逐渐进入了一个新的发展阶段。文书档案管理的办公自动化主要是通过电子计算机等现代办公设备和技术来准确、迅速地对文书档案信息进行处理，进而提高工作效率。办公自动化在文书档案管理中的应用有着巨大的优势作用，但同时也存在着一些弊端，这就需要档案馆在新时期的发展中要加快管理设备的硬件建设，并通过有效的措施来增强文书档案的保密性，从而保障文书档案管理工作的健康高效开展。
1 文书档案管理办公自动化存在的问题
1.1 电子文件的保密性受到削弱
与纸质文件相比，电子文件没有固定的形式且易于变化，这就使得其文件内容容易被他人修改，且改动后不留下痕迹。此外，电子文件还没有特定的字迹，并且其字号、字体等的修改都较为容易，同时，电子文件还不能同纸质文件一样进行签名或盖章。电子文件的这些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人们无法根据文件的印章、字迹等特点来判断其是否为原件，这也造成了电子文件自身原始性不能得到确定。以上这些问题都对网络电子文件自身的保密性造成了严峻的考验，并使文件自身的保密性受到削弱。
1.2 对档案管理人员自身的综合素质要求提高
电子文件和电子档案的归档与管理是一项技术性和专业性结合较强的工作，这就决定了其对档案管理人员自身的综合素质有着更高的要求。具体来说，档案管理人员不仅要具有较高层次的知识素养，还要熟练掌握数据通讯技术或计算机技术的应用，并且熟悉传统档案管理的原则、理论、技术和方法，从而以高水平的业务素质和专业技能来切实提高文书档案工作的管理水平。
2 提高文书档案管理办公自动化的有效措施
办公自动化在文书档案管理中的有效应用有着巨大的优势，也揭开了文书档案管理工作的新篇章。但同时，文化档案管理的办公自动化也存在着一些问题，针对这些问题，该文提出了以下几个方面的解决措施。
2.1 积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善
文书档案管理的办公自动化主要依赖于互联网、电子计算机以及其他各种类型的数字化设备，因此，积极进行硬件设备的建设对于提高文书档案管理的办公自动化有着决定性的作用。同时，只有加强档案管理设备的硬件建设，改善文档管理的硬件环境，才能促使工作人员更积极地参与到现代化技术的学习和应用当，从而实现文档管理技术手段和技术设备的现代化，促使档案管理水平的提高。
办公自动化管理
2.2 加强对系统自动化外网和内网的合理布局
办公自动化内外网的有效隔离是保证网络安全的最有效和最主要措施之一。具体来说，第一层主要是利用路由器来过滤掉被屏蔽的服务和IP地址，然后在选择一些可以放行的地址来进入文档办公自动化的网络。第二层是利用防火墙来进行有效地隔离防护。一般来说，网络中的防火墙大都具有认证机制，且从整体来看，防火墙具有的基本功能主要有以下几种：对网络攻击的相关检测和告警；对经过防火墙的活动和信息内容进行记录；封堵一些被禁止的业务；对进、出网络的某些访问行为进行管理。通过这样的方法不仅能够对文档信息起到保密作用，还可以提高档案管理的时效性。
2.3 促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合
档案管理人员的现代化是促使档案管理办公自动化实现的重要保证。传统文档管理模式的长期沿用使得当前的档案管理存在着工作人员的现代技术水平较低或者是技术文盲的现象，这就使得进行档案管理的一些现代化设备并不能得到良好的应用，文档信息管理的办公自动化也就无从谈起。因此，在科学技术快速发展的新形势下，档案管理人员必须要增强忧患意识和时代精神，认清时代发展的形式，通过培训或学习来积极掌握传统档案管理的原则、理论，技术和方法等专业技能，同时还要不断提高对数据通讯技术和计算机技术等的掌握能力，以实现自身现代化和专业化的有机结合。
2.4 采取有效的措施来提高电子档案管理的安全性
电子档案保密性和安全性的提高可以从以下几个方面来进行：（1）采用缩微技术把字迹模糊、带有手迹或盖有印章的文书档案转成具有图像性质的网络电子文件，以防止文件信息被篡改，从而保证文件内容的原来面貌和原始性。另外，通过这种方式还可以减少文档的储存空间，并且有利于实现文档的长期保存；（2）运用专用软件来加强对电子文档的保密处理；（3）通过采用验证和备份措施来防止文件的失真和丢失，同时还要把一些需要永久性保存的文件制成缩微品或者纸质文件；（4）利用防火墙和路由器等措施来把办公自动化的内外网进行隔离，以增强文档的保密性。
加强文书档案管理的高效化是时代发展的必然趋势，其管理水平的高低直接关系着文档资料能否得以完整的保存，同时，文书档案能否得到全面科学化的管理是新时期衡量企事业单位档案管理水平的重要标准。因此，在信息网络技术快速发展的新形势下，相关部门必须要加强对文档管理工作的重视，注意培养和提高档案管理人员自身的综合素质，强化各部门之间的合作与交流，从而促使文档管理标准化、规范化和安全化的实现。
此外，档案管理部门还要积极进行硬件建设，加强对系统内外网的合理布局，并通过硬件环境的改善和档案管理安全性的提高来强化我国文档管理的水平，确保文档管理工作的健康化、正规化发展，并为实现良好的社会效益与经济效益提供保障。
参考文献
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