OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用分析
OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用分析
摘要：办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）便是集现代化办公与计算机网络功能为一体的新式办公方法。办公自动化的实行，可以对目前管理组织结构进行改善以及对管理机制做出调整，以高效率为原则，增加协同办公水平增强管理决策一致性，最终实现提高管理决策与管理效能。文章以OA系统的有关理论为基础，对OA系统应用于医院管理工作的必要性进行分析，并针对其特殊性提出如何有效开展工作、对OA系统进行了针对性的应用，最后预测了OA系统今后的应用和发展方向。
关键词：办公自动化；OA系统；医院管理；效率
引言：
在信息社会日益发展的今天，互联网技术被大面积地运用于生活中，各领域都开始大量采用先进网络信息技术。OA系统应运而生，这一新型线上办公方式相比传统的办公方法有着较大优势，在节约人工、物力资源和其他资源成本的同时还显著提升了工作的效能，深化了工作单位和时代融合力。特别是作为一个医院，一个好的管理体系更是保持医疗工作顺利进行的
根本，行政部门所涉及的管理内容非常多，临床科室同样需要行政部门提供多种支持。为适应医院管理特殊性，高效、快速处理和可共享办公系统，是提高医院管理效能和促进医院优质发展的关键。
一、OA系统管理价值
（一）搭建院内通讯平台
广州红帆OA医微云系统设有专用通讯录版块，人力部门可对职工的通讯录可实时同步医院人力资源系统录入的个人电话和，并可以对院内各地方办公电话进行定时更新，使职工能迅速、准确地与所需交流的人员或科室取得联系，又可支持点对点的在线交流，使工作信息得到及时、高效的传输，又可保证文件资料、数据的保密性。
（二）搭建公共信息发布平台
医院行政部门和临床科室办公地点不同，办公时间可能会出现错开，所以医院所有决策，通知和文件都可通过广州红帆OA医微云系统进行下发，并且准确无误地传输到每一位员工手中，同时移动端也能做到随时观看，随时下载，并且根据文档的内容来设置是要传输、
已阅读的还是要答复的。否有需要特别提醒的人员。
（三）实现了文件在线搜索的功能
医院在日常管理过程中信息资料十分庞杂，各个部门、科室之间还经常进行互动，为明确对文件的需求及各自的责任，翻查纸质文件依据的效率非常低，广州红帆OA医微云系统在的通知公告、文档管理等模块的带有线搜索功能，只要输入关键字，即可把有关通知或文档一起调出来，既提高了工作效率，又可以看到通知或文档之间关联性，从而为决策的准确性提供支持。
二、OA系统具体运用于医院管理
（一）理清医院的各种办事流程
医院内部管理事务十分庞杂，一方面行政工作较多，涉及上级部门及我院各科室之间业务归口问题，工作岗位及工作内容都比较精细，采用手工进行文件整理，不可避免地会出现传递错误或者传递失败的情况。另一方面，医院临床科室除医疗工作外，还有很多工作需要与行政部门进行衔接，但是由于平常工作繁忙以及工作时间等原因，双方之间的信息沟
通不够及时或者过程不够熟悉就可能造成效率低下或者信息的损失。目前医微云OA系统运行100多个在线流程，分类涉及20多个部门，能够设定明确的分类提交处理流程，将各项工作归口部门、对接部门通过前期梳理直接置于流程之中，员工只要选择相应部门、相应的流程事项即可按步完成文件流转工作，省去了查询及查时间，大大提高工作效率。同时该功能还能使新进员工只要在OA系统上进行设置查看流程图便能了解办事流程，是了解医院日常事务的好方法。
（二）提高文件和事务审批的效率
在医学持续进步的背景下，医院各项业务逐步拓展，为承担起广大病人患者身体健康的责任，在日常工作中必须十分慎重，因此无论是在行政管理上还是临床管理中，均存在着大量需经过高一级管理人员批准的事务性工作，一方面要确保所有事务顺利进行，使涉及这一过程的所有部门了解此事；另一方面又为负责过程，有些重要文件、事务需要领导自上而下层层批转，以确保其进展的合理性。传统的办公管理模式下，由于院区范围较大，行政与临床相分离，领导在外会议等因素可能会不能及时签章审核文件，这样就会延长流程的完成时间并拖慢工作效率。采用OA系统后，就等于依靠网络构成虚拟办公地点，可以使
分散于医院各地区的员工打破时空的束缚，仅需把文件或者事务流程上传到OA系统就可根据业务所需按照流程进行审批工作，，只需单击提交即可把资料传输到系统内已经设置好的相应科室，而不需自行重新进行筛选。同时领导可将审批意见留到流转时，对员工要做的工作或者注意事项进行提示，使整体工作进展更加明确，效率得到了很大提高。日常传输资料只需发起传阅即可把资料传输到自己选择设置好的相应科室及个人。
办公自动化管理
（三）方便了工作的交流与衔接
在智能手机广泛应用的今天，利用或者QQ做工作沟通平台已经屡见不鲜，但是这类软件不能够把工作信息与生活信息割裂开来，有时候甚至不能够及时地看到工作中的各种信息。医微云系统的移动端同时植入企业和双平台运行，支持在企业或中在线查看OA系统。医院在工作中经常会遇到一些突发事件，为避免遗漏其他的社交平台信息，则可利用OA系统移动端来交流，OA系统移动端还附带有强大查询功能，它能快速而准确地反映出医院各个部门的组织架构情况及职工的情况，做到上下之间、部门之间、职工之间信息的交互与协调交流，真正做到将信息传达到特定科室，特定人员手中。OA企业移动端聊工作模式可无需加好友即可建，传达消息，企业通讯录中员工均可加入。
交流工作模式的聊板块中也可设置显示已读与已回和未读两种方式状态，把只需看的与须回的区别开来发起人可随时查看已读未读情况，全部完成后会有状态提醒，这样，工作忙中遗漏回的消息就时刻保持着提醒，直至回复录入对应内容该信息才能算是传递完毕，之后便进入存档模式中，该操作确保每个信息能够传递给每个需要了解的工作人员，以此来确保工作的顺利开展。
（四）明确责任
传统文件修改与业务交付主要依靠人工操作，且流程进度较难控制，部分事务对接过程中可能会出现人员变动，信息沟通中经常会出现错误和理解偏差，工作流程中一时很难进行责任分工，这对于一些时间性很强的工作产生了极大的影响。OA系统工作流程中做出清晰流转动向后，就等于工作职责被自动分割，增加办事透明度，能准确无误地向员工传达工作职责与任务，让每个办事人员明确责任与义务，以产生紧迫感。同时，OA系统还起到了监督作用，显示每个步骤的到达时间、开封查看时间、审批时间，并带有催办功能，可设置催办频率，对工作安排及进度进行跟踪，上级部门可了解院内各科室，各部门工作状态，及时促使员工完成其局部，从而更好的促进整体任务的实现。
（五）达到工作留痕的目的
医院行政管理部门和各临床科室之间存在着大量工作内容互动，特别是有些文件内容需多个科室共同审定、互相交流，但由于行政与临床在工作场所上是分离的，在工作时间上可能会存在些许差异，协调好相互之间的时间是比较难的，此时拥有一个能够全记录工作沟通并且不受时空约束的平台是十分必要的。OA系统各流程关键审批节点上的员工在编辑交流审批文件流程表单内容时，OA系统本身所具有的功能能够将修改后审批的踪迹进行展现，并对修改人审批全过程进行标记，该功能既实现又保留工作痕迹，对后续工作的进展及归责起到判断作用。
结束语
综上所述，OA系统在医院的日常办公管理中，就像分布于全身的神经系统，起到了无可取代的重要作用，因此需要医院这种事业单位管理观念有一个实质上的改变，同时它也是对医院门诊各类资源整合，协调再加以充分发挥的技术支撑，既展现了创新管理思想和优秀管理模式完美结合的特征，还可以进一步促进医院管理向更高层次发展。
参考文献
[1]OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J].信息与电脑（理论版）,2019(7):69-70.
[2]浅谈医院信息化管理中OA办公自动化系统的应用[J].中国医疗器械信息，2020,26(4):186-187.
[3]齐娜.基于工作流技术实现的办公自动化OA系统设计与系统模型构建[J].电脑迷,2018(10):175-176.

版权声明：本站内容均来自互联网，仅供演示用，请勿用于商业和其他非法用途。如果侵犯了您的权益请与我们联系QQ:729038198，我们将在24小时内删除。