浅谈政府办公自动化系统的应用成果
浅谈政府办公自动化系统的应用成果
本文以海丰县人民政府为例，从原因、建设过程、建成后的效果、建议等几方面去分析其关于办公自动化（OA）系统应用成果的一系列问题，从而明确办公自动化与政府之间的密切联系，掌握政府发展现状的同时了解办公自动化的内涵。
标签：办公自动化；信息化；无纸化；规范化
一、建设办公自动化（OA）系统的原因
信息化是当今世界发展的必然趋势，是推动经济社会变革的重要力量。自我国实施“国家信息化发展战略”以来，其经济建设得到了迅速发展。可见，随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高，我国各级政府在办公过程中，传统的工作方式和审批模式已远远不能满足新的需求，就如海丰县人民政府没有具备完整的计算机网络，部门间的电脑基本独立并形成了“信息孤岛”的现象，信息化的发展水平相对滞后，使政府职能的作用未能充分发挥；而且政府办公基本采用传统模式，未能利用、整合好有用资源，造成资源浪费；文件发放、指令传递等也都是人力手工方式，工作效率低，传送时间长，在传递过程中还有可能产生“信息不
对称”，信息反馈极慢成为各级政府工作不能够进行跨越性改革的障碍之一。政府作为国家行政机关，人民意旨的执行者和人民利益的捍卫者，在经济建设的发展过程中更是有相对 “看得见的手”的关键作用，其信息化应用水平也是国家信息化建设的重要组成部分，是各级政府在信息竞争中与国际接轨的重要途径。
如今，实现办公自动化是提高政府机关办公效率与质量水平，使其管理规范化的必然要求之一，办公自动化已成为现时代办公模式的新潮流。随着电子政务的蓬勃兴起，各级政府普遍开始建设办公自动化系统。所谓办公自动化（OA）系统，是办公信息处理的自动化，是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统，它利用先进计算机网络的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人、机信息系统来协助完成，从而达到信息效用最大化以及工作效率和工作质量大大提高的目的。自1985年國内召开第一次办公自动化规划会议以来，OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，尤其是OA在经历起步、应用、发展与晋升这四个阶段的历程中，渐渐站稳了脚跟，并到了属于自己的位置，最明显的就是它如今已成为各组织中不可或缺的核心应用系统。其重要意义更体现在：信息传递与沟通交流的顺畅，信息效用最大化，避免信息不对称；实现规范化管理，节约成本，从而提高整体的工作效率与工作质量；信息
资源的整合，实现知识管理；增强凝聚力，弘扬新兴“工匠精神”。办公自动化管理
综上所述，在这些有利的背景及政策下，海丰县人民政府自然应与时俱进，顺应时代潮流，进行信息化系统的建设，其主要措施则是办公自动化（OA）系统的构建。海丰县政府的办公自动化（OA）系统是以“工作流”为核心，基于Lotus Domino开发的。系统采用三层架构的设计规划——浏览器-应用服务器-数据库服务器，并在流程平台、系统安全、软硬件等方面进行适合海丰县政府现状的选型设计，同时以先进的工作流技术为基础，用、待办提醒、短信等方式协调政府各部门、机构、办公人员之间的日常和业务工作，为办公人员提供了现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现文档管理自动化、政务处理自动化，提高政府办公效率和管理水平，从“信息孤岛”走向了“信息大陆”，走向全世界。
二、建设办公自动化（OA）系统的过程
一个项目的启动到落成自然是普遍的“七步走”策略，即项目调研-项目设计-项目实施-信息反馈及项目调整-人员培训 -项目正式交付使用 -后期系统维护。县政府在建设办公自动化（OA）系统之前，要对本身目前的办公情况进行摸底调研，掌握实际办公情况，了解县政
府需要一个怎样的办公系统，为下一阶段的工作做好铺垫，毕竟项目成功与否的关键就在于项目的设计。所以县政府与技术合同方要详细、全面地进行沟通与交流，认真考虑项目模块，多次循环模拟办公，逐步完善设计方案。县政府与技术合同方还要对全体使用人员安排简单的操作培训，确保全体使用人员能熟练掌握并操作自动化办公软件，对自动化办公（OA）系统进行定期维护工作，保持它的持续运行。
另外，从细节出发的话，办公自动化（OA）系统本身的功能就可以充分体现出具体的建设内容：
县政府以即插即用的组件形式，主要分为日常办公、个人事务、机关综合、信息服务、机关綜合、效率监督、系统管理等几个部分，这已几乎涵盖了县政府内日常办公事务处理的全部事宜。
1、日常办公
从收发文管理、电子函件、会议管理、会议纪要及请示汇报这六部分中体现日常的办公事项，比如收发文管理，收文管理系统实现对内外单位来文的登记、拟办、审批、传阅、反
馈办理结果、整理和归档等操作，功能上已经覆盖了实际办公过程中的所有环节；而发文管理则是实现县政府单位内部文件的自动流转、快速批阅和分发传阅等环节。
2、个人事务
办公自动化（OA）系统于个人统一形式，包括个人资料、通讯录、笔记本等，其中日程安排、、出差授权等部分的功能更是方便个人事务的顺利进行，从而使办公人员能够更好地把握自己的工作时间，做到科学计划、合理安排，弘扬新时代“工匠精神”。
3、办公汇总
此处将待办文档、已办文档、待阅文档、已阅文档规整为所有文档，从而聚集在同一功能栏目内，以便所有的领导层或者办公人员等能够及时查阅相关文档，若存在问题也能够及时发现问题并改正。
4、信息服务
设立电子公告、电子论坛、大事记等栏目，以达到信息共享、经验分享、互相学习等目的。
比如电子论坛就是县政府提供的一个可以自由发表看法的地方，并且可以划分为很多的讨论主题，为县政府职能的充分发挥出谋划策。
5、机关综合
统计车辆管理及会议室申请情况，通过整合的方式充分利用有用资源，调节资源不平衡问题，实现资源分配最大化。6、效率监督
根据流程配置超时自动提醒和超时综合统计功能，保持定期反省，即要定时协助分析办公人员的工作效率情况并针对问题优化对应的工作流程。
7、系统管理
办公自动化（OA）系统管理包括菜单管理、用户管理、单位管理、角权限管理、标识配置、公章管理等部分，利用这些部分的统一联系管理，使县政府的办公工作能够形成一个具备良好循环性质的有机整体。
三、建成办公自动化（OA）系统的价值
总体而言，办公自动化（OA）系统对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为海丰县人民政府提供了一个先进、高效的信息化工作平台，同时也降低了管理成本，加强了管理力度；对下属部门、机构及办公人员而言，则减少了工作内耗，提高了工作效率。这些可以从软硬件两个方面来体现它的价值：
（一）软件方面
1、整合了政府资源
通过网络技术将单位的人力、知识、经验、制度、文化等有用资源聚集在一个平台上进行统一地管理与使用。只有这样，才能够实现各种资源的合理整合与增值，才能够创造最优环境，避免资源浪费，才能够保证政府的重要地位不动摇，与市场构成经济领域内不可或缺的核心两部分。
2、通畅了信息传递
海丰县政府下达的文件、通知、指令等以“直接传送”的方式，使其可以在几秒钟之内同时传达到各相关部门、机构与办公人员，无任何中间环节，从而避免信息不对称；而且基层人
员如乡、村、镇等办公人员的个人意思表示都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题并改正；下属部门、机构等也可以在第一时间将其工作实况和工作信息向上反映，還可以在网上直接发言、交流，大大加快了信息的传递速度之外，还可避免一些不必要的错误产生，做到尽量的百分百正确。
3、实现了规范化管理
海丰县政府需要建立健全一个全面、紧密、协调、可靠、简单的管理机制，使办公流程变得规范有序，尽量消除信息流通中可预见的内外阻力和不可预见的随机碍点。这样，不仅能够提高工作效率，还能大大提升工作的执行力，领导层也可以清晰准确的了解事件的倾向性与真实性，从而及时做出正确的决策。
4、提高了办公效率
海丰县政府在一定基础上要有效协调各部门、机构、办事人员之间的协同工作问题，实现高效协作的办公模式。各部门、机构、办事人员能够清晰地查看其当前负责的各项任务状态以合理安排时间，也可以快捷的在线发送文件、通知和留言，随时随地都能够在系统中快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省去了大量的时间成本。
（二）硬件方面
1、节约资源，节约成本
海丰县政府通过整合资源等大大节约了县政府的人力、物力、财力；通过网络系统进行沟通交流，使不同地域的人集中在一起讨论办公，实现移动办公的同时节约了县政府的有限资源；通过网络的实时更新而不必再用电话询问某个项目的进度，可以节省大量时间、精力和电话费等成本因素；通过电子化、无纸化办公，可以免去诸多麻烦，比如分发、人等，还可以节约纸张、人力等办公成本。
2、性能比好，硬件配置达标
办公自动化（OA）系统集成了日常办公、个人事务、办公汇总、信息服务、机关综合、效率监督、系统管理等功能模块，且具备智能流程设计与安全设计、简单友好的Web风格界面、移动办公、与Office完美结合、周全的提醒栏目、强大的系统操作日志栏目、全文本搜索引擎及二次开发能力等特性，非常适用于县政府的一系列办公工作，更何况办公自动化（OA）系统对用户硬件配置要求不高，能普遍适用于多种操作系统之上，可最大限度保护县政府在各方面的投入，极大的节省了投资成本。
四、提高办公自动化（OA）系统应用水平的意见
现阶段，海丰县人民政府在运用办公自动化（OA）系统上已日趋成熟，县政府的日常办公已渐渐转向电子化、无纸化办公，实现规范化管理与知识管理，工作效率与质量水平大大提高，縣政府的工作发展实现了质的飞跃。那么，在此基础上，海丰县人民政府应时刻关注时代动态，在本身实际情况允许的条件下，可调整其工作模式、创新系统设计等。比如以下提出的几点建议：
1、如今是移动网络时代，互联网+更是当今潮流，大数据也有其强大的可塑性，则应在原有基础上，可要求技术合同方结合互联网+与大数据，创新办公自动化（OA）系统，以使办公自动化（OA）系统更加适用于县政府的工作中，同时也可以创造它的新时代。
2、县政府可要求中层领导以上树立榜样，带头学、带头用，主动学习、主动实践，不断增强自身对办公自动化（OA）系统的熟练程度。
3、除了要技术上过关之外，在管理上也需要着重把关，比如在宣传办公自动化（OA）系统重要性的同时，精心组织办公人员等进行系统化、实用性的统一培训，加强技术指导，
把好公文审核一关，各部门、机构之间要加强学习上的交流，熟练掌握操作技能，全面提高应用水平。
4、设立一套全面的督查机制与奖罚机制，做好监督工作。以达到出现问题能及时发现并解决，办公人员之间能够互相激励、学习等目标。

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