信I ■与足1B China Computer & Communication 敬件打农与狡用2021年第2期
计算机软件在办公自动化管理中的应用分析
杨里瑜
(深圳职业技术学院，广东深圳 518055 )
摘 要：在信息时代，传统意义上的办公管理形式已经不能满足时代发展的需要，越来越多的办公自动化管理软件 开始被人们广泛推广并应用在企业办公中.为此，本文在阐述办公自动化发展背景和计算机软件在办公自动化管理中应 用作用的基础上，从文字处理软件、信息共享软件、数据存储软件、其他软件4个方面，具体分析计算机软件在办公自 动化管理中的应用，旨在借助计算机软件提升办公自动化水平.
关键词：计算机软件；办公自动化管理；应用
中图分类号：TP317. 1 文献标识码：A 文章编号：1003-9767 (2021) 02-136-02Application Analysis of Computer Software in Office Automation Management
YANG Liyu
(Shenzhen Polytechnic, Shenzhen Guangdong 518055, China)
Abstract: In the information age, the traditional form of office management can no longer meet the needs of the development of the times. More and more office automation management software has begun to be widely promoted and used in corporate offices. To this end, based on the background of the development of office automation and the application of computer software in office automation management, this article analyzes the application of computer software in office automation from four aspects: word processing software, information sharing software, data storage software, and other software. The application in management aims to improve the level of office automation with the help of computer software.
Keywords ： computer software; office automation management; application
0引言科学技术的快速发展使得计算机技术获得了瞩目的发展 成果，且随着多年的发展，计算机开始朝着网络化、微型化、
人工化、智能化的方向发展，计算机操作系统也经历了机器 语言、程序操作语言、简单操作系统、Windows 桌面操作系 统等阶段，计算机系统的运行速度不断提升，对社会生活的 影响更加广泛X 」。计算机技术突飞猛进的发展使得办公领域 的自动化水平不断提升，形成了计算机技术和现代办公
管理 为一体的办公模式。为此，本文结合计算机技术的发展趋势， 探讨了计算机软件在办公自动化管理中的应用问题。1办公自动化概述办公自动化是指通过使用计算机技术，实现对办公室内 部事务工作和办公信息的自动化管理。从发展的狭义角度来 看，办公自动化体现在文字编写、文档管理、文档检索等方面。 从发展的角度来看，办公自动化是依托管理信息体系所开展 的办公管理，具体包含决策支持体系功能、办公自动化基础 学科和人机工程学等知识内容。
2计算机软件应用在办公自动化管理中的意义2.1优化办公管理环境，规范办公流程传统意义上的办公仅仅涉及桌椅、文件材料，在具体的 工作中如果所需要处理的内容增多就会使整个办公工作变得 杂乱无章。将计算机软件引入办公自动化管理领域可以将所 有资料信息统一归类到电脑系统中，由电脑程序来整合这些 信息，在遇到信息整理和利用问题的时候可以借助网络解决 问题，从而不仅能够简化办公操作流程，还能实现办公管理 升级W 对于一个大项目，可以借助网络将其分发给相关部
n，各个部门发挥自身职能来分析项目资料，由此提升办公 管理工作的效率。
2.2降低企业管理成本在现代企业管理发展中企业所需要的办公用品是企业 发展的一大笔开销，而将计算机软件应用在企业办公自动化 作者简介：杨里瑜(1985-)，女，广东潮州人，本科。研究方向：云计算。
信■与电■
China Computer&Communication 软件卄域；与龛用
2021年第2期
管理中能够减少企业日常办公所需要的材料、设备等一系列成本开销，由此会降低企业的办公成本。另外，在计算机软件的作用下还能够提高企业的办公效率，减少不必要的办公流程。
2.3激发企业的发展活力和创造力
计算机软件应用在企业办公管理中是为了提升企业的自动化水平，使得企业人员能够以轻松的姿态开展日常管理工作，规范办公管理流程。同时，在计算机软件使用的过中也对办公人员的素质、能力提出了更高的要求，也为企业人才的创新培养提供了一个新契机。
3计算机软件在办公自动化管理中的应用分析
3.1文字处理软件在办公自动化管理中的应用
企业各个部门的业务工作往往都需要处理大量的文字，当前常用的文字处理软件包含Office、WPS等，Office的功能十分强大，特别是PPT、Excel、Word在多个部门都有着广泛的应用3切。另外，从应用实际情况来看，计算机软件的使用还需要小型数据库提供支持，从而能够为实现办公自动化管理奠定坚实的基础O
3.2数据存储软件在办公自动化管理中的应用
在知识经济时代，信息资源成为企业长远发展的一个重要资源，面对海量的数据信息如何高效地对其进行处理成为计算机软件在办公自动化管理中的应用关键。企业常用的信息存储软件分为3个类型。第借助各类软件来存储信息，具有操作简单的特点，但是对数据信息的查和分析难度比较大。第二，借助Oracle数据库系统来存储信息。Oracle instance指的是内存结构和一系列进程结构，安装好Oracle 后需要配置一个数据库，数据库即存储在硬盘的一系列文件。启动数据库即启动一个实例，就会运行一系列管理数据库的进程。
3.3其他软件在办公自动化管理中的应用
各个类型的计算机软件为办公自动化发展提供了重要的支持，在企业办公管理中除了会应用以上计算机软件之外，还会应用一些比较少见的软件，比如VPN软件。VPN软件是一种常用于连接中大型企业或团体间私人网络的通讯方法。它利用隧道协议达到保密、发送端认证、提高消息的准确性等效果。在传统的企业网络配置中，要进行远程访问，传统的方法是租用数字数据网专线，会在无形中增加维护成本。同时，对于一些移动用户和远程用户会通过拨号的方式来进入企业局域网，无形中会引发信息使用风险。在内网中架设一台VPN服务器能够帮助外网用户借助服务器进入系统中，且在这个过程中能够避免不法信息对系统的干扰。
4计算机软件在办公自动化管理中的应用优化第一，加强对计算机应用软件的管理。在企业办公管理中通过增强计算机软件办公自动化管理的应用意识能够更好地发挥岀计算机技术在数据信息处理中的作用，且还能够提升数据整合分析能力。因此，为了确保企业管理决策的科学性，需要逐渐提高办公人员的计算机软件开发应用能力。第二，加大培训力度。机关单位需要为办公人员提供系统化的计算机软件课程培训，通过培训来提升员工的计算机操作能力和工作效率。第三，完善计算机管理制度。通过完善计算机管理制度不仅能够解决机关单位在应用办公自动化管理系统时面临的各个问题，还能够提高工作人员的办事效率。
5结语
综上所述，在知识经济时代，计算机软件成为企业办公自动化管理系统建设的重要组成，通过合理应用计算机软件能够提高企业的工作效率，为企业办公人员进行科学决策提供重要支持。为此，在新时期，需要企业立足自身发展实际情况借助计算机软件将企业的各项业务和计算机软件整合到一起，充分发挥出计算机软件在提升企业综合竞争力中的作用，达到降低企业管理成本的目的。
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