办公自动化软件在管理工作中的应用探析
办公自动化软件在管理工作中的应用探析
作者：吕雅君
来源：《计算机光盘软件与应用》2013办公自动化管理年第16期
        摘 要：当计算机还没普及时，办公室管理工作往往需要大量人工来操作。现在计算机已经被运用到各个领域，并且许多工作开始了软件化处理，例如办公室管理工作，自动化软件会帮助办公室工作者在短时间内正确地处理好某些事务。
        关键词：办公自动化软件；管理工作；应用探析
        中图分类号：TP317.1
        在办公室工作中，有大量的资料记载、文摘采摘、档案保存、数据统计等等，如果像以前那样用人工处理的方式，则需要大量的人力和时间，而自动化软件能够在工作质量提高的前提下，大大增加办公室工作人员的工作效率，并且减少工作人数。因此学会办公自动化软件在管理工作中的使用，对提高工作效率和质量，都有好处。
        1 办公自动化软件及其作用
        办公自动化软件是指具有文稿编排、图形和表格绘制、数据统计处理等作用的办公室软件，目前最流行的是OA、WPS、Excel等office系列的计算机软件。办公室管理工作涉及到文案写作、数据记录和保存、文案修改等等。把办公自动化软件用于管理工作中，相比以前的人工处理，主要有以下优点：
        1.1 节约时间和资源
        在自动化软件的使用中，文章编写只需要打字，该速度远远快过用笔书写，特别是输入法智能化的今天，有时候输入一个词只需要按两、三个键；同时文章中某部分的修改，也是在电脑台前进行删除、增加，无需重新再写一遍；当文档需要传递时，可以通过网络传输，仅仅需要几秒时间，这个过程大大节约了时间的耗费。同时，在文字记录、修改、保存、备份几个过程当中，完全使用计算机处理，节约了许多纸张和笔墨。
        1.2 消除了空间隔离
        由于办公自动软件具有网络传输的功能，整个单位之间的文件传输，只需要通过网络进行，即使双方空间距离较远，也不影响传输的时间。以前没有办公自动化软件时，企业
单位工作人员之间的文件案例传递，需要在空间上靠近，如果其中有一方出远门了，往往文件传递存在空间上的问题。

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