(完整word)OA企业协同办公系统解决方案
OA企业协同办公系统解决方案
一、OA协同办公系统的作用
OA办公自动化系统是企业除了生产控制之外的信息处理与管理的集合。对于单位的领导来说,OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者来说，OA是信息管理系统；而对于普通管理者来说，OA又是业务处理系统。OA能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作。
规范管理，提高工作效率：
通过工作流系统，员工不用拿着各种文件、申请、单据（比如:公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批）在各部门之间跑来跑去,等候审批、签字、盖章，这些工作都可在网络上进行。一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的，可以随时根据实际情况来调整不合理的环节，为企业流程的重组提供有效的事实依据。
节省运营成本:
OA平台最主要的特点之一是实现无纸化办公，无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用;工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间;完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用.企业信息搜索软件
消除信息孤岛、资源孤岛：
OA协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛"、“资源孤岛".
实现知识传播：
实现企业对其最重要资产――知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用。完全摆脱人员流动造成的知识的流失。
提高企业竞争力、凝聚力：
员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台.无疑，企事业的单位的内部凝聚力将大大增强.
二、OA的功能特点
☆ 适用，符合日常办公习惯
适用性是系统设计的第一原则，OA站在最终用户的立场上，在适用操作、业务处理、功能展示等一系列问题上进行了深入研究.
☆ 成熟性与先进性
产品采用三层结构模式，系统开发采用微软目前最成熟先进的技术，数据库采用微软的SQL SERVER 2000既保证当前系统的高可靠运行,又使系统能够适应未来技术的发展，满足业务不断变化的需要。
支持工作流正文内容笔迹留痕、手写签名、电子公章.
☆ 安全、可靠、稳定性
系统在实际运行中可能含有大量的用户机密信息，需要对使用信息进行严格的权限管理。系统采用分级管理、统一授权和全面安全跟踪等方式进行权限管理。
☆开放性与可扩展性
系统采用开放的可扩充模块结构，保证以后可以方便地升级以及在同一平台上扩充其他业务功能。
☆ 高度自定义
系统的组织机构、职务角、工作表单、工作流程、桌面显示风格、甚至部分功能模块也可由用户自定义.
☆ 易学易用易管理
系统采用B/S，客户端通过IE浏览器访问,功能设计直观，操作简便,复杂的功能模块内即有使用说明，用户使用基本无需培训。
☆ 支持集团办公模式
支持集团办公，集团各机构之间的用户可以允许或禁止互相访问。
☆ 支持与ERP系统的连接（破解版支持用友，暂时没金蝶接口）
开放的数据库结构，独立的工作流引擎，支持用户自定义中间数据库，使ERP的数据进入OA流程，表单审批、流转结束以后的数据可以提供给ERP系统使用。
三 OA功能介绍
功能模块
模块内容简要说明
工作流
表单制作、流程设定、审批处理、流程催办、流程统计等。
新闻公告
包含“公告管理”、“新闻管理”，管理新闻公告的拟稿、审核、发布与查询；可自定义增加发布栏目。
内部邮件、POP3邮件收发，邮件管理.
文档中心
公共文件夹的建立与权限分配，文件上传与管理。
工作计划
部门或个人周计划、月计划的起草、审核、发布及执行反馈。
工作报告
撰写工作日报、周报、月报或其他总结汇报,可提交上级审阅.
行政综合
包含“调查投票”、“员工评选”、“外出登记”、“重要提醒”、“费用管理"、“通讯录"、“考勤管理”等7个子模块。
任务安排
工作任务下达、执行、转发，任务执行进度监控。
个人办公
包含“个人日程”、“工作日志”、“个人文件夹”、“个人设置"、“个人通讯录”、“常用链接”等6个子模块.
企业文化
包含“电子论坛”、“电子期刊”、“成长历程”、“企业格言”、“欢迎新同事”、“文体活动”等6个子模块.
手机短信
通过网关收发手机短信，可以建立个人通讯录、常用短语。
知识管理
知识文档的分类，知识的建立与查询。
会议管理
会议的计划安排登记，会议纪要管理，会议查询管理。
车辆管理
车辆资料记录、车辆使用管理、用车申请管理.
用品管理
用品分类登记，入库、领用申请与审批，领用统计报表。
资产管理
资产分类及登记，使用、归还、维修、清理、折旧管理。
图书管理
管理图书资料，图书借阅、归还管理.
合同管理
企业合同的录入、借阅、终止、销毁及查询管理。
证照管理
管理企业证照，设置到期查询，自动到期提醒.
报表中心
定义需要填报的报表类别、格式，网上填报报表内容.
项目管理
管理项目的立项、审批、任务、资源、费用、文档等.。
在线讨论
发起、关闭讨论议题,查询历史讨论内容.
系统首页
功能菜单定义：可选择只把用户需要的功能模块显示在首页左面的功能树中，隐藏不使用的模块。
桌面显示定义:定义桌面显示信息，如公告、新闻、待办事项、我的任务、我下达的任务、最新文档，我的日程、我的邮箱、我的会议、共享日志等.
桌面栏目可以自由选择,自由拖动。 快捷方式定义：定义常用的功能在桌面右上角,如流程发起、写邮件、写日志等。
1、工作流
流程发起:选择相应工作表单（如费用申请、采购申请、请示报告等）,填写相应栏目或正文
内容,即可提交给下一个审批（办理）环节，也可保存至草稿.
审批办理:系统首页或在“我的待办”文件夹中显示所有需要当前用户办理(或被授权办理）的工作，打开即可在指定的位置签写审批办理意见，也可以根据权限修改工作表单中的内容。签写意见的方式有：输入文字意见、调用常用审批用语、电子签名、调用手写签名、盖章等。
可以退回至已经办过的任意环节.
可以直接将待审批工作置为办结，且将办结信息通过邮件通知所有经办人.
如果当前环节是最后环节，而实际情况还需要继续流转，可在工作流程中添加后续环节，并继续提交.
协办：办理人可以发起协办,即使协办尚未办理，当前环节仍可提交，且协办自动取消。
监控催办：所有当前用户已办理的工作自动存档在“我的已办”文件夹中，可直观地看到每一项工作现在所处的处理环节，可对当前的工作办理人发送催办信息。
流程调度：如果由于流程设置错误或当前处理人因故不能办理某项审批工作，可以将该项工作调度给其他人办理。
办结查询：用户可根据权限范围查询已经办结的工作表单及审批内容。
统计分析：系统可自动对同类表单按时间段进行统计，被统计的内容限于数字信息（如费用申请、报销单等)，既可统计已经办结的，也可统计办理中的。
流转记录：详细记录流程每个环节的收到、提交时间及办理用时。
2、新闻公告
2。1、公告管理
在系统内发布各种通知、通告、决定、动态等，公告审核支持多级审核。
公告可以限制部分人可以查看。 点击公告标题，可以查看该公告的已阅人员或未阅人员。
超过有效期的公告自动归类到历史公告。
2。2、新闻管理
实现新闻的发布与维护管理功能，新闻对象亦可指定，新闻的发布无需审核。
2．3、类别设置
设置公告、新闻的类别以及桌面提醒方式.
3、
系统作为信息传递与共享的重要的工具和手段,满足办公自动化系统最基本的通信需求。RuvarOA的模块，可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用，也可内部独立使用，实现内部邮件与外部邮件的无缝结合，提供了离线邮件处理、发、多邮箱管理、邮件自动接收、分类归档等各种功能。
RuvarOA允许通过后台管理限定个人邮箱空间大小、限制某些帐号收发POP3邮件，或监控某些帐号的外发邮件内容。
4、文档中心
文件分类：可以根据企业的管理要求，建立不同的文件类别以存放相关的文件。文件的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、图片等各种文件格式.
文件上传：可以单个文件上传，也可以直接向服务器硬盘的文件夹批量复制文件。
文件查阅:用户可以根据权限阅读或下载相关文件.
文件只读：支持对doc、swf格式的文件只读而不能下载、复制，提供所有文件转换至swf格式的工具.
5、工作计划
5。1、个人计划
周计划：以每天为时间单位起草个人周工作计划（上周未完成计划自动重新写入本周），提交部门负责人审阅、发布。计划执行人可根据计划完成情况将每项计划置为“完成"、“未完成"状态，注明完成或未完成原因，最后将所有计划置“办结"状态后归档.
月计划:起草个人月工作计划，操作流程同周计划。
5.2、部门计划
周计划：起草、发布、执行、查询部门周工作计划,操作流程同个人周计划.
月计划：起草、发布、执行、查询部门月工作计划,操作流程同个人月计划。
6、工作报告
用户可以填报工作日报、工作周报、工作月报或其他类型的工作报告、总结，并提交给有关领导审阅.
部门负责人或部门主管领导可以查看该部门所有人的报告内容。
工作日报、周报、月报可设置提交时间，自动标记延期提交的报告。
自动汇总漏交日报、周报、月报的员工。
日报、周报、月报格式可由用户自定义
7、行政综合
7.1、调查投票
通过设定主题,可以对企业关心或关注的话题进行网上投票。每一主题都可以限定投票人范
围，每人只能投票一次，支持匿名投票.广泛应用于民意调查、投票选举、表决、以及人事考核等。
7.2、员工评选
评选典型(如优秀）员工,可限制每个评选人的最多投票数，自动按结果排序。
7.3、重要提醒
针对某些重要事件,可以设置系统自动提醒，即每次登录OA都会自动弹出提醒内容。提醒对象可以多人，提醒频率可以是每天、每周的某几天、每月的某几天。
7。4、外出登记
登记当前员工的外出情况：外出时间、外出地点、外出事由、返回时间等，便于及时了解员工外出动向。
7。5、通讯录
建立内部(即OA系统用户）通讯录以及公共通讯录，供用户查询。
7。6、费用管理
管理企业费用类别，录入费用数据,生成多种费用汇总表，查询个人或部门费用发生情况.
7。7、考勤管理
设置上、下班考勤时间,用户可登陆系统进行考勤,系统自动生成考勤报表。
8、任务安排
任务安排实现对日常工作任务的安排、下达,任务负责人员的指定,实现工作由上到下,由总到分的统一安排管理。
主管领导可以对于已经安排的工作任务进行跟踪检查，实现管理者对于任务进展情况进行直接、准确的监控管理.
9、个人办公
9.1、个人日程：个人日程的安排、备忘，可设置手机短信自动提醒.
9.2、工作日志：个人日志，日志可以共享给本部门、上级或者全体用户。
9.3、个人通讯录：员工的个人通讯录信息，可导入到OA企业邮件系统中.
9.4、个人设置：个人基本信息设置，签名样式上传管理，登录密码修改，流程审批及日程安排的授权.

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