专管员办证须知
专管员办证实务须知
一、入出境证件查验
1、查持证人基本资料页（含延期页）：本人基本信息、证件有效期
2、查有效签证（注）页：有效签证（注）种类、有效期，
3、查最近一次入境验讫章页：何时何处入境
4、查证件签证（注）页是否用完或即将用完、是否破损
5、证件有效期不满6个月或证件内签证（注）页用完或即将用完、证件破损的须及时办理好证件换发（延期、加页）手续。
二、申请表填写
1、申请类别、项目不可错填、漏填；
2、签名要规范；
3、用钢笔或签字水笔和黑或蓝黑墨水填写；
4、不盖单位公章；
5、住址与单位申请报告、就业证、住宿登记表记载内容一致、
6、详见《涉外单位专管员工作手册》第四章 人员证件办理 “六、填表说明”。
三、办证照片
1、需提交符合标准的申请人近期二寸半身正面免冠彩照三张。
2、详见《涉外单位专管员工作手册》第四章 人员证件办理 “五、人员申办签证（注）、证件提交照片要求”。
四、单位申请报告（单位公函）
1、盖单位公章，不可盖人事管理部门章或单位合同章；
2、不可漏写、错写重要内容项目，对申请签证（注）种类、次数、期限要写具体；
3、随行家属申请材料与任职、就业人员材料分离，其申请报告须注明与被随行人“某某某”同时申办。
4、具体参见《涉外单位专管员工作手册》第四章 人员证件办理 “四、各类申请报告（申请书）参考式样”
五、住宿登记程序规定与新住宿登记表
1、严格遵守申报时限，坚持属地申报和如实申报原则；
2、基本程序；
3、新表填写；
4、派出所打印，申报人签字，受理单位盖章；
5、办证时如持旅馆出具的住宿表，须到辖区派出所再核实检查后由派出所重新打印出具；
6、变更登记的要求。
六、申请材料及排列顺序：
（一）申请材料类别：
1、入出境证件原件
2、申请表及照片
3、单位申请报告
4、本人有关材料
（1）住宿登记表
（2）与申请事由相应的证明材料
外国人申办居留许可/台湾居民申办居留签注：健康证明；任职证明、就业证或专家证、就学或演出批件等与居留事由相应的证明材料；随行家属还需：亲属关系证明及被随行人的入出境证件、有效签证（注）或居留许可复印件、任职就业人员的就业证、任职证明
外国人申办签证、台湾居民申办来往大陆签注：根据规定要求须提供的与申请事由相应的证明材料
5、单位有关登记证件：三资企业营业执照、批准证书、组织机构代码证（新：每次均要提供）
6、公安出入境管理部门认为有必要提交的其他材料
（二）申请材料排列顺序
申请人有效证件原件（外国护照、台胞证）、1张照片→表格（贴照片）→单位申请报告（单位公函）→住宿登记表→【投资、任职、就业、任教人员申办居留许可/居留签注：健康证明原件→（任职证明原件）→就业证/专家证复印件；投资、任职、就业、任教人员的随行家属申办居留许可/居留签注：健康证明原件→亲属关系证明；外国留学生：健康证明原件、学校录取通知书、《JW202表》或《JW201表》】→本人入出境证件复印件：基本资料页（含延期页）、有效签证（注）或居留许可页、最近一次入境验讫章页（随行家属：还需被随行人的入出境证件和就业证、任职证明复印件）→三资企业单位三证（年检
有效的营业执照、批准证书、组织机构代码证）复印件（→公安出入境管理部门认为有必要提交的其他材料）
（三）各类申请所需提交材料及材料排列顺序详见《涉外单位专管员工作手册》第四章 人员证件办理 “一、台湾居民申办签注、证件  二、外国人申办签证、居留许可”
七、办证时面见申请人和专管员代办申请问题
（一）面见申请人
出入境管理部门按规范受理经本人提出的外国人签证、居留许可和台湾居民签注申请。
首次申办居留许可的外国人和首次申办签注、证件的台湾居民，本人必须到出入境管理科接受面见和必要的询问。
所在单位无经出入境管理部门登记备案的代办人员（专管员）的人员申请签证（注）、居留许可、证件均须由本人亲自申请。
（二）专管员代办申请
1、代办范围
下列申请可由所在单位专管员代办：
（1）外国人申请F签证；
（2）外国人申请续办居留许可；
（3）在吴江投资、任职、就业、就学、学习、接受培训、从事交流活动的台湾居民再次（在吴江）申请签注（来往大陆签注或居留签注）
（4）有关工作规范规定的其他可代办的特殊情形。
2、代办程序
（1）专管员持《专管员证》方可代办证件；无《专管员证》的，不予受理其签证（注）代办申请。
（2）涉外单位专管员代办人员证照、签证（注）申请时，须出示《专管员证》，由受
理人员根据“涉外管理系统” 查验《专管员证》是否有效，比对专管员个人信息（包括照片）、单位信息是否一致。待信息确认无误后，专管员在申请表反面（受理审批机关专用栏）的备注栏内填写《专管员证》证件号码，承办民警加盖核查章。窗口民警按规定受理申请，将相关信息录入出入境信息管理系统并采集代办人现场人像。
如系统显示《专管员证》证件有效期即将到期，承办民警提醒专管员及时办理年审延期手续。
3、对正在申办专管员证过程中的人员，凭专管员证申请受理回执、本人身份证和单位出具的授权委托书复印件，可代办本单位人员证照、签证（注）申请。
4、专管员因特殊情况不能到场，可委托本单位其他人员代办，受托代办人须提交本人身份证复印件（原件交验）、专管员出具的委托书、单位出具的推荐证明书或授权代办证明（负责人签名并盖公章）。
5外国人永久居留身份证申请条件、尚未设立专管员的单位首次派人代办本单位人员证照、签证（注）申请时，代办人须提交本人身份证复印件（原件交验）、单位出具的授权委托书及本单位为代办人交纳养
老保险的证明或经劳动部门鉴证的劳动合同原件及复印件，方可按规定代办人员签证（注）、证件申请。代办人提供不出上述证明材料的，人员须本人亲自至出入境管理部门提出申请。
该单位须按出入境管理部门要求，同时或尽快办理本单位专管员任职资格申请手续。
6、如发现单位专管员以赢利为目的或者为非本单位人员代办证照、签证（注），出入境管理部门不予受理其代办申请，并扣留其《专管员证》，取消该人专管员资格，并视情通报其所在单位。造成严重后果的，追究该专管员的责任。
八、办理居留手续有关问题
（一）健康证明
1、有效期为6个月；
2、内地出入境检验检疫机构（不限于苏州机构）出具；
3、须在有效期内；
4、提供单张原件及复印件；
5、只要年满18周岁，首次申办居留手续均应提供，无论职务高低、身份如何；
6、可免提交健康证明的情形：未满18周岁；续办居留许可或居留签注；居留签注、居留许可过期后1至3个月内因同一事由在原单位再办居留签注（提供原台胞证、居留签注复印件）、居留许可（提供原护照、居留许可复印件）。
（二）就业证
1、就业证与申请居留期限的关系；
2、在吴常住的任职、就业人员不论职务高低均应按规定办理就业证；任总经理、副总经理的外国人任职、就业必须办理就业证；
3、未取得就业证和居留许可的外国人，未经主管部门许可，不得在华就业。
4、有证件号码、住址等变更情况的，及时办理就业证变更手续。
5、续办居留手续前，及时办理就业证延期手续。
6、随行家属：也须附有被随行的任职就业者的就业证复印件（新）
（另：办理就业许可证时，须提供无犯罪记录证明、原单位资格证明）
（三）可申请居留许可的外国人范围
1、持驻外使馆、领馆和香港、澳门公署签发的Z、X、J-1签证的外国人；
2、持L、F、J-2签证入境，持有相关材料申请居留许可的外国人。
3、持有效外国人居留许可，申请续办居留许可的外国人。
4、根据互免签证协议免办签证来华，需超过协议规定的免签停留期的外国人，但不包括各国驻华使馆或者领馆、各国际组织驻华代表机构人员的随任子女、父母、岳父母、同居者、经外交部礼宾司同意的非直系亲属以及执行联合国援华项目或者根据两国间协议来华长期工作的联合国官员、政府公务员及其随任眷属以及其他因公来华人员；
对虽办理了就业证，但实际上不在单位就业工作（不构成实际上的聘用关系）或不常住在本地工作的的外国人的居留许可申请，不予受理。一旦发现中介机构直接介绍外国人在华
就业，或劳务派遣机构派遣外国人在华就业，即通报劳动就业管理部门，取消其就业许可，不予办理居留许可。对外国人和有关单位有弄虚作假违法骗办外国人居留许可嫌疑的，可依法拒签，并视情将该外国人和有关单位列入违法黑名单。

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