合同管理暂行办法
合同管理暂行办法
一、目的
为进一步加强XXXX有限公司（以下简称“公司”）合同的管理，有效防范和控制风险，维护公司在市场交易活动中的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于XXXX有限公司，本公司各全资子公司、控股子公司参照执行。
合同审查三、定义
（一）本办法所称合同是指作为平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，其形式包括但不限于各类合同、协议、具有合同性质的承诺书、担保函、意向书、备忘录等。
（二）本办法所称合同不包括公司与员工签订的劳动合同及其他有关身份关系的协议。
（三）本办法所称合同管理是指对公司所签订的合同进行审查监督和管理，包括但不限于资信调查、商务谈判、合同签订、合同履行、合同归档、合同变更、合同解除及合同纠纷处理等全过程的管理。
四、合同管理部门及职责
（一）法务部是公司的合同管理部门，主要职责如下：
1.建立和完善公司的合同管理办法，对公司各全资、控股子公司的合同管理工作进行业务指导，并监督合同管理办法的实施。
2.制定公司各类格式合同范本及协助各合同承办部门起草非格式合同。
3.审核公司各类非格式合同，并在所审核的合同背书上签字。
4.指导、协助相关部门进行合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼。
5.建立合同电子台帐、负责合同编号、备案、协助档案管理部门做好合同归档工作。
6.负责开展培训工作，宣传有关合同的法律、法规和专业知识。
（二）各业务部门是公司的合同经办部门，主要职责如下：
1.具体负责本部门业务涉及的合同管理工作。
2.在合同谈判前,负责合同相对方的资信审查、履约能力调查,并对资信调查结果负责。资信调查的内容包括：
（1）营业执照及其有效性；对方为自然人时，需提供其合法身份证明，如身份证、护照等；
（2）商业信誉及近期经营业绩情况；
（3）承担该合同业务必须具备的其它资质条件。
3.负责合同的谈判及非格式合同的起草。
4.负责合同的会签、审核等流转工作。
5.负责合同的切实履行、处理并向合同管理部门报告合同履行异常及合同纠纷情况。
6.负责本部门的合同归档工作，在合同双方盖章生效后5日内，通过OA系统上传合同原件扫描件，并将合同原件交法务部归档。
7.对合同的经济性、可行性及价款的合理性负直接责任。
五、合同的谈判、起草
（一）合同经办部门负责合同的谈判，必要时法务部协助。
1.合同经办部门在合同谈判中，应主要关注和了解下列相关事项。
（1）合同标的的规格、型号、商标、产地、等级、数量、质量、包装、价款、履行期限、履行地点及方式、担保、相关知识产权等基本情况及市场行情，了解业务风险的可控程度。
（2）合同相对方的主体资格及签约人的签约资格，主要包括对合同相对方的企业名称或姓名及身份证明、经年检的营业执照及其他必须具备的资质的审查，以了解合同相对方的住所、经营范围、法定代表人基本情况。另外，应审核签约人是否持有法人或法定代表人的授权委托书，并应着重审查授权期限及权限。
（3）合同相对方的履约能力和资信情况，主要审核合同相对方的注册资本、生产经营、财务状况、技术能力等情况，了解合同相对方履约信用，是否涉及重大纠纷，是否能够提供担保。
（4）合同内容是否符合国家法律、法规、政策、行业规定、公司制度及规定。
2.对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，经办部门应组织研发部、品质管理部、财务部、法务部或其他相关部门参与合同谈判，必要时可聘请外部专家参与谈判。需其他部门参与合同谈判的，经办部门应提前3个工作日向其他部门提交全部背景材料，以便参与谈判的人员事先了解掌握情况。其他部门参与合同谈判的，经办部门应如实记录谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，并将会议记录交予参与谈判人员签字确认，经办部门应妥善保存会议记录。
3.对于经常性发生的经济业务，在签订合同时应尽量要求使用本公司的合同范本。公司参与合同谈判的人员在谈判前应征询公司对交易事项的初步意见，谈判中应充分表达公司意图，争取对公司有利的条件，并及时向上级领导汇报谈判情况。
(二)合同经办部门负责起草合同，法务部予以协助。
1.合同原则上由经办部门起草，法务部审核。合同经办部门在业务往来中，原则上须使用公司发布的合同范本。合同范本由公司法务专员起草、公布执行。
2.因业务情况特殊、法律关系复杂的合同，经办部门无法起草的，可交由法务部起草。需要法务部协助起草合同的，经办部门应向法务部提交合同的相关基础性材料，包括但不限于合同相对方的营业执照、法定代表人的授权委托书、与谈判事务相关的背景材料等。
3.合同内容应当注意的主要问题有：
(1)合同主体：注明对方的全称、地址、，若为自然人，则应注明身份证号码；
(2)合同金额：注明确定的金额或明确的计算方式，同时写明发票类型和税率；
(3)付款方式：明确支付方式、支付条件及时间；
(4)合同义务：明确履行期限、地点、方式及应达到的标准；
(5)验收时间、验收标准；
(6)违约责任：写明违约金金额、比例及计算方式；
(7)廉洁条款: 按照厦门轻工集团有限公司规定在书面合同中加入廉洁示范条款;
(8)纠纷解决：若对方注册地（自然人的住所地）非公司所在地，则应尽可能约定由公司所在地法院或公司所在地仲裁委员会裁决；
(9)合同生效：若非签字盖章后生效的，则应特别注明生效条件；
(10)落款：注明合同当事人的名称、签约代表人、签约时间及地点，双方都必须使用正式的印章（公章或合同专用章）。
六、合同的审核
(一)经办部门申请合同审核时，除应提交确定的合同文本外，应提交证明合同相对方资质的文件或证书，包括但不限于企业营业执照、其它特殊资质证明文件或证书（如道路运输许可证、餐饮服务许可证、建筑施工许可证、生产许可证、经营许可证等）、签约人授权委托书。依照公司规定，签订合同前应进行比价或项目可行性研究的，应将最终的比价表或项目可行性核准文件提交法务部。
(二)合同审核流程：
1.合同经办部门将合同初稿提交给法务部，并附上与合同事物相关的材料及附件，包括但不限于合同相对方的具体情况、与合同事物相关的交易背景信息等。

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