抓好五查 核对五要素
抓好“五查’’核对“五要素"
根据中共中央组织部和贵州省委组织部关于整理人事档案的文件精神，按照黔东南州委组织部的安排部署，要求我院人事档案在2008年末至2009年初达“三级”标准。为迎接达标检查，学院领导高度重视，成立了人事档案整理工作组，2008年8月，我们有幸被抽调到工作组参加整理人事档案，历时七个月的时间。我们深刻认识到整理人事档案的重要性，摸索出整理人事档案的具体要点和方法，为加强交流，互相学习，提高工作效率和工作质量。
一、整理人事档案的目的、意义
1．有利于干部队伍和师资队伍的建设。自2001年8月四校合并后，我院二级机构尚未建立健全，中层干部队伍也待配备，2008年8月以来，先后配备副县级岗位干部19名、正科级干部40名、副科级干部31名。在中层干部如何配备、适合哪个岗位方面，人事档案发挥了重要作用。同时，为建设一支数量充足、结构合理、水平较高的师资队伍提供可靠的材料。
2．促进学院工作和谐发展。科学发展观的核心是以“人”为本，建立健全人事档案，符合科学发展观核心要求，是落实科学发展观的具体体现，具有很强的政策性和实用性。整理后的人事档案各项信息系统、准确，便于全面真实地了解一个人，可操作性强，如“两龄”的确定，利于把握职工退休、晋职晋升、工资档次确定等，减少矛盾和纠纷，利于学院工作和谐发展。
3．确保信息录入的可靠性、科学性，提高档案的利用价值。把已确认的姓名、年龄、工龄、民族、籍贯，汇总成全院职工基本信息表，便于职工今后填写各类表格的准确、一致。同时使学院上报人事、职称等报表时能有统一的职工基本信息项，以提高人事档案利用的可靠性、科学性、价值性。
二、我院整理人事档案的几点措施
1．摸清全院人事档案基本情况。我院于2001年8月，由原黔东南州卫校、黔东南民族农校、黔东南州财校、黔东南州林校四校合并而成。在合并前原四校对人事档案没有自主管理权。学院组建后，人事档案管理实现了由被动管理向主动管理转变。档案整理初期，我们到四个校区和各自主管单位——州卫生局、州农业局、州财政
局、州林业局进行人事档案收集，共收有
751卷人事档案(均为“袋子档案”)，其中
在职职工441卷、在职合同制职工52卷、
离退休职T222卷、死亡职工36卷。这些
档案普遍都是零乱的，不分类别、无序堆放
在一起，甚至还有材料“张冠李戴”的现象。
面对这种情况，我们工作组集思广益，开动
脑筋，拟定切实可行的丁作计划，明确职责
和整理步骤，按照做准、做细、做全的要求，
对全院职工档案进行清理。
2．统一标准，统一要求。因整理人事档
案的工作人员大都是从各部门抽调的，新
手多，对“人事档案”的概念、内容、收集、分台式电脑无线网卡
类鉴别、整理、录入等都不熟悉，为达到科
学化、系统化、标准化，我们从以下方面作
统一标准和要求。(1)抓收集。根据个人档
案情况，要求十类档案收集齐全、完整，甚
至干部履历表中填写的“进修”项和“奖励
项”的支撑材料都追交补全。(2)抓分类鉴
别。将收集起来的人事档案进行鉴别分类。
准确划分有价值的十类档案，类别互不混
杂。把没有利用价值的档案材料剔除，如手
续不完备的材料、专业技术人员年度考核
登记表(因有年度考核登记表)以及非正式
的材料等。(3)抓录入。录档案目录时，要求
简明、扼要、准确，如在一本案卷中学历就
有几种层次，中专、大专、本科、研究生等，
应写明各学历层次，一目了然。对于专业技
术职称，应将初、中、高级职称评审表、资格
证书、聘任证书等材料，按照职称系列名称
和等级进行录人。对表彰材料，直接录表彰
奖项等，对所有目录均做到准确录入具体
题名，才能起到检索的作用。(4)抓材料的
编排顺序。每类材料先放什么、后放什么，
怎样排序，怎样编页，录一份材料时，对于
有几个不同时间的材料，都作统一的要求
和认定标准。
3．以“姓名”为中心进行“五查”工作。
整理人事档案时，以“姓名”为中心，进行好看的英文昵称
“五查”工作。一查档案材料是否收集齐全、
完整。二查每一类有没有装错他人的材料，
避免“张冠李戴”。三查同名、同音的“姓
名”，比如分类时发现我院“陈朝霞”的个人
档案掺入另一个“陈朝霞”的个人档案中，
“王晓琴”的档案掺人“王小琴”的个人档案
中，“王治忠”的个人档案混入“王明忠”的
§糕
个人档案等。只要细心把握每个人的年龄、
参加工作时间、学历、籍贯、所从事的工作
岗位等，就很容易区别。四查所录“姓名”项
是否准确。五查对整本案卷的所有材料“姓
名”项，进行再次核对，确保准确无误。
4．核对“五要素”。(1)核对“姓名”要
素。看整个案卷材料是否有填错姓名的，包
括曾用名和同音异字等，对姓名信息有矛
盾的，需要本人写说明，对后来改换姓名的
需要户口和身份证作为支撑材料，并附本
人说明，入档第一类。(2)核对“年龄和工
生儿当如孙仲谋龄”要素。有部分档案是“年龄”越填越小，
“工龄”越填越长，对“两龄”前后填写有矛
盾的，按有关政策文件拟写认定说明材料
后人档第五类。(3)核对“民族”要素。有少
数民族与少数民族之间混填的，有开始是
“汉族”，后改成少数民族的，也有的“汉族”
与“少数民族”混填的，前后材料矛盾、不统赛博朋克2077攻略
一。对材料中出现民族填写矛盾的，属少数搞笑结婚祝福语大全
民族?昆填的，要求其以填有民族信息最早
一份材料为依据写出确认说明材料入档第
五类；对于汉族与少数民族混填的，又不能
出具民政局材料的，要求其写出放弃少数
民族确认为汉族的说明材料入档第五类。
(4)核对“籍贯”要素，有填出生地籍贯的，
有填祖籍的，对填写前后有矛盾的，需本人
核实。(5)核对“准确”要素。对整本案卷逐
页审查是否有涂改伪造，是否有张冠李戴，
各类材料是否齐全完整，复印件是否审验
并加盖公章，分类是否准确，材料编号是否
连续，目录页是否倒装或漏装等，并按要求
加以纠正。
经过努力，我院人事档案于2009年4
月9日通过“三级”标准达标验收。通过整
高考前的祝福语简短理人事档案，我们得到了不少体会。从摸清
基本情况人手，统一标准、统一要求，以“姓
名”为中心，核对“五要素”进行人事档案整
理。使整理人事档案条理化、秩序化、标准
化、系统化、科学化，是一条有效的捷径。
兰台世幕2010．1月I二13

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