商务活动中的电话礼仪常识和规范
商务活动中的电话礼仪常识和规范
  在商务活动中，打电话是⾮常常见的沟通⽅式，下⾯就让⼩编给⼤家介绍的商务活动中的电话礼仪知识。下⾯是⼩编为⼤家收集关于商务活动中的电话礼仪常识和规范，欢迎借鉴参考。
  商务活动中的电话礼仪常识
  电话中的称谓：询问对⽅的姓名时应该说：“请问您贵姓?”，不能直接问“你叫什么名字?”。如果对⽅告诉你他的姓名，应该对姓名中的每⼀个字进⾏确认。众所周知，姓名就是⼀个⼈的代表符号，对姓名的重视可以暗⽰对他的尊重，同时可以避免产⽣“⾳同字不同”的错误。即便知道了对⽅的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量使⽤“姓+职务”的称呼⽅式，或者说××先⽣、××⼥⼠。
  措辞。电话交谈应该语⾔简洁、措辞⾼雅，避免俚语或者不礼貌的语⾔。
  声⾳的把握。有研究显⽰，当你与别⼈交流时，你说话的内容对别⼈的影响占20%，⽽你的声⾳对别⼈的感染⼒占到80%。因此，声⾳的作⽤不可⼩觑。在电话⾥应该保持语调积极、明朗；合适的语速可以控制交流的节奏，如果对⽅语速过快，你可以⽐他稍慢⼀点，反之，如果对⽅说话很慢，你可以⽐他稍快⼀点，两种情况都保持差距不太⼤。如果两个⼈说话节奏相差很⼤，双⽅都会感觉到不和谐，会影响双⽅的愉快沟通；总之，声⾳的把握能够经营电话交流的感觉，传递你积极、镇定的⼯作风格。
  微笑的魅⼒。不要以为电话另⼀端的⼈看不见你，就不必在意⾃⼰的表情。其实⼈的情绪、态度、声⾳、表情、动作等外在与内在的状态是整体统⼀的。不要试图让⾃⼰板着脸孔却说出悦⽿动听的语⾔，即便那样，你的声⾳也是⼲涩的，毫⽆感染⼒可⾔。微笑不只是表情，⽽是⼀种美好的感觉，在电话⾥看不到但是感觉的到!
  你的情绪和⾝体姿态。如果你趴在办公桌上接电话，声⾳会显得闷⽽不畅，会给对⽅造成困惑；如果你⼀边焦虑其他的事情⼀边打电话，对⽅能够听出你有些急切。因此，掌握情绪、保持良好的⾝体姿态是很有必要的。
  正确处理接电话过程中的各种情况。如果对⽅要的⼈不在，应该说“他(她)恰好不在”，或者说“公务外出”，不要透露同事的去向。若有留⾔需转告，应该记录下来，以免忘记交给同事，或者因为事情太多⽽弄错电话内容。如果电话需要转接，应该说“好的，请稍等。”若分机⽆⼈接听转回总机，应该⽤第⼀次接电话的⽅式接听。如果电话中噪⾳⽐较⼤，听不清对⽅说话，应该直截了当的告诉对⽅“对不起，我听不清您讲话，请您再拨⼀遍。”有时办公室内恰好有客⼈在，电话铃声响起时，应该对客⼈礼貌的说明“对不起，我接个电话。”对⾃⼰没有及时接到的电话，应该在⼆⼗四⼩时以内给予回复，如果有特殊的情况没能及时回复，⼀定要向对⽅做⼀个简单的解释。
  接电话的时间与挂断电话。商务电话不是“煲粥”，时间⼀般不应超过三分钟。挂断电话时，应该礼貌的说“再见”，并由打出电话的⼀⽅先挂断电话。
  商务活动中的电话礼仪规范
  ⼀、接听电话前
  准备记录⼯具。
  当对⽅有重要的信息留下来的时候，能在第⼀时间记录，避免对⽅等待，体现专业性。
  停⽌⼀切不必要的动作。
  不要让对⽅感觉到你在处理⼀些与电话⽆关的事情，对⽅会感到你在分⼼，这也是失礼的。
  使⽤正确的姿势。
  如果你姿势不正确，不⼩⼼电话从你⼿中滑下来，或掉在地上，发出刺⽿的声⾳，也会令对⽅感到不满意。
  带着微笑迅速接起电话。
  让对⽅在电话中感受到你的热情和阳光。
  ⼆、接听电话
  三声之内接起电话。
  注意接听电话的语调、语速;
  注意接听电话的措辞，避免⽤不礼貌的语⾔表达⽅式;
  注意接听电话的环境，避免过于嘈杂，导致听不清楚让对⽅不断重复;
  当听到对⽅的谈话内容很长时，应有所反应，如“是的、好的”，表⽰你在听。
  主动问候，⾃报家门介绍⾃⼰。
  如果想知道对⽅是谁，应委婉的表达，如“请问怎么称呼您?”。
  感谢对⽅来电，并礼貌地结束电话。
  建议沟通过程中多称呼对⽅，表⽰对对⽅尊重。
  三、挂电话前的礼貌
  要结束电话交谈时，⼀般应让尊者先挂，或打电话的⼀⽅提出，然后彼此客⽓地道别，说⼀声“再见”，等对⽅先挂电话然后再挂。
  四、讲究艺术
  嘴和话筒保持4厘⽶左右的距离，要把⽿朵贴近话筒。
  ⼀定要⾯带笑容。亲切、温情的声⾳会使对⽅马上对我们产⽣良好的印象。
  打、接电话的时候⼝中不能有东西。不能叼着⾹烟、嚼着⼝⾹糖。说话时，注意语速语调，吐词清晰，保证对⽅能听明⽩。
  左⼿接听。便于随时记录有⽤信息。
  学习商务礼仪的三个⽬的：
  1、提⾼个⼈素质：教养体现于细节，细节体现个⼈素质;
  2、有利于交往应酬;
  3、维护企业形象：商务交往中个体代表整体。
  商务⼈员的⼯作能⼒：
1、业务能⼒;
2、交际能⼒(是接电话
  2、⼀种可持续发展的能⼒，⼈际关系重视程度与处理能⼒)。——双能⼒  尊重为本——商务礼仪的基本理念
  「例」掌⼼向上表⽰谦恭尊敬，掌⼼向下表⽰训斥
  1、前提：了解交往对象，最低要求了解其不喜欢什么;
  2、「例」不在⼥性⾯前夸奖其他⼥性
  3、　2、第⼀层⾯-出发点：⾃尊，通过⾔谈举⽌、待⼈接物、穿着打扮等⽅⾯体现。
  「例」⼥性佩戴⾸饰：符合⾝份，以少为佳，⼀般不多于三种，每种不多于两件；两类不适宜佩戴的⾸饰：展⽰财⼒、在社交场合才佩戴的珠宝⾸饰和展⽰性别魅⼒的⾸饰(如胸针、脚链)；佩戴原则：同质同⾊。  「例」⼥性在商务交往场合应着裙装，应注意“五不准”：(1)⿊⾊⽪裙不穿，尤其在对外商务交往中;
(2)正式⾼级场合不光腿;(3)残破的袜⼦不穿(随⾝带——备⽤袜);(4)鞋袜不配套，不能穿便装鞋，穿双包鞋(前不露脚趾后不露脚跟);(5)裙袜之间⽆空⽩，否则被称为“三节腿”。
  「例」⾼级场合：男性看表，⼥性看包。普通商务场合：男性看腰，⼥性看头(发式：不染发、不长于肩部，可盘发，束发不太正式且有年龄限制)。
  3、第⼆层⾯-尊重他⼈
  打电话的基本礼仪
  打电话是通联礼仪的⼀个主要内容。的⼈是发话⼈，是主动的⼀⽅，⽽接听电话的⼀⽅是受话⼈，是被动的⼀⽅。因⽽在整个通话过程中，的⼈起着⽀配作⽤，⼀定要积极塑造⾃⼰的完美的电话形象。
  在打电话时，必须把握住通话的时间、内容和分⼨，使得通话时间适宜、内容精炼、表现有礼。
  1、时间适宜
  把握好通话时机和通话长度，即能使通话更富有成效，显⽰通话⼈的⼲练，同时也显⽰了对通话对象的尊重。反之，如果莽撞地在受话⼈不便的时间通话，就会造成尴尬的局⾯，⾮常不利于双⽅关系的发展。如果把握不好通话时间，谈话过于冗长，也会引起对⽅的负⾯情绪。
  2、内容精炼
  打电话时忌讳通话内容不着要领、语⾔啰嗦、思维混乱，这样很容易引起受话⼈的反感。通话内容精炼简洁是通话⼈的基本要求。
  (1) 预先准备
  在之前，对⾃⼰想要说的事情做到⼼中有数，尽量梳理出清晰的顺序。做好这样的准备后，在通话时就不会出现颠三倒四、现说现想、丢三落四的现象了同时也会给受话⼈留下⾼素质的好印象。
  (2)简洁明了
  电话接通后，发话⼈对受话⼈的讲话要务实，在简单的问候之后，开宗明义，直奔主题，不要讲空话、废话，不要啰嗦、重复，更不要偏离话题，节外⽣枝或者没话话。在通话时，最忌讳发话⼈东拉西扯、思路不清，或者⼀厢情愿地认为受话⼈有时间陪⾃⼰聊天，共煲“电话粥”。
  (3)表现有礼
  的⼈在通话的过程中，始终要注意待⼈以礼，举⽌和语⾔都要得体⼤度，尊重通话的对象，并照顾到通话环境中其他⼈的感受。

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