高校学籍档案管理存在的问题及原因分析
管理论坛科学大众·Popular Science2019年7月高校学籍档案管理存在的问题及原因分析
辽东学院    吴凤杰
摘  要：由于社会泛滥，开学历证明的人越来越多，同时也暴露出档案管理方面存在的一些问题。尽管原因很复杂，有历史的、社会和人为的因素等，要到问题的根源、想出解决问题的办法，从根本上解决还需要一定时间和全社会的共同努力。关键词：学历；证明；档案管理
由于社会上泛滥，用人单位对学历证书产生了怀疑，导致个人无论是工作、出国、参军、考研深造、评职称等都要回原毕业学校开学历证明，补书，尤其是国家公务人员规范人事档案管理后，开学历证明的人越来越多，查学籍档案的缘由五花八门，由此也暴露出档案管理工作中存在的一系列问题。
1    档案管理工作中存在的问题
1.1  自己证明不了自己
有的毕业生由于毕业证书上的名字（同音不同字）或出生日期与身份证不符来学校开证明，一般是查其在校期间的录取名册和毕业名册，如果入学时的名字（同音不同字）或出生日期与毕业证不符，说明是在校期间学生本人或学校失误造成的，档案科会开具相关证明。如果学生从入学到毕业期间的名字或出
生日期与毕业证一致说明不是学校的错误造成的，则不能开具证明，需要到当地派出所查户籍资料。有的派出所查不到当年的户籍资料不给开证明，结果造成了这部分学生毕业文凭是真的却自己证明不了自己，用人单位不承认其文凭，这样的事件不是个例。毕业证书是一个人身份的象征，要慎重对待，不能就一字之差或一个数字不符，影响一个人一生的前途和命运，更不能用现在的标准千篇一律地要求过去几年、几十年残缺不齐的档案材料。
1.2  重复证明
由于2000年以前的毕业生学籍在网上查不到，每年辽东学院毕业的学生去省学历认证中心办理学历证明的有几百人甚至更多，由于辽东学院是由原辽宁财政高等专科学校、原师范高等专科学校、原大连医科大学丹东分校、原丹东纺织高等专科学校等几所学校合并而成，往届毕业生去做学历认证除了提供入学名册、毕业名册或成绩外，还需要提供合校文件，如原丹东卫校毕业的学生办理学历认证除提供个人的材料外，还需提供卫校附属于大连医科大学丹东分校的文件，大连医科大学与丹东师专、丹东纺专合并成立丹东职业技术学院的文件，丹东职业技术学院又与辽宁财专合并成立辽东学院的文件，合校文件需提供三、四份，而且，每份文件都要加盖查档公章，由于需求的人多，学校不得不每年大量印刷各类合校文件以备需要，像这种情况的高校恐怕不只辽东学院，省学历认证中心既然已经知道有的高校是由多所学校合并而成，完全可以把这些合并的学校记录备案，没必要人人都要提供合校文件，造成大量的重复劳动，有的学生忘记带合校文件还得来回跑几趟，浪费大量的财力、物力。1.
3  反复证明
五、六月学生毕业，很多学生投简历的时候需要提供学校出具的证明材料，辽宁邮政储蓄银行每年都要从辽东学院招一批毕业生，邮政储蓄内部初审需要提供学生当年的录取信息，辽东学院每年有很多学生报名，学院需提供几百份录取名册，有的学生经过层层选拔初审通过要录用审核，录用审核时还需要学校再提供一份录取名册，经了解发现，邮政储蓄内部不同的部门要求不一样，这本来是件利国利民的好事，却因这种毫无意义的要求大打折扣，同一个系统不能相互沟通协调解决，如果社会的各行各业都这么要求，这种大量的重复证明何时休？
1.4  过分证明
从用人单位的角度考虑，要求求职者提供个人的原始学历资料无可厚非，但有些单位的过分证明让人无法理解。原丹东丝绸工业学校有一批一九八几年毕业的学生，由于他们录取的时候是中专，在校读书期间学校办了成人大专班，这样学生在校学习中专课程的同时辅修了大专课程，通过考试成绩合格的学生可以直接拿到大专文凭，这是学校统一的且有文件可查，有的毕业生来开当年的大专学历证明，学校既提供了其本人的录取名册、毕业名册、成绩及当年学校统一办学的文件，加盖了系列公章，其本人有毕业证书，用人单位还是不认可，必须要求学校提供这位同学的另外两名同学的相关证明材料，包括录取名册、毕业名册及，这种荒诞的证明到底是为了什么？学校的公章是具有法律效律的，不是随便盖的。
现代社会随着法律意识和档案意识的增强，人们越来越相信原始档案的证据作用，相信档案部门提供的证明材料，使人们的行为有了约束，公众判断有了依据，法律观念深入人心，这本来是人类文明和社会的进步的标志，但凡事都要有个度，过犹不及，这种大量、过度反复证明不但给高校增加了负担，造成了大量的人力、财力、物力的浪费，同时也从侧面反映了社会公信度的缺失。
2    造成档案管理工作问题的原因
大连医科大学是几本造成档案管理工作问题的原因很复杂，有历史的原因、社会的原因，也有人为的沟通不善以及学生本人重视不够等因素。
2.1  历史原因
由于年代久远，当时的档案资料收集不全，管理不规范、制度不完善，加上各地区、各部门执行的标准不统一，差异很大，很多地区和部门没有专门的档案管理机构，档案没有实行集中统一管理，就拿辽东学院来说，本来各校区管理就参差不齐，加上合校期间的档案流失，所以，无法用现在的标准去衡量要求年代久远的人和事，本着对每位学生负责的态度尽最大努力去满足每个学生的要求，提供完整、齐全的档案资料，但有些遗失的东西无法弥补，遗憾总是不可避免，有些材料残缺不全学校也无能为力，这是客观原因造成的。
2.2  社会原因
社会上还存在对档案重视不够的现象，有的单位进人不看档案，档案里材料是否齐全、完整不清楚，过了几年、几十年为了应付检查想起档案。档案满天飞的现象还很严重，有些单位没有专门的档案管理部门和人员，没有严格的档案管理制度，对调入、调出人员档案转递，手续不齐全，档案管理不规范，甚至造成档案丢失的现象。有个毕业生分配到企业，由于企业管
作者简介：吴凤杰（1964—），女，满族，山东人，档案副研究馆
员；研究方向：档案管理。
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