法律非学术,此热点非彼热点——新《档案法》第五章“档案信息化建设”热...
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总第249期
《档案管理》投稿信箱：法律非学术，此热点非彼热点
——新《档案法》第五章“档案信息化建设”热词梳理与分析*
吴志杰，刘  永，吴雁平，刘东斌
摘  要：通过对《档案法》“档案信息化建设”专章中档案信息化十大热词与2000年以来我国档案信息化研究TOP40的主题词进行
比较分析发现，面向档案法律关系调整的新《档案法》档案信息化建设相关规定的关注点并不完全同于以前沿理论与实践问题为导向的档案信息化学术研究的关注点。
关键词：新《档案法》；档案信息化；热词分析；研究热点；档案学术研究
Abstract: Through the comparative analysis of the ten hot words of archives informatization in the special
chapter
'Archives informatization construction' of the 'Archives Law' and the top 40 subject terms of archives informatization research in China since 2000, it is found that the focus of the relevant regulations on archives informatization construction of the new 'Archives Law' for the adjustment of the legal relationship of archives is not exactly the same as that of academic research on archives informatization based on cutting-edge theoretical and practical issues.
Keywords: New 'Archives Law'; Archives informatization; Hot word analysis; Research hotspot; Archival academic
research
随着新修订《中华人民共和国档案法》（以下简称新《档案法》）宣传贯彻活动的具体实施与持续推进，深入学习法律条文和深刻理解立法原意已经成为档案法学习宣传贯彻工作的重点。本文归纳与梳理出新《档案法》“档案信息化建设”专章中七个法条所涉及的与档案信息化相关的十大热词，将其与2000年《全国档案事业发展“十五”计划》颁布至今21年来我国档案信息化研究TOP40的主题词进行比较分析，以期从中发现立足于法律关系调整的新《档案法》在档案信息化建设方面的规定与聚焦于前沿理论与实践问题的档案信息化学术研究的不同之处。
1 新《档案法》档案信息化十大热词及其在2000—2020年档案信息化学术研究TOP40中的排位比较
1.1 新《档案法》档案信息化十大热词
本文中的热词指在“档案信息化建设”专章中出现的频率较高、与档案信息化建设相关、且具有专业实际意义的词语。热词排位反映了该专章对不同档案信息化建设内容关注程度的高低，是明确开展档案信息化建设工作所要优先解决的问题的依据。
热词的排位方法是以该词涉及的条文数量从多到少进行排序；对涉及条文数量相同的情况，再以该词在条文中出现的数量从多到少予以排序；对涉及条文和在条文中出现次数都相同的，按照该词在第五章中出现的先后排序进行排列。热词排位结果如表1所示。
由表1可知，“档案信息化建设”专章的十大热词分别是：“电子档案”“安全”“档案数字资源”“利用”“移交&接收&收集[1]”“档案信息化”“档案数字化”“保存”“档案信息”和“电子档案管理信息系统”。
其中，“电子档案”涉及数量最多，共7个条文，说明该专章主要聚焦协调与电子档案相关的若干法律关系。“安全”涉及的条文数量次之，共4个条文。
表1 新《档案法》档案信息化十大热词
电子档案具有内容与载体可分离、易篡改、人工不可识读性以及系统依赖性等特征。这些特征使得电子档案更易面临内容失真、人工操作不当、网络传输攻击和软硬件支撑不足等多样的安全风险。
新《档案法》对于安全的强调也体现出其能够与档案信息化工作的实际需求相呼应的立法宗旨。“档案数字资源”“利用”“移交&接收&收集”3个热词都涉及3个条文，这表明新《档案法》认为档案信息化中档案工作的业务重点要主要着眼于档案数字资源的利用、移交、接收、收集等。“档案信息化”“档案数字化”与“保存”3个热词都涉及2个条文，其中第38条是专门针对传统档案载体数字化的规定。此外，“档案信息”“电子档案管理信息系统”2个热词涉及1个条文。
1.2 新《档案法》档案信息化十大热词在档案信息化学
术研究TOP40中的位置
2000年《全国档案事业发展“十五”计划》首次将“档案信息化建设”作为重点工作任务进行部署，标志着我国从国家层面开始推进档案信息化建设。2002年《全国档案信息化建设实施纲要》（档发〔2002〕8号）具化了档案信息化建设的主要内容，对全面推进我国档案信息化建设起到重要引领作用。
考虑到2000年是我国档案信息化建设的重要时间节点，因此本文以2000年1月1日为起始检索时间进行文献数据收集。
表2是以中国知网总库为样本来源，以“主题=档案信息化”检索条件，从2000年1月1日到2020年11月24日，各年度档案信息化学术研究主题词TOP40（以下简称TOP40）中《档案法》档案信息化十大热词的排位数据列表。
表2 部分热词在TOP40中位置
本文从四个方面对表2进行分析：
一是从横向时间变化角度看，新《档案法》档案信息化十大热词在TOP40中首次出现的时间并不相同。其中，2000年“档案信息化”就首次出现在TOP40中，“利用”直到2005年才首次出现在TOP40中。也就是说，新《档案法》档案信息化十大热词在TOP40中出现的时间不同步。
二是从热词出现频次看，新《档案法》档案信息化十大热词在TOP40中出现的频次呈现较为明显的差异。
一方面，热词在历年TOP40中出现的最高频次和最低频次差距明显。“档案信息化”总共在21年的TOP40中出现了21次，为十大热词中的最高频次；“档案数字资源”“移交&接收&收集”和“保存”均未出现在历年的TOP40中。
另一方面，出现在TOP40中的热词的频次也存在明显差异。其中，“档案信息化”的频次最高为21，可视为常年出现的热词；“档案信息”的频次为17，可视为频繁出现的热词；“利用”和“档案数字化”的频次分别为9和8，可视为不常出现的热词；“电子档案”“安全”和“电子档案管理信息系统”的频次均为2，可视为极少出现的热词。
三是从各个热词的排位情况看，“电子档案”“档案信息化”“档案数字化”“档案信息”等多数热词在TOP40中年度分布呈现下降趋势。
这主要表现在：第一，这些热词首次出现时排位高于该词当前（或该词最后一次）在TOP40中的排位。例如，“档案信息化”2000年首次出现在TOP40中的排位为3，2020年降到6；“档案数字化”2001年首次出现在TOP40中的排位为34，2015年降到了40。
第二，这些热词在TOP40中的平均位次低于首次出现时的位次。例如，“档案信息化”的平均位次4高于首次出现的位次3；“档案信息”的平均位次18高于首次出现的位次7。
四是从排位极差看，不同热词的排位降幅呈现出一定的差异性。
“档案信息”“电子档案”“档案数字化”的极差较大，排位降幅较为明显。其中，“档案信息”的极差为30，是极差最大的热词。“利用”“档案信息化”“电子档案管理信息系统”的极差较小，排位比较稳定。
1.3 新《档案法》档案信息化十大热词排序与其在档案信息化学术研究TOP40中位置比较
一是新《档案法》档案信息化十大热词在TOP40中多属于中低频热词。“档案信息化”一词始终处于TOP40的前10之列，属于TOP40的高频热词。“档案信息”属于TOP40的中频热词。“电子档案管理信息系统”“电子档案”“安全”“利用”和“档案数字化”5个热词属于低频热词。二是新《档案法》档案信息化十大热词排序并不与TOP40相一致。
“档案数字资源”“移交&接收&收集”“保存”这三个热词未能出现在TOP40中，这反映出与这三个热词相关研究并不是档案信息化研究的热点内容。在TOP40中出现的热词的平均位次与其在新《档案法》档案信息化十大热词中的排序大致成反向排列。
由此可以推断，新《档案法》主要目的是调整档案法律关系。[2][3]这种档案事务关系主要是以实践为导
向，旨在回应主要档案事务关系，而非回应学术热点。
2 新《档案法》与法律效力、备份相关的三个新词
2.1 新《档案法》的“同等”“原件”“备份”新词
新《档案法》“信息化建设”专章中出现了与法律效力、备份相关的“同等”“原件”“备份”三个新词（涉及条文详见表3）。
表3 与法律效力、备份相关的三个新词对应表
“同等”出现于新《档案法》第37条第2款，该条文的
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学习法律的意义
意义在于明确电子档案与传统载体档案具有同等效力，允许电子档案能够作为证据提交。对于档案工作实践而言，“同等”一词将消解档案工作者对实施电子档案单套制管理的最大顾虑，进而极大地推动电子档案管理实践的开展。[4]
“原件”出现于第38条，该条款一是表明了国家层面对档案数字化工作的支持和鼓励，二是明确了传统载体档案数字化成果仅仅是档案“副本”，档案数字化后，各个组织机构也应当按照相关规定对档案原件进行“妥善保管”。
“备份”出现于第39条第3款，该条文是对重要电子档案实施异地备份保管的具体要求。备份是一种电子档案长期保存的重要方法，是强化电子档案风险管理的主要措施。[5]“（异地）备份”入法不仅体现新《档案法》对电子档案备份工作的重视，而且明确了对重要电子档案应进行“异地备份”保管的规定。
2.2 “同等”“原件”“备份”在档案信息化学术研究TOP40中的位置及其分析
就学术研究而言，“同等”代表电子档案和电子文件具备同等效力、电子档案和电子文件具备证据性相关的研究。“原件”代表档案数字化后对档案原件进行保管相关的研究。“备份”代表电子档案和电子文件备份相关的研究。然而，纵观历年的TOP40，“同等”“原件”“备份”及其相关的研究主题均未出现于其中，它们长期以来都并非档案信息化学术研究的热点。
这3个新词出现在新《档案法》中表明，新《档案法》并非仅仅着眼于档案信息化学术研究的热点问题，同时也会对一些非热点领域、但实践迫切需求的问题予以回应。
3 新《档案法》未出现的关键热词——电子文件
纵观2000—2020年的档案信息化学术研究，从2001年起到2016年止，“电子文件”始终出现在TOP40中，其平均排名为第12位。可见，“电子文件”是档案信息化学术研究持续关注的高频研究主题。然而，新《档案法》“档案信息化建设”专章并未出现“电子文件”这一档案信息化学术研究关键热词。究其原因，笔者认为主要有三个方面。
一是就概念意义而言，电子文件与电子档案并非同一事物，不能相互混淆。
根据《电子档案管理基本术语》（DA/T 58—2014），电子文件是“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录”。[6]电子档案是“具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件”。[7]
可见，电子文件与电子档案在概念的内涵与外延上均不相同。电子档案是按照相关要求经过系统整理后归档保存的电子文件，电子档案应包含于电子文件。 [8]
因此，新《档案法》“档案信息化建设”专章并不包含电子文件的相关内容。
二是就法律意义而言，新《档案法》主要调整的是“档案法律关系”，并不关注“电子文件相关法律关系”。新
《档案法》第1条指出：“为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特社会主义事业服务，制定本法。”可见，新《档案法》旨在对档案管理相关活动进行规定，其规范的法律对象主要是档案及其管理活动。由于电子文件并不是（电子）档案，因此，新《档案法》不负有规范电子文件及其管理活动的责任。电子文件未出现在新《档案法》“档案信息化建设”专章也就理所应当。
三是就管理意义而言，文件形成单位（立档单位）电子文件管理实践和电子档案管理实践的紧密关联不能代表二者适用的法律也应一致。在前端控制与全程管理理念影响下，文件形成单位（立档单位），尤其是大型文件形成单位（立档单位）会将很多必要的档案管理业务操作提前配置在业务系统中，以便保障电子文件的规范化形成与流转。[9]
然而，新《档案法》第35条第2款规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”可见，其关注点主要是档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的档案信息化建设，并不涉及电子文件管理相关内容。因此，新《档案法》中不出现“电子文件”也就合情合理。
为了进一步验证上述推论的正确性，笔者以“文件”为检索词，对《档案法》（1987）、《档案法》（1996修正）和《档案法》（2016修正）的文本进行检索，均未发现“文件”“电子文件”等词语。这种结果印证了笔者上述的推论，即“文件”不是“档案”，“文件”不是《档案法》调整的范畴。
4 四版《档案法》中与单\双套（轨）制相关的一字一词
电子文件“单/双套（轨）制”是近年来理论研究与实践工作的热点，[10]引发了多数学者的热议，内容涵盖电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考[11]、电子档案“单套制”背后的电子文件管理思想转变[12]、电子文件“单套制”实施中的问题与策略[13]和电子文件单套制归档的具体要求[14]等等。其中，促进电子文件和电子档案“单套制”入法，以鼓励和推进电子文件和电子档案单套制管理的呼声更是不绝于耳。
通过对《档案法》（1987）、《档案法》（1996修正）和《档案法》（2016修正）以及新《档案法》的文本进行检索，笔者没有发现一处与单\双套（轨）制相关的词与字。与“单/双”相关的只有105处“单”字和105处“单位”。这至少表明电子文件或电子档案单\双套（轨）制并非历版本《档案法》调整的法律关系。
而新《档案法》“档案信息化建设”专章并未提及电子文件或电子档案的单\双套（轨）制，则进一步说明一些研究者和工作者将电子文件单套制、单轨制推演为电子档案单套制、单轨制，继而错误地演绎并要
求单套制入法的逻辑是
不合理的。因此，必须对这种以“电子文件”替代“电子档案”的论断予以正本清源。
此外，笔者认为单\双套（轨）制未能进入新《档案法》“档案信息化建设”专章的可能原因是学界和业界对单\双套（轨）制概念未能取得共识，该词内涵的模糊不清决定了其不适合作为法律术语。
法律语言具有精确性、规范性、统一性、稳定性的特征。[15]而单套制、双套制、双轨制、单轨制等词语本身多为口号式表达并非专业术语，[16]不同学者和实践工作者对“轨”“套”两个概念有着不同理解。例如，在电子文件归档时，有些人认为采用光盘和磁盘两种不同载体归档就是电子文件双套制。而另一些人认为光盘和磁盘都是数字形式，属于“单套制”，双套制意味着归档时在用磁盘或光盘归档的同时，也将电子文件硬拷贝输出后的纸张（或缩微）进行归档。因此，单\双套（轨）制概念的模糊性或是导致历版本《档案法》并未对其专门予以规定的缘由之一。
5 结语
其一，新《档案法》档案信息化中十大热词，与其在档案信息化学术研究TOP40热词中出现的时间点、出现频率、排位变化、排位极差上存在的差别表明，档案法需要积极对社会与公众热切关注的主要档案事务关系进行回应与规定，但无需及时回应学术研究热点。
其二，档案法调整的是持续稳定的法律关系，新《档案法》相关法律条文规定的内容可能包含实践工作和理论研究多年沉淀下来的、持续性的非热点问题。例如，“同等”“原件”“备份”及其相关的研究主题均不是历年档案信息化学术研究的热点，但新《档案法》却对该“同等”“原件”“备份”予以专门规定。
其三，“电子文件”“文件”未能入法表明新《档案法》调整的是与档案及其管理相关的、特定的法律关系，这种档案法律关系有着明确的界限。通常而言，学术研究允许适当突破研究界限、管理实践也可以合理拓展管理对象，但是法律法规却有着固定的调整对象和适用范围，不能随意突破。
其四，单\双套（轨）制未能入法体现出新《档案法》法律语言的严谨性、规范性和明确性。单\双套（轨）制多为口号式表达并非专业术语，不同学者和实践工作者对其概念内涵有着不同的理解。因此，单\双套（轨）制的这种模糊性决定了其并不适合作为法律调整的具体对象。
其五，在学习贯彻新《档案法》时忌自以为是，想当然的进行解读，宜实事求是，深刻把握法律条文与理论研究、法律条文与实践工作、理论研究与实践工作的异同之处。尤其是不能将档案信息化学术研究中一些有待验证或商榷的论断、推论、观点作为理解、解读法律条文的“圣经”。
*本文系国家档案局科技项目“面向治理体系现代化和应急处置决策需求的档案数据能力建设研究”（批准编号：2020-R-5）研究成果之一。参考文献：
[1]具体实践工作中，“移交”与“接收”均表示档案（电子档案）从形成单位转移到档案馆的具体过程。两者的区别仅在于前者的行为主体是形成单位，而后者的行为主体是档案馆。考虑到二者的实质相同，本文将“移交”“接收”视为性质相同的档案信息化要素。此外，在新《档案法》第四十条的语境下，“收集”也与“移交”“接收”同属性质相同的档案信息化要素。因此，本文将三者予以并列。
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（作者单位：吴志杰，中国人民大学信息资源管理学院；刘永，郑州航空管理学院；吴雁平，开封市档案馆；刘东斌，濮阳市档案馆  来稿日期：2020-12-19）
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