办公用品管理办法
低值易耗品管理办法
武汉光谷联合股份有限公司制度文件
制度名称
办公用品管理办法
制度编码
版本号
A/V1.0
颁布日期
文  件  目    录
1  …………  目的
2  …………  适用范围
3  …………  管理职责
4  …………  办公用品的采购
5  …………  办公用品的领用与分发
6  …………  办公用品的保管与维护
7  …………  办公用品的调剂与核销
8  …………  附则
文  件  附  件
1  …………  办公用品领用计划表
2  …………  办公用品采购计划及费用汇总表
3  …………  临时急需办公用品请购单
4  …………  固定资产计划审批表
制定部门/人
审核部门/人
批准人
批准日期
1
目的
为了规范公司部分固定资产及办公用品的管理，合理配置资源，降低办公费用支出和避免浪费，特制定本管理办法。
2 适用范围
本办法中的所指办公用品的范围具体包括：
2.1 部分固定资产：单位价值在2000元以上且使用年限1年以上，归口行政中心管理的非经营性固定资产，如办公家具、车辆、复印机、打印机、交换机、笔记本电脑、台式电脑、传真机、数码照相机、投影仪、空调、数码设备配件等；
2.2 低值易耗品：单位价值在500元以上，使用期1年以上，不足固定资产标准的办公用品，如打印机、移动硬盘、电脑配件、数码设备配件、电话机、文件柜等；
2.3 日常办公耗材：不在上述范围内的小型办公用品，如文件夹、笔、纸、纸杯、钉书机、信封、便签等。
3 管理职责
3.1 行政中心综合部负责办公用品的综合计划、采购、费用控制、使用台帐建立、管理及调剂等；采购主管负责物品的计划、采购、管理和调剂；仓库主管负责物品的保管、盘存和分发。
3.2 财务中心按照公司《财务管理制度》的规定，负责审核相关审批文件，负责办公用品的财务管理工作。
4 办公用品的采购
4.1根据公司的具体情况，为了便于采购和管理，将公司的办公用品分为公共使用的办公用品及个人使用的办公用品。
（1）公共使用的办公用品，指公司或中心/部门根据实际工作需要，公司或中心/部门内部共同使用的办公用品，如办公设备、办公家具、文件柜、纸、文件夹、设备耗材、部分数码设备及相关配件等；
（2）个人使用的办公用品，指员工由于工作需要个人单独使用的办公用品，如电脑、笔、便签、信封、订书机、订书钉、胶水、剪刀、计算器、U盘等。
4.2计划与审批
（1）公司办公用品的采购实行预算和计划管理。具体分为年度预算和季度计划。公共使用办公用品以公司为单位采购时，原则上根据年度预算或特批程序办理；以中心/部门为单位采购时，原则上每月不超过200元的额度，全年每部门预算共计2400元，年度内可打通使用。
行政中心在每年12月份向各中心征集下一年度固定资产和办公用品的购置明细，汇总分析后集中拟订公司全年的固定资产和办公用品预算金额并上报财务中心，待年度预算方案经股东大会审议通过后执行。购置计划在预算范围内按季度分解执行。
个人使用办公用品，按每人每月15元的预算标准执行，全年每人180元，可在年度范围内打通使用。新入职的员工第一次领用办公用品原则上不超过50元（不含电脑）。
（2）公司的采购计划每季度制订一次。每季度末月20日前，各中心根据实际需要，制定本中心《办公用品领用计划申请表》（附件1）；申请购买固定资产的，需填写《固定资产购
置审批表》（附件4）一式三份，经本中心领导审核签批后，交行政中心综合部汇总。
（3）采购主管根据各中心上报的《办公用品领用计划申请表》、《固定资产购置审批表》编制《采购计划及费用汇总表》（见附件2）一式两份，报综合部经理复核、行政中心总监审批后列入当月资金计划。
行政中心应根据年度预算及实际工作需要，对各中心计划购置物品进行综合控制。资金计划审批通过后，由采购主管负责采购。
（4）对于计划外的临时采购，公司原则上不予办理，确因工作需要急需采购时，如果采购金额在年度预算范围内的，由急需部门填写《临时急需办公用品请购单》（见附件3）或《固定资产购置审批表》，经本中心领导签字确认后，报行政中心综合部采购主管，经综合部经理复核、行政中心总监审核，执行总裁审批后可由采购主管进行临时采购。
年度预算外的办公用品采购事项，原则上不予受理。确需购买的预算外办公用品，急需部门应填写《临时急需办公用品请购单》或《固定资产购置审批表》，经本中心领导签字确认后，报行政中心综合部采购主管，经综合部经理复核、行政中心总监审核后，由行政中心综
合部根据公司《财务管理制度》预算与计划管理有关条款先进行年度预算的调整审批流程后，再办理有关采购的审批手续，审批通过后方可进行采购。
    4.3采购入库
（1）日常办公用品及耗材的采购原则上到建立有合作关系的2-3家专门商店采购。采购完成后，由采购主管按《财务报销管理办法》有关规定办理报销手续。
（2）办公家具和办公设备等固定资产采购应采取竞争性谈判方式确定供货方，签订供货合同，并按公司《财务报销管理办法》有关规定办理手续，交公司财务中心负责支付或结算。
（3）为保证采购工作的公开透明，采购工作原则上应由2人同时经办。
（4）采购完成后，采购主管应及时和仓库主管办理入库手续，并完整填写入库单。
所采购的物品到货后，由仓库主管按入库单的要求进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在入库单上（一式三联）签字验收，并由综合部经理审核。其中仓库记帐联留存做入库凭证并归档，财务记帐联交综合主管做结算和报销凭据。
5 办公用品的领用、分发或借用
5.1 固定资产的领用
办公家具、办公设备等固定资产入库后，由仓库主管根据《固定资产购置审批单》，通知相关中心派员来领取，领取时需填写《领用单》，确人固定资产责任部门和具体责任人，由仓库主管办理出库登记手续。
5.2 低值易耗品的领用
各中心根据经批准的《办公用品领用计划表》到仓库主管处领取，领取时需填写《领用单》，明确低值易耗品的责任部门和责任人，由仓库主管办理出库登记手续。
5.3 日常办公耗材的领用
    各中心根据实际需要到仓库主管处领取日常办公用品，领取时需填写《领用单》，仓库主管应严格按计划表进行发放。
5.4 公共办公用品的借用

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