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酒店 企业 IPPBX电话交换机 话务台资料手册
交换机通讯管理系统-话务台使用手册
一、登录
打开“话务台客户端“程序,进入登陆界面
用户名:admin
密  码:88888
点击“登陆“  进入程序
进入话务台页面
二、功能模块
功能模块主要有房态功能、叫醒功能、免打扰功能、黑名单、通话记录、置忙、房态状态显示、查询功能
1. 房态功能
房态功能有入住、退房、换房、房态、修改等级
1.1 入住
入住:指客人入住酒店客房,设置客人入住信息;软件可以有两种方法入住
入住方法1:
直接点击“入住”,打开“入住”信息设置页面,手动输入要入住的房间号码及客人入住的信息 (每次只能输入一个房间号码,不可多个一起入住);设置好可以点击“保存”;也可以点击“保存并新增”直接设置下一位客人入住信息
如下图举例:点击“入住”---手动填写入住房间号码“9090”及入住信息;填写好保存即可
入住方法2:
方法2是先勾选(或选中)要入住的房间,再点击“入住”,入住的房间号码会根据勾选的房间号码自动填写好,再填好下面的客人入住信息即可(每次只能勾选一个入住,不可勾选多个一起入住)
如下图举例:列表显示举例
先勾选要入住的房间号码---再点击“入住”;打开“入住”设置页面,填写好入住信息保存即可
1.2 退房
退房:指客人退房离开酒店,结算客人入住期间的费用;软件可以有两种方法退房结算
退房方法1:
直接点击“退房”,手动输入要退房的房间号码,输入完要退房的房间号码,此房间号码的相关信息和通话明细都会显示出来(每次只能输入一个房间号码,不可多个一起退房);
点击“通话明细”可以查看此房间入住期间详细的通话记录;可以查询、导出、打印相关的通
话记录;
确定好退房信息无误后可以点击“保存”此房间就退房完成了;也可以点击“保存并新增”直接给其他房间进行退房操作
如下图举例:
点击“退房”---手动填写退房房间号码“9001”,此房间的相关信息和入住期间的通话明细都会显示出来;填写好保存即可
退房方法2:
先勾选(或选中)要退房的房间,再点击“退房”,此房间号码的相关信息和通话明细都会显示出来(每次只能输入一个房间号码,不可多个一起退房);
点击“通话明细”可以查看此房间入住期间详细的通话记录;可以查询、导出、打印相关的通话记录;
确定好退房信息无误后可以点击“保存”此房间就退房完成了;
如下图举例:
先勾选要退房的房间号码---再点击“退房”;退房相关信息自动出来,可查看相关信息和通话明细,然后保存即可
1.3 换房
换房:是指客人从入住的客房换到另一间客房
注意:换房时,除了房间号码不变,会把要换房的所有客房信息都换到新的客房里
换房方法1:
直接点击“换房”,手动输入要换房的客房号码和要换到的新客房号码
如下图举例:
点击“换房”---手动填写房间号码“9018”和要换到的“新房间号码:9008”;填写好保存即可
换房方法2:
先勾选(或选中)要换房的房间,再点击“换房”, 要换房的房客房号码会自动显示出来,再手动填写好“新房间号码”即可
如下图举例:
先勾选要换房的房间号码---再点击“换房”;填写新房间号码保存即可
1.4 房态
房态:是指把客房状态按需求修改成相应的客房状态
修改房态方法1:
直接点击“房态”,手动输入要修改房间状态的房间号码,原房态会自动显示出来;再下拉选择要修改的新房间状态,设置好保存即可
如下图举例:
点击“修改房态”---手动输入要修改房间状态的房间号码:8016--- 下拉选择要修改的房态---然后保存;房间状态就修改了
修改房态方法2:
先勾选(或选中)要修改状态的房间,再点击“修改房态”,原房态会自动显示出来;再下拉选择要修改的新房间状态,设置好保存即可
如下图举例:
先勾选(或选中)要修改房态的房间号码---再点击“修改房态”;下拉选择新房态后保存即可
1.5 修改等级
修改等级:修改客房里分机的呼出权限等级
修改等级方法1:
点击“修改等级”,手动填写要修改等级的客房号码,原等级会根据填写好的客房号码自动生成,然后下拉选择要修改的新等级,设置好保存即可
如下图举例:
修改等级方法2:
先勾选(或选中)要修改等级的房间号码---再点击“修改等级”;下拉选择等级后保存即可
如下图举例:
2. 叫醒功能
叫醒功能有设置叫醒、关闭叫醒、叫醒记录
2.1 设置叫醒
设置叫醒:用于叫醒客房入住的客人,可以设置多个时间段进行多次叫醒
设置叫醒方法1:
直接点击“打开叫醒”,手动输入“要叫醒的房间号码”(叫醒多个房间可以英文逗号隔开)
设置需要叫醒的时间、日期及需要提前叫醒的时间,设置好保存即可
需要多次叫醒,方法同上,只需修改叫醒时间即可
举例如下图:
设置叫醒方法2:
在“列表显示”的状态下,直接“勾选要叫醒的房间”,房间号码会自动显示出来
再设置好叫醒日期时间和提前叫醒时间即可
举例如下图:
叫醒信息介绍:
房间号码:      可以手动填写或勾选一个或多个房间号码
团队号码:      可填可不填
当前房态:      填写好房间号码自动生成,多个房间不显示房态
客户姓名:      填写好房间号码自动生成,多个房间不显示姓名
叫醒日期:      根据客人需求设置好叫醒日期
叫醒时间:      根据客人需求设置好叫醒时间
提前叫醒:      根据客人需求下拉选择提前叫醒时间
设置好,保存即可
2.2 关闭叫醒
不需要叫醒的客房可以关闭叫醒
关闭叫醒方法:
勾选要关闭叫醒的房间号码,点击“关闭叫醒”确定即可;可勾选多个一起进行关闭叫醒
注意:关闭叫醒会把设置的多次叫醒都关闭
举例如下图:
2.3 叫醒记录
点击“叫醒记录”可以查看设置的叫醒记录
叫醒日期:下拉选择要查询的日期
叫醒时间:填写设置叫醒时间段进行查询
根据查询的叫醒记录可以导出、打印、实时打印记录
举例如下图:
实时打印
使用实时打印叫醒记录功能需要先配置好打印机
然后在话务台软件设置,“叫醒记录”-“实时打印”“启用”此功能;
打印机名称:下拉选择配置好的打印机
纸张宽:根据打印叫醒记录条数设置好纸张宽
纸张高:根据打印叫醒记录条数设置好纸张高
一次打印条数:设置好多少条叫醒记录打印一次
举例如下图所示:
电话交换机设置
3. 免打扰功能
根据客房客人需求,设置分机开/关免打扰功能
3.1 开免打扰
开启免打扰,客房的分机就打不进电话
勾选(或选中)要开启免打扰的房间,只能勾选一个,不可多个一起设置(列表显示和块状显示设置类似)
举例如下图:
3.2 关免打扰
关闭免打扰,客房的分机就可以打进电话
勾选(或选中)要关闭免打扰的房间,只能勾选一个,不可多个一起设置(列表显示和块状显示设置类似)
4. 黑名单
添加到黑名单的号码就无法呼入到话务台
可以新增、删除和查询黑名单,根据需求设置即可
在话务台设置的黑名单,在交换机通讯管理系统会有相关提示 
如下图  增加黑名单和删除黑名单都有记录
5. 通话记录
点击“通话记录”可以查询话务台的通话记录
根据需求选择查询记录的日期和时间段,进行模糊查询、精确查询、高级查询
可以导出、打印查询的相关记录
举例如下:
6. 置忙
点击“置忙”此话务员分机就会进入置忙状态,呼入话务台的电话,就会自动呼入到其它日服号码或设置的夜服分机号码上
举例如下
置忙:工作状态代表话务员分机是正常工作状态
置闲:休息状态代表话务员分机正在休息,由其他话务员分机或夜服号码服务
7. 房态状态
房间状态显示有列表显示和块状显示
7.1 列表显示
选择“列表显示”客房会以列表的显示展现出来
可以根据需求勾选(也可以全选、反选)进行批量设置
举例如下图
7.2 块状显示
选择“块状显示”客房会以的块状显示展现出来
左键单击选中客房信息进行操作(选中之后信息会变成红)
也可以全选、反选进行快捷操作
举例如下图
8. 查询
查询有分机状态和房态状态;还可以输入查询条件进行模糊查询
根据需求下拉选择要查询的分机状态和房态状态进行查询
举例如下图:分机状态
举例如下图:房态状态
举例如下图:模糊查询
三、设置模块
设置模块主要有个人通讯录、设置、速拨按键
1. 个人通讯录
可以把经常联系的同事,合作伙伴或客人的详细添加到个人通讯录,方便查看联系
右键单击“个人通讯录”点击“编辑”
进入“个人通讯录”页面
个人通讯录可以“新增”“删除”“导入”“导出”“查询”通讯录相关信息

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