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交换机通讯管理系统-话务台使用手册
一、登录
打开“话务台客户端“程序，进入登陆界面
用户名：admin
密 码：88888
点击“登陆“ 进入程序
进入话务台页面
二、功能模块
功能模块主要有房态功能、叫醒功能、免打扰功能、黑名单、通话记录、置忙、房态状态显示、查询功能
1. 房态功能
房态功能有入住、退房、换房、房态、修改等级
1.1 入住
入住：指客人入住酒店客房，设置客人入住信息；软件可以有两种方法入住
入住方法1：
直接点击“入住”，打开“入住”信息设置页面，手动输入要入住的房间号码及客人入住的信息 （每次只能输入一个房间号码，不可多个一起入住）；设置好可以点击“保存”；也可以点击“保存并新增”直接设置下一位客人入住信息
如下图举例：点击“入住”---手动填写入住房间号码“9090”及入住信息；填写好保存即可
入住方法2：
方法2是先勾选（或选中）要入住的房间，再点击“入住”，入住的房间号码会根据勾选的房间号码自动填写好，再填好下面的客人入住信息即可（每次只能勾选一个入住，不可勾选多个一起入住）
如下图举例：列表显示举例
先勾选要入住的房间号码---再点击“入住”；打开“入住”设置页面，填写好入住信息保存即可
1.2 退房
退房：指客人退房离开酒店，结算客人入住期间的费用；软件可以有两种方法退房结算
退房方法1：
直接点击“退房”，手动输入要退房的房间号码，输入完要退房的房间号码，此房间号码的相关信息和通话明细都会显示出来（每次只能输入一个房间号码，不可多个一起退房）；
点击“通话明细”可以查看此房间入住期间详细的通话记录；可以查询、导出、打印相关的通
话记录；
确定好退房信息无误后可以点击“保存”此房间就退房完成了；也可以点击“保存并新增”直接给其他房间进行退房操作
如下图举例：
点击“退房”---手动填写退房房间号码“9001”，此房间的相关信息和入住期间的通话明细都会显示出来；填写好保存即可
退房方法2：
先勾选（或选中）要退房的房间，再点击“退房”，此房间号码的相关信息和通话明细都会显示出来（每次只能输入一个房间号码，不可多个一起退房）；
点击“通话明细”可以查看此房间入住期间详细的通话记录；可以查询、导出、打印相关的通话记录；
确定好退房信息无误后可以点击“保存”此房间就退房完成了；
如下图举例：
先勾选要退房的房间号码---再点击“退房”；退房相关信息自动出来，可查看相关信息和通话明细，然后保存即可
1.3 换房
换房：是指客人从入住的客房换到另一间客房
注意：换房时，除了房间号码不变，会把要换房的所有客房信息都换到新的客房里
换房方法1：
直接点击“换房”，手动输入要换房的客房号码和要换到的新客房号码
如下图举例：
点击“换房”---手动填写房间号码“9018”和要换到的“新房间号码：9008”；填写好保存即可
换房方法2：
先勾选（或选中）要换房的房间，再点击“换房”， 要换房的房客房号码会自动显示出来，再手动填写好“新房间号码”即可
如下图举例：
先勾选要换房的房间号码---再点击“换房”；填写新房间号码保存即可
1.4 房态
房态：是指把客房状态按需求修改成相应的客房状态
修改房态方法1：
直接点击“房态”，手动输入要修改房间状态的房间号码，原房态会自动显示出来；再下拉选择要修改的新房间状态，设置好保存即可
如下图举例：
点击“修改房态”---手动输入要修改房间状态的房间号码：8016--- 下拉选择要修改的房态---然后保存；房间状态就修改了
修改房态方法2：
先勾选（或选中）要修改状态的房间，再点击“修改房态”，原房态会自动显示出来；再下拉选择要修改的新房间状态，设置好保存即可
如下图举例：
先勾选（或选中）要修改房态的房间号码---再点击“修改房态”；下拉选择新房态后保存即可
1.5 修改等级
修改等级：修改客房里分机的呼出权限等级
修改等级方法1：
点击“修改等级”，手动填写要修改等级的客房号码，原等级会根据填写好的客房号码自动生成，然后下拉选择要修改的新等级，设置好保存即可
如下图举例：
修改等级方法2：
先勾选（或选中）要修改等级的房间号码---再点击“修改等级”；下拉选择等级后保存即可
如下图举例：
2. 叫醒功能
叫醒功能有设置叫醒、关闭叫醒、叫醒记录
2.1 设置叫醒
设置叫醒：用于叫醒客房入住的客人，可以设置多个时间段进行多次叫醒
设置叫醒方法1：
直接点击“打开叫醒”，手动输入“要叫醒的房间号码”（叫醒多个房间可以英文逗号隔开）
设置需要叫醒的时间、日期及需要提前叫醒的时间，设置好保存即可
需要多次叫醒，方法同上，只需修改叫醒时间即可
举例如下图:
设置叫醒方法2：
在“列表显示”的状态下，直接“勾选要叫醒的房间”，房间号码会自动显示出来
再设置好叫醒日期时间和提前叫醒时间即可
举例如下图：
叫醒信息介绍：
房间号码： 可以手动填写或勾选一个或多个房间号码
团队号码： 可填可不填
当前房态： 填写好房间号码自动生成，多个房间不显示房态
客户姓名： 填写好房间号码自动生成，多个房间不显示姓名
叫醒日期： 根据客人需求设置好叫醒日期
叫醒时间： 根据客人需求设置好叫醒时间
提前叫醒： 根据客人需求下拉选择提前叫醒时间
设置好，保存即可
2.2 关闭叫醒
不需要叫醒的客房可以关闭叫醒
关闭叫醒方法：
勾选要关闭叫醒的房间号码，点击“关闭叫醒”确定即可；可勾选多个一起进行关闭叫醒
注意：关闭叫醒会把设置的多次叫醒都关闭
举例如下图：
2.3 叫醒记录
点击“叫醒记录”可以查看设置的叫醒记录
叫醒日期：下拉选择要查询的日期
叫醒时间：填写设置叫醒时间段进行查询
根据查询的叫醒记录可以导出、打印、实时打印记录
举例如下图：
实时打印：
使用实时打印叫醒记录功能，需要先配置好打印机
然后在话务台软件设置，“叫醒记录”-“实时打印”“启用”此功能；
打印机名称：下拉选择配置好的打印机
纸张宽：根据打印叫醒记录条数设置好纸张宽
纸张高：根据打印叫醒记录条数设置好纸张高
一次打印条数：设置好多少条叫醒记录打印一次
举例如下图所示：
电话交换机设置
3. 免打扰功能
根据客房客人需求，设置分机开/关免打扰功能
3.1 开免打扰
开启免打扰，客房的分机就打不进电话
勾选（或选中）要开启免打扰的房间，只能勾选一个，不可多个一起设置（列表显示和块状显示设置类似）
举例如下图：
3.2 关免打扰
关闭免打扰，客房的分机就可以打进电话
勾选（或选中）要关闭免打扰的房间，只能勾选一个，不可多个一起设置（列表显示和块状显示设置类似）
4. 黑名单
添加到黑名单的号码就无法呼入到话务台
可以新增、删除和查询黑名单，根据需求设置即可
在话务台设置的黑名单，在交换机通讯管理系统会有相关提示
如下图 增加黑名单和删除黑名单都有记录
5. 通话记录
点击“通话记录”可以查询话务台的通话记录
根据需求选择查询记录的日期和时间段，进行模糊查询、精确查询、高级查询
可以导出、打印查询的相关记录
举例如下：
6. 置忙
点击“置忙”此话务员分机就会进入置忙状态，呼入话务台的电话，就会自动呼入到其它日服号码或设置的夜服分机号码上
举例如下
置忙：工作状态代表话务员分机是正常工作状态
置闲：休息状态代表话务员分机正在休息，由其他话务员分机或夜服号码服务
7. 房态状态
房间状态显示有列表显示和块状显示
7.1 列表显示
选择“列表显示”客房会以列表的显示展现出来
可以根据需求勾选（也可以全选、反选）进行批量设置
举例如下图
7.2 块状显示
选择“块状显示”客房会以的块状显示展现出来
左键单击选中客房信息进行操作（选中之后信息会变成红）
也可以全选、反选进行快捷操作
举例如下图
8. 查询
查询有分机状态和房态状态；还可以输入查询条件进行模糊查询
根据需求下拉选择要查询的分机状态和房态状态进行查询
举例如下图：分机状态
举例如下图：房态状态
举例如下图：模糊查询
三、设置模块
设置模块主要有个人通讯录、设置、速拨按键
1. 个人通讯录
可以把经常联系的同事，合作伙伴或客人的详细添加到个人通讯录，方便查看联系
右键单击“个人通讯录”点击“编辑”
进入“个人通讯录”页面
个人通讯录可以“新增”“删除”“导入”“导出”“查询”通讯录相关信息
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