构建费用管控体系 提升费用管理水平
I财务会计
构建费用管控体系提升费用管理水平□郭迎才
宝山钢铁股份有限公司钢管条钢事业部经营财务部
当前国内钢管行业面临严峻的形势,钢管生产企业如何应对挑战?建立一套以总 额控制与专项控制为原则,以制度建设为保 障,以预算管理为核心,以集中采购为手段 的费用管控体系,营造一个全员管理的文化 氛围,使得费用能够全面受控,就显得尤为 重要。本文将从费用管理的概念、加强费用 管理的重要性以及如何加强费用管控逐一进 行探讨。
一、费用的概念
费用是指企业在日常活动中发生的、会 导致所有者权益减少的、与向所有者分配利 润无关的经济利益的总流出。费用的确认除 应符合定义外,还应当同时满足以下严格的 确认条件:与费用相关的经济利益应当很可 能流出企业;经济利益流出企业的结果会导 致企业资产的减少或负债的增加;经济利益 的流出额能够可靠地计量。
费用按照经济用途不同,可分为生产成 本和期间费用。二、费用管理的必要性
费用管理就是为了降低生产经营耗费,是扩大生产经营的重要条件,加强费用管理 有利于促使企业改善生产经营管理,提高经 济效益。而在目前严峻经营环境下,公司加 强费用管理尤其显得格外紧迫和重要。
一是,费用高低关系到公司的生存能 力。高成本、高费用是目前公司存在的老问 题,尤其是居高不下的管理费用,一直没有 得到有效的控制。在钢材价格高企,利润率 较高的情况下,这个问题并不突出。一旦市 场低迷,价格下跌,成本劣势就凸现出来。高投入、高管理费用和高人工成本已经对公 司经营绩效改善形成明显制约。成本费用问 题,已经不再是关乎未来发展竞争力的问题,是关乎企业能否继续生存下去的根本问题。如果不能切切实实地把成本费用降下来,公 司最终会被市场竞争淘汰。
二是,费用高低关系到企业的竞争力。从横向对标看,2019年宝钢股份吨管期间 费用比鞍钢股份高201元/吨,与竞争对手
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比管理成本过高,明显处于劣势。
三是,从创建“资源节约型社会”看,企业作为社会的一个重要组成部分,理应降 低各项费用支出。在我
国,资源消耗高、浪 费大、环境污染严重等问题依然存在,随着 经济的快速增长和人口的不断增加,淡水、土地、能源、矿产等资源不足的矛盾更加突 出,环境压力日益增大。在全社会树立节约 意识、节约观念,倡导节约文化、节约文明,广泛开展内容丰富、形式多样的资源节约活 动,积极创建节约型城市、节约型政府、节 约型企业、节约型社区已经势在必行。
三、费用管控措施
(―)坚持“总额控制与专项控制”的费用管控原则
所谓“总额控制”,就是财务部作为公司费用的综合管理部门,按“节约、合理、必需”的原则安排各项费用支出,积极采取 降本增效措施控制费用总额;定期对各部门 及子公司费用预算执行情况进行通报。
所谓“专项控制”,就是公司根据管理 要求及费用项目性质,确定需公司层面统一 筹划的专项费用及重点控制费用,明确专业 归U管理部门,充分发挥专业归口管理部门 对费用的管控作用。公司主要专项费用及专 业归口部门如表1所示。
近几年,通过对该管理模式的不断宣贯 和推进,公司费用管理得到明显改善,职责 分工越来越明晰,一方面使得财务部从较繁 重事务中解放出来,真正成为费用管理“舵手”角;另一方面使得各专业归口管理部门对 费用管控的意识明显增强,能够较好发挥其 专业管理优势,主动采取措施控制专项费用,为公司的降本增效工作做出了较大的贡献。
表1专项费用及专业归口部门表
费用项目专业管理部门费用项目专业管理部门
人工费用人力资源部维修费设备部
职教费人力资源部销售运杂费运输部劳务外协费人力资源部劳防用品费安全保卫部
科研项目经费科技部防暑降温费安全保卫部
科技奖励费科技部邮电通信费办公室
知识产权费用科技部业务招待费办公室
技术推广科技部会议费办公室
广告费企业文化部公务用车费办公室
订报费企业文化部办公费办公室企业形象费企业文化部生活后勤服务费办公室
学会网络费企划部出国人员费办公室、财务部
诉讼费企划部差旅费财务部
防暑降温费计算机系统维护费设备部
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(二)健全和完善费用制度体系制度建设是公司费用管控的基础和保 障,通过制定各项费用管理制度和标准, 可以明确公司费用管理范围、管理原则、 管理模式、管理手段、开支内容等通用性 规范,也使得费用使用单位在执行过程中 操作简单、明了。财务部作为费用的综合 管理部门,主要负责《费用管理制度》、 《费用报支管理办法》以及《费用报支核 算细则的制订和完善;各专项归口管理部 门负责制定各专管费用制度、流程及标准。
目前公司已初步建立一套较完整的费用制 度管理体系,共有费用管理制度36个, 涵盖职工薪酬、检修费用、协力费用、技 术开发费、劳动保护费、差旅费、公共关 系费等。
(三)围绕预算管理,强化费用的过程 控制及分析工作
为加强费用预算管理,财务部编制了费 用预算流程图,明确各部门在预算编制过程 中所承担的责任。费用预算编制流程图如图 1所示。
各责任部门
公司财务部
专业归口部门
图1费用预算编制流程图
费用预算一旦确定后,其过程跟踪与控 制显得尤其重要。公司原产销系统财务管理 模块中没有费用控制模块,费用数据收集主 要依靠财务人员的手工统计,数据分析也是 事后分析,不仅费时费力,有时也会出现费 用超预算现象,费用的过程控制较难实现。 随着股份公司一体化财务系统在公司的成功 上线,这个问题得到了较好的解决,通过利 用其费用控制功能,将各单位费用预算指标
录入到系统内
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旦报支额度超过预算额度,
计算机将显示“已超预算”提示信息,并终 止此次报销。该模块的成功运行,彻底解决 了公司费用难于控制的问题,极大地提高了 费用管理工作者的工作效率和效果。
为了及时向各级管理者提供费用分析 报告,费用分析要做到及时、准确。每月1-3 号,对上月费用实绩进行统计,通过与月度 预算对比分析,出偏差原因,最终形成月
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度费用分析报告,每月8号14公司领导提交 分析报告,使领导及时掌握有关信息,以便 于做好相关决策。
四、费用管控取得的成效
通过以上举措,公司费用得到了较好的 控制,费用管理得到了较快的提升。
(―)发挥服务性项目集中采购规模优 势,降低费用支出
近几年财务部协同各专业归口部门,对 部分服务性项目进行规模整合,通过集屮采购 寻源,规范采购流程,有效降低各项费用支出。
为降低公司印刷费用,财务部协同公司 办公室对公司印刷业务现状进行了梳理,两 部门在充分收集各单位信息,听取各单位意 见后,最终与2家供应商签订合作协议,价 格较上年水平下降35%左右。由公司办公 室起草制定《印刷业务集中管理办法》,办 法屮对印刷业务的规格、数量、价格都有明 确的要求,对业务流程有清晰规定。1-6月份,公司印刷费仅发生40余万元,为公司印刷 费用下降奠定了较好的基础。
上述案例,让我们得到一下两点启示:一是,“集中采购”这一方式,不仅能有效降 低费用支出,而且也是一次业务流程再造的过 程;二是,在工作的开展过程中,促进部门之 间的协同,提升了跨部门团队合作意识。
(二)系统梳理各类社会协作项目,整 合业务资源
协力费用占公司可控类类费用的70% 左右,如何降低该部分费用是公司费用管理 的重点。我们对公司协力单位和协力业务进行了梳理,针对主要有关联公司承担的协作 项目,通过进一步整合业务资源,建立有效 机制以促进关联公司劳动效率的提升,达到 整体降费的目标;对于纯社会协作项目,进 一步扩大集中采购范围和规模,降低费用支 出。通过此次整合,使得协力费用较上年下 降1/3左右。
(三)强化费用节约意识,引导员工养 成良好的行为习惯
年初,财务部、办公室、能源部、设备 部以及监审部组成跨部门团队对办公用能、办公用品使用等进行了检查,检查结果表明 公司还是有小部分人员没有养成节约资源意 识,存在铺张浪费现象,如下班后电脑主机 虽关,但显示器不关。针对这一情况,我们 制定了《关于进一步加强费用管控措施的通 知》,对节约用能、降低办公费用、减少差 旅支出、严控招待费等提出了进一步的要求;通过网上宣传、抽查、召开座谈会等形式,积极引导员工从节约一张纸、一度电入手,养成良好的行为习惯,提高节约费用意识。
五、结语
企业费用管理的关键任务是建立一套体系使费用全面受控,营造一个氛围倡导全 员节约意识。全员费用管理的文化氛围是一 种软件,可以化费用管理于无形之中,实现 企业竞争力的持续提高。在日趋激烈的市场 竞争中,如何持续地将降本增效能力转化为 一种核心能力是一个永恒的话题。我们应不 断努力为了美好明天而不懈奋斗!
(本刊编辑石禹)
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