行政助理十大特质
A对事
1. 准确性
2. 好判断力
3. 工作效率
4. 机智性
5. 主动性
B对人
1. 考虑周到
2. 圆滑性
3. 谨慎性
4. 责任感
5. 客观性
现依对事与对人两方面，分别说明如下：
(1) 对事方面：
在研究这些资质特点之前，应知道这些资质特点皆需费时，非一蹴可几。新进行政助理往往渴望自己的能力强、速度快，因而未花时间去注意准确性、认知事务轻重、内涵性及变通性。行政助理对时间及速度的重视是可理解的，但如果不具备以下五项的资质，经常工作会终归于无效率或产生尴尬的局面，增加领导之困扰。
对事方面的资质有五项：准确性；好判断力；工作效率；机智性；主动性。现分别说明如下：
准确性
准确性在此五项中，排行最前，可见其重要性。行政助理每天的工作，都可能会有错。每
打一定，每写一字，都有可能错。然而，有效率的行政助理每天都做准确的工作。没有准确性，行政助理的工作毫无意义。事实上，不准确的工作比不做还糟，因它所带来的麻烦，可能要花更多的时间去清理。
但要如何才能算是准确性呢？即是每件细节都很精确。这是需要时间、耐心与专心的。如果遵循下列四步骤，就能做出准确的工作：
-小心完成每件工作。
-小心核对每个细节
-小心改正所有错误
-小心检查修正过的细节
在制作文件，如果需要列出价格时，行政助理要小心地打字，小心地检查价格是否正确，小心修正任何错误，然后在小心地核对修正过的价格。你会怀疑，如果没发现任何错误，而一再检查，是否很费时。不，绝不。如果检查十次，还未发现任何错误，但在第十一次才发
现错误，所花的时间还是值得的。准确性，即是小心地检查过，小心地改正过，小心地再检查过的小心的工作。
好判断力：
每位领导都要求行政助理有好的判断力。如果行政助理总是道歉说：“对不起，这件事我未想到”，那么，就必须培养此特质。幸运地，这是可以培养训练的。这要有好的判断力，可遵循下列四个步骤：
第一步骤：想想看你正在做什么
现在你已能不必想而能够记事、打字、读、说、及听。思考就是控制心思；即是，集中精神。所以，思考是训练好判断力的绝对要素。
第二步骤：看看是否该采取行动。
如果能集中思考，便知是否该采取行动。例如，是否有错要改、有问题要问、有业务待改
进、或程序要变动等。如果自己能力办不到，领导去。不错过任何采取行动的机会。
第三步骤：研析各种因素。
当你需要采取行动时，研析一切情况一调查、综合、分析-以判断是否有未考虑到的因素，值得再斟酌。
第四步骤：当机采取行动
依各种因素，衡量该采取的行动。然后，在适当的时机，采取必要的行动。以下举个好判断力的实例。
《情况一》
领导交待行政助理去写一封信。当行政助理在写信时对于时间问题没有十分肯定。经过判断后，再去请示领导，原来领导弄错了。行政助理的正确判断，省下很多麻烦，也获得领导的赞许。
《情况二》
领导感冒在家。有位很重要的客户打电话来。急着要与领导谈一笔生意。行政助理判断分析，觉得良机不可失，况且领导只是感冒而已。所以，行政助理决定去电告知领导，但首先准备客户的齐全资料，以备领导询问。最后，领导称赞行政助理的好的判断力。
工作效率：
工作效率即是在最短的时间内有条理、有系统地完成最大的任务。一般办公时间同样为八小时，有些行政助理能处理好很多件任务；有些行政助理则处理不了一件相同的任务。如果能力都相同的话，那差别就在于做事有无工作效率。
有效率的行政助理在收集资料做报告时，会向各可靠的来源获得资讯并取下列的步骤：
─把整个资料分成许多单元
─把每单元资料分别写在纸条上
─把每单元依其来源来分类
─把纸条依系统排列
─把相关的单元归类成档
用此方法可以有系统地完成任务。有系统、有条理即是工作效率的先决条件。在办公室里的业务程序也是需要有条理、有系统。例如，领导出差，他希望行政助理作电话记录。行政助理则必须能筛选电话，并把每通电话的重点记在便条纸上，以便领导回来，即可一目了然，这就是工作效率。
机智性
机智性来自行政助理工作内容“再升”（rise again）之意。对于一个行政助理，机智意即：在传统因袭的方式进行不通时，转向其他的资源或方法，以求解决。领导有时会指派难以完成的任务。行政助理，甚至在心里颓丧时，必须保持乐观的态度。在遇困难时，不放弃，而试着其他可行之道，再尝试，直到成功。
有位领导想一份资料，但在档案里，遍不着。行政助理由档案里得知资料来自当地的专业协会会长，就决定去这位会长，但即发现电话簿没登记。所以行政助理打电话到他家，间接得知他办公室的电话号码，再打给他的行政助理，而获得那份资料。其实行政助理早就可以放弃了，但没有。机智是设法出不同的解决办法，直到成功为止。
主动性
主动性即是能预见该做的事。没有指使，便主动地去做。所有行政助理工作皆需要主动性去完成：指定的工作、例行工作、流程业务、及创意的工作。
主动性可分为二种方式：
-为领导的方便。（服务性）
-为领导分忧解劳。（业务性）
第一方式：
有位行政助理把客户来信给领导看时，通常把先前相关的通信资料附上，以利领导参考。领导可能没时间看它，但他喜欢这样，以利得知来龙去脉，并做出最佳之决定与指定。
第二方式：
行政助理由报上得知领导之朋友被任命为某公司之董事长。行政助理把报导剪下并附上自
己先拟的祝贺函，一起呈给领导。不管主喜不喜欢这封祝贺函，他一定会感激行政助理的主动性的。
(2) 对人方面：
考虑周到：
行政助理要能体谅、帮助、同情别人。考虑周到即是在为自己着想前，先考虑别人。如果一个人不能考虑别人，便仅仅只会依本性来做，因为人总是先考虑到自己。所以，考虑周到的资质是需要训练与培养的。努力、纪律现训练将有助于修正思想模式。当行政助理能自然表达出先考虑别人时，必能获得真正的满足。
以下的例子，显示出如何恰当地表现考虑周到：
─如果认为领导可能会急需要你的帮助时，就留在自己的位置上。（考虑周到）
─在领导处于山穷水尽时，提供他有效的策略；当他感头疼时，帮他倒一杯凉水。（同情心）
─领导不在办公室时，才打私人电话。（以领导方便为主）
总而言之，一位考虑周到的人，先考虑别人。
圆滑性
圆滑性使行政助理建立并维持和谐的工作关系。使用考虑周到的词句及体贴的举止，行政助理可使人不感窘困与难过。相同地，其他人也会喜欢她（他），因为她（他）的圆滑性。
由下列的原则，可以练习圆滑性的技巧：
小心选用字：
-不妥：你什么时候可完成那工作？（语气强）
佳：你在中午前可完成那工作吗？（委婉）
-不妥：现在帮我打字。（命令式）
佳：你介意现在帮我打字吗？（客气）
-不妥：你明天要来上班。（命令式）
佳：你明天打算来上班吗？（尊重对方）
圆滑性就是承担责骂：
行政助理在打好信后，发现有个错误，是领导的疏忽所致。行政助理马上承担是自己的错，并立即修正。很微妙地，行政助理的承担错误及承受责骂，使得此错误的情况，很完满的解决了。
圆滑性就是避免批评：
少说“我早就告诉你！”也不要说“我知道我是对的！”就是你很肯定，也不要说这些话，以免伤了对方的自尊心。当领导有错时，避免批评，才能维持良好的人际关系。
圆滑性就是装聋作哑：
听到有人批评，或听到领导与他太太谈到私人的事情时，一位圆滑的行政助理就必装聋作哑，才能保持镇定，不受干扰，正常处理业务。
谨慎性：
对于有经验的行政助理，谨慎性意味着把公司里所有业务保密。对于初任的行政助理，谨慎性则意味着只把机密性的业务保密。一般行政助理都通晓公司业务，但有经验的行政助理，知道这一切都是公司的机密。公司领导也是希望行政助理能谨慎地保密，不希望行政助理谈论他的工作或他的私生活。谨慎性即是谨守业务机密，少谈论他人之私务。
责任感：
领导通常把责任感列为行政助理条件之首。有责任感的行政助理是非常敬业的。忠于职守，做事有条有理，有始有终。把领导所赋予的任务，当作一种挑战，全力以赴凤求完满达成。责任感亦是一种使命感，一种使命去承担完满达成领导所托付的任务。
由行政助理的业务来探讨，行政助理的责任感可归纳为四方面：
─努力达成领导上司交待的任务。
─尽力去执行行政助理的例行业务。
─努力去完成领导上司未交待但必须做的任务。
─发挥协调的功能并以本身工作态度作为其他职员之表率一不迟到、不早退、坦诚待人、尽忠职守。
客观性：
客观性是以超然的、无私的态度，来看整体性的情况后，才做出反应。并即，置身事外，以理智而不带感情、不带私心的态度来分析一件事。行政助理是需要有客观性的。有时候，工作受到批评，文件要重打；或建议被拒绝了。行政助理可能会显出沮丧、失望与泄气。然而，领导即希望行政助理能退一步，以全盘、客观的方式来看此事。想一想，领导为了避免再度犯错，才做批评。这是个良性的建议。文件必须重打，则是因领导做了很多变更，已改得面目全非了。另外，行政助理的建议虽然有很多优点，但因牵涉高成本，所以暂被拒绝了。尔后，行政助理对于提出计划或建议，反而更有成本概念了。
客观性可使行政助理在采取任何反应前，心平气和的研析情境。
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