综合办文员岗位职责
综合办文员岗位职责
文员岗位职责及要求
一、岗位职责：
1、接听电话：使用普通话，注意语速和声调。拿起话筒后，首
先进行问候，报公司名称，如“您好，白源公司”，再根据拨打电
话人员的需求，进行及时解答、回复，重要事项认真、细致记录；
遇自己不懂或不会的问题时，不轻易回复，及时让办公室其他人员
接听电话；如电话寻的人不在办公室，应礼貌回复对方并记录下
，及时与相关人员联系，传达信息，做到不遗漏、不延误。
2、接待来访人员：维护办公室办公秩序，起好引导、指引作用。遇除办公室外的人员来访时，应起身站立，微笑问候，大方得体，
礼貌待人。问明来访意图后，引导来访人员到相关部门。若来访人
员拜访总经理或副总经理，应先请来访人员到会议室或接待室等候，待请示许可后，方引导来访人员到总经理或副总经理办公室，或根
据具体情况到会议室或接待室（根据来访人员身份、停留时间、人
数等因素泡茶）。谢绝推销人员、闲杂人员进入办公室。
3、严格执行考勤制度：监督人员上下班考勤打卡，准确记录人
员出勤情况，禁止伪造考勤。
4、信件、报刊、杂志、包裹分送：将广告宣传页或信用卡信件
等清出，将报刊、杂志等整理整齐后送至总经理办公室。若报刊、
杂志、信件、包裹为其他同事的，及时送至相关人员。
5、公文、表格、资料的分送：根据内容，及时将公文、表格、
资料送至相关部门或人员处，并做好记录。
6、传真件的收发：熟悉传真机的使用方法，根据需要，及时、
准确的发送传真，杜绝发错对象，做好发送记录，并及时跟进接收
结果（是否收到，是否接收完整，是否清晰等）。
7、资料复印或打印：熟悉复印（打印）机的使用方法，根据需要，及时、准确的复印（打印）相关资料、表格等。复印时，分清
原件和复印件。记清需复印或打印资料的数量，完毕后整理成套，
规范装订，交相关人员。
8、办公室卫生清洁：注重前台区域的清洁卫生，做到随脏随打扫。来访人员离开后，根据情况，及时清扫总经理办公室、副总经
理办公室、会议室或接待室。
9、会议准备及人员通知：
（1）会议准备：清扫会议室，统计参会人数，摆放座椅，准备
总经理或副总经理的茶水、笔、笔记本等；准备所需资料。
（2）人员通知：根据会议内容，及时通知要求参会的人员，告
知时间、地点，杜绝遗漏人员。10、会议记录：对会议内容、要求、重点尽量完整记录，会后及时整理，编写《简报》，发布网站，发
送至各部门及相关人员。
11、文档起草、拟写、表格制作、数据录入：根据工作需要，
拟写文档、制作表格。分类归档，妥善保存。注重行文格式规范，
杜绝错别字。认真仔细，避免数据录入错误。
12、办公室易耗品的申报：检查纸杯、茶叶、垃圾袋、饮用水
等易耗品的剩余数量，及时申报采购。
13、车辆钥匙管理及使用登记：监督驾驶员做好车辆使用登记后，方可领取使用车辆的钥匙，使用完毕后，提醒驾驶员及时归还
车辆钥匙。打印车辆使用登记表格，妥善保管填写完毕的登记表，
以便有需要时查询。
14、管理办公室内植物：浇水，摘枯叶，禁止人员将烟头、纸
屑等垃圾丢入花盆中，发现及时清理。
15、掌握部门人员缺岗及招聘情况，在招聘网站上发布招聘信息，搜寻符合条件的应聘人员资料，电话通知人员面试，协助办理
人员入职、辞离职等手续。
16、结合自身经验和个人能力，积极参予公司的各项工作任务
和安排。
17、协助部门内部或其他部门完成力所能及的工作。18、完成
领导交办的临时性工作。二、工作要求：1、普通话接听电话；
2、使用文明礼貌用语，待人接物举止大方、态度和蔼，热情周到；
3、注重个人卫生和形象，着装整洁、整齐，不披头散发，不化
浓妆，不喷气味浓烈的香水，不凃有指甲油，不佩戴耳环、项链、戒指等饰物；
4、认真，负责，细致；
5、及时、高效，不拖拉、不等靠、不延误；
6、记忆力强，加
强工作责任心，禁忌不负责、健忘。
凉山州白源物业管理有限公司
综合办
综合文员工作职责
行政事务：
每月上报集团的表格：每月30号前将行政月报表和人事月报表
上报集团，其中行政月报表中有重点行政计划、办公室固定资产表、办公场地租赁明细、宿舍固定资产表、烟酒表、小车综合月报表。
烟酒管理：根据公司制度，对烟酒进行统一管理，申领烟酒需报总
经理审批并由总经理签字，最后由综合文员开具出库单并领出。会
议管理：协助公司重要会议、重大活动的筹备组织工作；参会人员
住宿、用餐安排工作；做好各类会议的通知和提案收集工作，及时
做好会议记录，跟踪会议决定的执行及落实情况；负责公司会议室
钥匙及相关配套用品的管理。每周一召开周工作例会，准备好周工
作总计与计划材料并做好会议纪要。
车辆管理：协助管理部长进行车辆管理，实行派车制度。
低值易耗品的领用：领用人在物品领用表上写明领用物品并签字，按照公司规定内的领用数量予以发放。
公司印章的使用：在用章登记本上写明用章人、用章时间、用章事由并报总经理审批，综合文员见总经理签字再予以盖章，并将盖
章文件复印留底备查。
办公室与宿舍设备管理：负责办公区域电脑、打印复印机、空调、电梯等设备维护报修工作；公司的相机、录音笔、专业书籍等的借
用则需登记台账，做好相关的借用记录；负责宿舍区域热水器、电
视机、门锁等设备维护报修工作；负责核算食堂产生的费用，为公
司员工的就餐提供保障。
办公室文员工作内容档案管理：对公司的各类档案进行及时的归档，并对各类档案建立相关的档案资料，以备查阅；档案借阅则依据公司档案管理制度
执行，密集资料借阅需经总经理签字审批方可借出，一般性资料则
需予以登记。
行政日常事务管理：在管理部长的指导下负责各类文件、报告、制度的通知、执行及监督工作；负责行政类通知、报告、公示的书
写工作；协助行政部长对各项目的烟酒台账、小车使用、资产盘点
的考核工作；协助采购工作；负责名片与工作牌制作；负责定期通
讯录更新工作；负责每周办公室5S检查工作与不定期节能检查工作；负责往来行政费用结算工作；协助配合其他部门相关工作。
人事方面：
培训方面：对公司的制度以及于房地产相关的知识进行培训学习活动。
考勤：对公司员工的考勤情况进行记录，及时更新员工考勤，为核算工资提供基础数据；员工外出办事时则需要填写员工外出登记
表并报上级领导审批。
薪酬福利方面：每月20号左右根据集团下发的月度考核系数，
结合员工出勤记录等进行工资的核算；节假日加班等根据公司制度
执行；节假日福利等也遵照公司制度，由综合文员造表并报总经理
审批，再予以核发。
每月上报集团的表格：人事月报表；其中包括花名册、人员异动表、工资预算表、保险异动表、社保月报明细、劳动合同备案表、
培训月报、人员结构表、人力成本表、福利明细、薪酬明细等表格。
人事招聘：根据集团人事制度，协助管理部长负责公司员工录用的相关审批流程报集团审批，与录用合格者签订劳动合同，并对试
用期转正员工做好转正述职等工作。
人事档案：根据集团制度，为每位员工建立人事档案。
其他职务内工作和上级领导交办的其他事务。
综合文员岗位职责
1、办公室文员要有很强的责任心，工作上细致、稳重、踏实、
耐心、热情、终于职守、严守机密。
2、做好日常电话接待，并做好记录，具体事宜要及时办理或汇报。
3、完成公司各类会议的书面记录和整理；公司各方面资料的收
集和整理；业务单位往来的传真、合同、资料的收集和整理及归档
工作。
4、协助经理做好对员工的招聘、培训、考核和人事管理及考勤
的统计工作。
5、管理好员工人事档案材料，建立和完善员工人事档案的管理。
6、负责员工社会保险的投保以及申领的相关手续和材料准备。
7、做好办公和劳保用品的领用和采购统计工作。
8、负责对销售合同执行情况进行跟踪、督促，包含货物、发票、货款回笼及客户反馈等情况，可建立用户及合同执行情况报表，分
旬或月报销售经理。

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