文秘
文秘的专业知识就是办文，办会，办事。办文就是要学会写文章，各类文种的 写作，比如说：请示，批复，报告，通知，通告，意见，合同等等。办会就是要 能组织和策划各种会议。办事就是有一般办公室管理知识。能很好地处理办公室 的日常事务。 文秘专业知识介绍 一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协 调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达 能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能 力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。 那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？具体说来，主要应注意 以下几点： 首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。 不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才 乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复 杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易 举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变 我们生活的十个新方向》 一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件‘最 重要’的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比 以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的‘读写技能’，首先就 是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时， 我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱 因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写 作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有 会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之 以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。 其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。 写作有没有规律可循、
方法可求呢？我们的回答是肯定的。古人说：“写 作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们 所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的 一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。 要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说 过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着‘应该怎样写’。只是读者 很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认
识到：读书是读他人之书，作文是作 自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套， 模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。 最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。 写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练， 这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学 到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。 只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。 作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修 改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认 识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。 文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一 项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良 好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一 篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。 培养目标 经过学习、掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文 书学，秘书学
的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练的从事文书、 秘书事务工作，能进行文章写作，文学编辑和新闻写作，有较强的公关能 力 课程设置 公关写作、文件管理、档案管理、办公自动化、企业管理学、传播学、 普通心理学、商务英语、实用英语写作、公共关系学、人力资源管理、秘 书实务等 就业方向 在各级党政机关，企事业单位、乡镇企业、文化宣传部门从事语言 文字、文书秘书、文化宣传管理及公共关系等工作 常用软件 数据处理软件 Excel2000、文稿演示软件 PowerPoint2000、网页制作 软件 FrontPage2000，以及反病毒软件 KILL98forWindoWs95／98 单机版和 压缩工具软件 WinZip8.1 等常用软件。 [1] 文秘类包括以下专业 哲学类：哲学、逻辑学、伦理学；马克思主义理论类：科学社会主义、 国际共产主义运动、中国革命史、中国共产党党史；社会学类：社会学、 社会工作；政治学类：政治学与行政学、国际政治、外交学、思想政治教 育、国际政治经济学；教育学类：教育学、人文教育、科学教育；中国语 言文学类：汉语言文学、汉语言、对外汉语、中国语言文化、应用语言学、 古典文献、文秘；新闻传播学类：新闻学、广播电视新闻学、编辑出版学、 传播学、广告学、媒体创意；历史学类：历史学、世界历史等；公共管理 类：
行政管理、公共事业管理、公共政策学、公共关系学等。 、基本素质 （ 一 ） 基本素质 、 1、 身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康 的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。 每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满 仇恨的人，一个喜怒无
常的人是不可能做好秘书工作的。 3、 思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国 际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外， 还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界 很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身 边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的 一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败 问题露馅，进去了。 。 。 。 。 。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人 家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨 慎为好！ 、业务素质 （ 二 ） 业务素质 、 1、 理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识， 包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的 信息，关注的法学领域的新的发展动态。 2、 实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验 交流，要多向有经验的人学习。 3、 办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力， 无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效 率并应掌握一定的办事方法与技巧。 （详见“四”） 、文化素质 （ 三 ） 文化素质 、 1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的 文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年 间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为 南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了 一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那
些江南才子们以出对联来试王的文化， 上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一
圣人。 语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到： 天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文 章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。 2、 自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如 机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一方面，在办 理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。 3、 外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人， 对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既 懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。 （ 四 ） 此外学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。 俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山 露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。 但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前 提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正 业”。 四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 工作原则：在工作中应遵循 的规律并使之作为我们行为的准则。 工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和 途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。 工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务， 同时给人以美的感觉和享受。 作为现代社
会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作 方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点： 1、要协调好各种关系：包括与 本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与 律师的关系；与有关部门的关系等。 在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的 工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱 有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；而 有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领 导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为 了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护 真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从
，则是不足取的。那样，会使别人 怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。 对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形 象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。 1、接听、转接电话；接待来访人员。 2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工 作。 3、负责总经理办公室的清洁卫生。 4、做好会议纪要。 5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6、负责传真件的收发工作。 7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8、做好公司宣传专栏的组稿。 9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10、做好公司日常费用支出、流水帐登记，对其做统计以及各种票据的收纳、
文秘知识保管。 11、每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12、 管理好员工人事档案材料, 建立、 完善员工人事档案的管理， 严格借档手续。 13、统计每月考勤并交财务做帐，留底。 14、管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。 15、接受其他临时工作浅谈对办公室文秘工作内容的认识 我在企业从事办公室秘书工作已有数载，多年来的办公室工作使我深深认识到，办公室 是一个单位的行政指挥中心，是一个单位的窗口，是集行政、文字、信息、办公用品管理等 工作的综合科室，事情琐碎而繁杂，担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。就我个 人而言，起草各种文字材料是我工作中的一项重要内容，下面，我想就这方面的工作谈几点 自己的浅显认识。 一、起草文字材料是一项艰苦的脑力劳动 起草材料之前，首先需要弄清领导的意图，然后精心构思，认真思考，阅读大量的相关 资料，才能投入写作，一份文字材料，往往要经过多次修改才能完成。起草文字材料是一项 艰苦的脑力劳动，有时材料要得急，为了赶写材料，经常需要加班加点，打通宵、“连轴转” 都是家常事。当别人休息娱乐或已进入梦乡的时候，往往是文字秘书伏案写作、紧张工作的 时间。而且，这种超负荷的劳动不分“淡旺季”，是常年不断的疲劳战。因此，如果没有吃大 苦、耐大劳的精神，是干不了、干不好文字秘书工作的。这项工作虽然劳累辛苦，但苦中也 有甜。每当一份材料完成得到领导的肯定和赞许时，每当自己的思路和观点被领导所采纳， 都是文字秘书最高兴和最欣慰的时候。 其实只要自己的劳动被组织、 被领导、 被同事所认可， 对企业的发展有益，那么，所有的苦和累就都是微不足道的了。 二、做好服务是文秘工作者的一项基本工

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