（⼀）发⽂机关（亦称“版头”、“⽂头”）
版头是发⽂机关的标志，它具有法定性、权威性和效⽤性，通常套红，以⽰庄重。常⽤的公⽂版头形式有三种：
1、由发⽂机关名称加“⽂件”⼆字组成。
例如：国务院⽂件
2、只⽤发⽂机关全称或规范化的简称作版头。
例如：江苏省⼈民政府
3、⼏个同级机关（如江苏省⼈事厅、江苏省科学技术委员会、江苏省财政厅）联合发⽂，可⽤主办机关（江苏省⼈事厅）的名称加“⽂件”⼆字作版头？（例1），但发⽂机关署名应标联合⾏⽂单位的名称；也可⽤⼏个同级机关的名称加“⽂件”⼆字作版头（例2），但应将主办的机关排列在前。前者多⽤于上⾏⽂，后者多⽤于下⾏⽂。
例1：江苏省⼈事厅⽂件
例2：江苏省⼈事厅
江苏省科委⽂件
江苏省财政厅
4、有时根据⼯作需要，同⼀机关还可以制发专⽤公⽂版头。
例如：***⼈民政府令、***⼈民政府任免通知
发⽂机关名称必须使⽤全称或规范化的简称，⼀般⽤22毫⽶*15毫⽶（⾼*宽）⿊变体字。联合⾏⽂，应视机关多少，选择⼤⼩适当的微软雅⿊字。在民族⾃治地⽅，发⽂机关名称可以并⽤⾃治民族的⽂字和汉字印刷。版头和版头下的⼀条细实横隔线（宽140毫⽶，⾼1毫⽶），居中套红印在公⽂⾸页图⽂区第13⾏—22⾏和37⾏—46⾏区域内。加⼊收藏
为了保证公⽂的权威性、严肃性，除“公告”、“通告”不⽤公⽂版式头外，其它各类公⽂均需使⽤公⽂版头。发⽂机关的公⽂版头⼀经确定，不可经常变动。
（⼆）密急
密级是指公⽂内容涉密的程度。公⽂内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、“”，“”、“机密”公⽂应当同时标明份数序号。密急在公⽂⾸页发⽂机关版头的左上⾓区域内标注。密急的标识为⼀个五⾓星，即“”，五⾓星之前标密急，五⾓星之后标期限，如：机密20年。
密急件的份数序号是同⼀⽂件在其总印数中逐份所给的顺序编号。⼀份⽂件⼀个号，依次流⽔编列，以便查对和清退。份号使⽤6位阿拉伯数字在密级标识区域的上⼀⾏标注。如：某份⽂件份号为“000068”就说明这份⽂件是总印数中的第68份。
（三）紧急程度
公⽂处理必须做到及时、准确、安全。紧急程度是对公⽂传递和办理速度的要求。标明紧急程度，是为了引起特别注意，以保证公⽂的时效，确保紧急事项的及时处理。⽂秘部门处理公⽂要⼒求“当⽇签收、当⽇登记、当⽇呈批、当⽇转办”。特别是急件，要贯彻“急事急办、特事特办”的原则，抓紧办理，⾏⽂时应根据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标
明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情况下，也可以标明“在*⽇*时送达”。紧急程度在公⽂右上⾓标注。公⽂标题内有“紧急”⼆字的，如“关于**紧急通知”等，也应视同急件处理。
（四）发⽂字号（亦称“⽂号”）
发⽂字号是由发⽂机关代字、发⽂年度和顺序号三个部分组成。年度使⽤公元纪年，⽤阿拉伯数字，两侧⽤⽅括号“[]”。例如：皖政[1997]18号，“皖政”是江苏省⼈民政府的代字，“[1997]”是发⽂的年度，“18号”是1997年发⽂的顺序号。⼏个机关联合⾏⽂，只标注主办机关发⽂字号。有发⽂机关加“⽂件”⼆字组
成⽂头的⽂件，发⽂字号⼀般标注在⽂头之下、横线上⽅居中；只⽤发⽂机关作⽂头时的⽂件，发⽂字号则标注在横线之右下⾓、⽂件标题之上。
上报的公⽂，应注明签发⼈。联合⾏⽂要同时注明联合发⽂机关的签发⼈。签发⼈姓名标在⽂头之下、横线以上右侧位置，或标在横线之右下⾓、⽂件标题之上。同时，发⽂字号则移⾄左侧。
机关代字应相对稳定，不可经常变动。为保证发⽂字号规范，防⽌重号、漏⾬和错号，发⽂字号应由发⽂机关的⽂秘部门统⼀管理与编写。
（五）公⽂标题
公⽂标题是对公⽂主要内容的揭⽰。要求做到准确、简要。规范化的公⽂标题⼀般应由发⽂机关名称、公⽂主题（事由）和公⽂种类三个部分组成。除三个部分外，在发⽂机关名称与公⽂主题之间加个介词（如：“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等），在公⽂主题与公⽂种类之间加⼀个结构助词“的”字。例如：“国务院办公厅关于发布《国家⾏政机关公⽂处理办法》的通知”，其中：“国务院办公厅”是发⽂机关名称，“关于”是介词，“发布《国家⾏政机关公⽂处理办法》”是公⽂主题，“的”是结构助
词，“通知”是公⽂的种类。标题除发布法规性的⽂件可加书名外，⼀般不⽤标点符号。
公⽂标题居中在公⽂⾸页红⾊横隔线之下、正⽂之上各空⼀⾏排列。
当遇到下列情况时，公⽂标题可以省略发⽂机关名称或公⽂主题组成部分。
1、使⽤正式的套红⽂件版头，公⽂标题可以省略发⽂机关名称。例如：“关于印发《江苏省⾏政机关公⽂处理实施细则》的通知”。这份⽂件是使⽤“江苏省⼈民政府办公厅”机关固定的⽂件版头印发的，因此，公⽂标题就省略了发⽂机关名称。
2、印发公布性⽂件时，有的公⽂标题可以省略公⽂主题部分。例如：“铜陵市⼈民政府令”。
经会议讨论通过或批准的公⽂，可在标题下加题注，在圆括号内注明某年某⽉某⽇经某会议讨论通过。
公⽂标题字数不宜太多，可视情况分⼀⾏或多⾏排列。公⽂标题多⾏排列时，尽量不要把⼈名、地名以及两个字以上的词或数字分开，以防产⽣歧义。
（六）主送机关（亦称“抬头”）
主送机关是指发⽂机关要求对公⽂进⾏办理或给予答复的机关。主送机关应使⽤全称或规范化的简称；主送机关不是⼀个时，应按其性质、级别以及有关规定或惯例依次排列；同类型机关可使⽤统称，如“省政府各部门”。主送机关应明确、具体，标列在公⽂标题的下⽅、正⽂之上，从左⾄右顶格书写，回⾏继续顶格，未尾加冒号。
主送机关的确定，应注意以下⼏个⽅⾯：
1、上⾏⽂是向上级机关请求指⽰、批准事项以及汇报⼯作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使⽤。
2、平⾏⽂是同级机关互相商请解决有关问题或布置某项⼯作时使⽤的⼀种公⽂，主送机关可以是⼀个，也可以是多个。
3、下⾏⽂是上级机关要求下级机关周知、办理或执⾏事项时使⽤的⼀种公⽂。这种公⽂如发⾏范围⼤，主送机关可⽤统称。
4、张贴性在需⼴⼤众周知的公⽂，如：“公告”、“通告”等⼀般不标主送机关；经会议讨论通过的公⽂，如：“决定”、“会议纪要”、“令”，主送机关名称则移⾄⽂尾抄送栏上⽅标明。
5、对参阅性⽂件，不需要明确的主送机关，可将“主送”“抄送”合并为“分送”，印在原“抄送”位置。“分送”栏⼀般分为三个层次：⼀是上级领导；⼆是⽂件内容涉及的有关单位；三是应抄送周知的单位。
（七）正⽂
正⽂是公⽂的主体部分，⽤来表达公⽂的内容、传达发⽂机关的意图。撰写公⽂总的要求，内容符合党的⽅针、政策和国家的法律、法规，情况准确，措施、要求扎实具体，观点明确，条理清楚，⽂字通顺、精炼，书写⼯整，标点正确，篇幅⼒求简短。
当正⽂占满了公⽂⽤纸的全页，发⽂机关署名和成⽂时间不得不转下⼀页时，必须在下⼀页的⾸⾏标注“此页⽆正⽂”并加圆括号，然后在下⽅的适当位置标注发⽂机关署成⽂时间。
（⼋）附件
附件是指附在正⽂后⾯的⽂件、材料、图像和声像资料等，是某些公⽂的重要组成部分。附件有的起补充、阐明作⽤，有的起说明、注释作⽤，有的起证实、执⾏作⽤。附件应在正⽂之后成⽂时间之前注明顺序和名称。除使⽤特殊材料制作的附件外，⼀般附件应放在正⽂未页后⾯⼀起装订。被印发、批转、转发的公⽂应视为正⽂，不能作为附件处理。
（九）发⽂机关署名
公⽂除电报、会议纪要外，⼤部分⽂件的发⽂机关署名都应加盖印章。
印章是代表机关组织或领导⼈的象征，是⾏使法定职权的⼀种印信凭证。法定机关印章具有法定性、权威性和效⽤性。公⽂盖上印章，是表⽰发⽂机关对⽂件正式⽣效和确认⽆误的⼀种凭证。
印章与公⽂版头⼀样，都必须使⽤全称或规范化的简称。⽤印位置在成⽂⽇期的中间偏上，要求上不压正⽂，下骑年盖⽉。印章必须盖得端正、清晰。
（⼗）成⽂时间
成⽂时间以领导⼈签发的⽇期为准；联合发⽂，以最后签发机关领导⼈签发的⽇期为准；会议讨论通过的公⽂，⼀般以讨论通过的⽇期为准；电报，以发出⽇期为准。
成⽂时间⼀般在正⽂之后的右下⽅专⾏标注。会议讨论通过的公⽂，如决议、决定、条例等，⼀般应⽤⼩于标题的字体将会议讨论通过的时间和会议名称在公⽂标题之下居中标注，并加圆括号。
成⽂时间⼀般应是公⽂正式⽣效、执⾏的⽇期，但是发布法规、规章的公⽂，除了标注发布时间外，还专门公布具体实施的年、⽉、⽇。成⽂时间使⽤汉字写明年、⽉、⽇，年度使⽤公元纪年全称，不得简写或省略。如：1997年1⽉8⽇，既不能写成“97年1⽉8⽇”，也不得写成“九⼋、元、⼋”。成⽂时间必须按规定标注，切忌标注拟稿、审稿或打印时间。
（⼗⼀）附注
附注⽤于说明公⽂中在其它区域不便说明的事项。如需要加以解释的名词术词、或⽤于表述公⽂的传达范围等。附注的内容，⼀般在成⽂⽇期的左下⽅、主题词的上⽅，另⾏标注，并加圆括号。如：“（此件发⽌各乡、镇⼈民政府）”；“（此件⾄**⽉**⽇对外公开）”等。
（⼗⼆）主题词
主题词是为实现办公现代化的要求，便于计算机管理公⽂和提⾼查率、查全率，根据公⽂基本内容按
照⼀定的规范优选的词或词组。
公⽂应根据内容和⽂种标明主词题。
文秘知识（⼗三）抄送机关
抄送机关即需要了解公⽂内容以便协助办理或周知的机关，应标注在公⽂主题词下端、印发机关之上，上下⽤两条等宽的平⾏细实线（宽140毫⽶，⾼1毫⽶）作为界线。抄送机关在“抄送：”后⾯依机关性质、职权、⾪属关系⽤其它逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范化的简称，移⾏时与上⼀⾏平⾏书与。抄送机关⼀般按上级、平级、下级机关的次序排列，同级机关按党、政、军、次序排列。不同级别或同⼀级别不同性质的单位之间⽤逗号，同⼀级别、同⼀性质的单位之间⽤顿号。
（⼗四）印发（翻印）机关、印发⽇期
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