电子文件命名及管理【原创】
电子文件命名及管理【原创】
第一篇：电子文件命名及管理【原创】
电子文件命名及管理
一、电子文件的命名 1.为何要规范文件命名
  沟通需要：让接收方一眼明白文件的主题  检索需要：方便快速检索到所需要的文件  回溯需要：区分版本并回溯以前版本 2.详略命名方式举例 月总.doc 四月月总.doc 张三月总.doc 人事部张三2017年4月月总.doc 3.规范的命名方式
文件主题、归属部门、文件作者、归属时间或版本号
文件名的命名规则
二、电子文件的有效管理
1.对文件夹的总体结构和层次进行设计，根据日常使用习惯分类管理，并设置详细的子文件夹。
2.对文件夹命名时要注意两点：
  文件夹名称明确，符合一般搜索的关键字习惯  给文件夹编序号，例如  常用的文档编号小，排列在前面
3.文件夹命名时，如果和时间有关，可以加上时间作为前缀或者后缀。
4.给文件命名时和文件夹命名类似，要明确。如果是“日期+文件名”的方式，可以在日期和名称之间用下划线或者“-”来分隔。日期的书写方式推荐dd方式。
三、使用技巧
  善用Windows的搜索功能，注意使用通配符或者连续关键字查询的方法和技巧。另外，如果明确文件在某个文件夹下就不要全盘搜索，节省时间。  善用Windows的资源管理器。通过资源管理器左面的树形结构可以方便的展开和关闭文件夹，可以快速的复制和删除文件或文件夹。
第二篇：电子文件管理讲稿修改版
绪
论
  ★课程的性质、目的和任务  性质：必修的重要专业课程。
  目的和任务：通过本课程的学习，使学生了解电子文件和电子文件管理的一般理论，引导学生以完整的“电子文件观” 来理解、思考和把握电子文件及其管理问题，学会用对比的方法来分析和掌握电子文件与传统纸质文件的不同特点，以及与二者相适应的管理理论和管理模式，最终使学生达到系统地掌握电子文件管理的基本理论和实践方法。  ★教学方式、课程考核方法
  教学方式： 讲授、案例、讨论
  考核方式：闭卷考试
总学时数：64
学分：4  成绩评定：
  总评成绩构成：平时考核（30）％；结课考核（70）％
平时成绩构成：考勤考纪（10）分；作业（15）分；课堂提问（5）分
★教材及参考资料  建议教材：
  《电子文件管理基础教程》丁海斌、卞昭玲主编，辽宁大学出版社，2011.9  参考资料：  1．《电子文件管理教程》，冯惠玲主编，中国人民大学出版社，2001年版  2．《电子文件管理理论与实践》，刘家真主编，科学出版社，2003年版  3．《拯救数字信息—数据安全存储与读取策略研究》，刘家真等著，科学出版社，2004年版  4．《电子文件管理学》，金波、丁华东编著，上海大学出版社，2010年版  5．《电子证据―当代机构文件管理战略》，戴维•比尔曼著，中国人大出版社，2000年版
一、档案技术工具的演进
档案技术工具，主要包括档案物质载体工具、档案信息记录符号工具、档案信息传播工具等。
档案物质载体工具：
甲骨、青铜、竹木简、纸张、胶片、磁盘、光盘等
档案信息记录符号工具：口口相传、图画、文字、数码
档案信息传播工具：网络、书籍等 
（一）无技术工具时代暨无档案时代
口语时代：口头语言所创造的“语义世界”是非固化的，它的记录与传播方式是从人体到人体。这种记录与传播方式具有即时性、狭窄性、不准确性。同样也没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。
示现时代：信息管理与传播的无物质工具时代，是指人们面对面传递信息时代，也就是人类的无档案时代。示现时代使用的信息媒介是示现媒介，示现媒介主要指人类的口语，也包括表情、动作、眼神等非语言符号（即身体语言），它们是由人体的感观或器官本身来执行功能的媒介系统，没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。
（二）单一再现技术工具时代
单一再现技术工具时代的信息记录与传播工具包括文字、印刷、摄影及相关载体等。其基本特点如下：
其所采用的基本档案载体的单一性比较强。
记录手段也具有单一性。  在这一类系统中，信息记录与信息接收所面对的是单一层次的技术工具，其操作模式是：人→工具→人。
文件与档案产生于人类野蛮时代向文明时代过渡阶段，必须具备以下三个条件：
随着农业种植技术的产生，人类逐渐从食不饱腹到产生剩余产品，使人们有时间从事单纯的为获取食物进行的生产活动之外的其他活动，特别是精神的知识的保存与生产活动。
人类必须发明通用性、形式化的信息表现技术——书面记录符号，如地图、文字等。
人类必须掌握简单的文献载体加工技术，如纸草、甲骨等。
1.手抄时期的档案工作
(1)概况：
在文字产生之后、印刷术产生之前（公元前3000年至约公元1045年），档案文献记录经历了一个手抄时期。手抄档案效率低、规模小、成本高。
(2)粗载体阶段是手抄时代的主体阶段
其特点：
第一，由于工艺技术水平有限，档案所使用的载体只是经过初步加工的自然物，如甲骨、纸草、简牍、金石等。
第二，由于手抄档案效率低，当时的文档工作机构相对比较庞大。
第三，文件、档案的产生、保管和利用的范围很窄，主要局限于王室范围内。
第四，这一时期开始有了专门的档案库房和初级的档案管理。
第五，手抄时期，档案作为原始文献始终占据书面信息记录的主导地位。
(3)手抄时代档案文献的主导地位主要表现在：
首先，文件和档案的产生有利于人们对知识和经验的积累，对文明发展起到了重要的基础作用。
其次，作为一种书面传播工具，文件和档案对社会发展起着重要的知识传播作用。
2.印刷时代的档案工作
(1)概况：
印刷术发明之后，人类掌握了对文献型信息进行批量生产的能力。纸张和印刷术的广泛使用，使档案工作产生一些新特点：  促进了档案数量的增长。
  促使人们具有了专业的档案架阁库的概念。  促使人们对档案分类属性和管理方法的研究。  促使人们建立专门的专业教育系统。
(2)印刷时代档案文献的地位：
首先，档案传播知识主角的地位逐渐让位于图书。
纸张特别是印刷术发明之后，由于图书、杂志等出版物在数量上可大量重复，所承载的知识体系较完整、综合，其作用尤其是传播知识、宣传教育等方面的作用逐渐突出。

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