档案信息化管理工作存在的问题及解决措施分析
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摘要：信息化时代背景下，互联网技术、计算机技术以及大数据技术等先进技术达到一个前所未有的高度。信息化管理技术在事业单位档案管理各项工作中的创新应用堪称一个不断持续发展的过程。众所周知，在传统档案管理各项工作中，各类档案必须要经过人工化的分录、编码与排列等各项工作。这些工作不仅内容复杂、工作量大而且整体工作效率较为低下。与此同时，由于人为操作的不确定以及疏忽性，还容易出现各种错误。如今，先进的信息化管理技术的全面推广与渗透融入，有效解决了传统档案管理模式中的各种问题与弊端。信息化、数字化档案管理模式能够在各项档案管理实践过程中全面应用，不仅节约了人力资源投入，而且让档案管理的分录工作、编码工作与排列工作能够在网络系统与信息化管理技术的辅助下集约式完成，不仅有效降低各种“人为错误”，而且让事业单位档案管理工作的整体质量和效率得到一个质的提升。
关键词：档案；信息化管理；问题及解决
引言
在信息技术的加持下，现代社会中人们的工作效率越来越高，社会发展速度越来越快，传统以纸质形式进行档案管理的方式已经难以满足高效运行下的社会需求，推动档案信息化建设，对提高档案管理和应用效率都具有重要意义。但与此同时，也应充分关注档案信息化管理工作中存在的安全问题，采用科学的防范对策，防患于未然，保障信息安全。
1档案信息化的作用及管理特点
首先，档案信息化管理工作相比较传统的档案管理工作，主要是将实体的档案信息通过技术手段转为数字化形式，并对数字化信息进行合理的保管，结合信息化查询的形式向社会提供便利服务。同时，档案信息化管理还能够进一步提高档案管理工作的效率和质量，减轻工作人员的工作强度、方便对档案信息的管理。并且还避免了查阅实体档案信息的麻烦、节约了档案管理工作人员的时间，有效减少对实体档案的损害，确保档案资源的安全。其次，从档案资源的存储环境方面来看，档案信息化管理比传统档案管理模式的纸质资源、人工录入的方式要方便很多。传统档案管理采用的纸张容易遭到破坏，从而增加了档案信息资源的采集存储与管理的困难。而档案信息化管理，通过电子、网络平台的搭建，利用电子录入的形式，既可以更好地管理档案信息内容，还能够节约档案存储的空间，
从而更好地促进档案信息的存储工作开展。此外，在档案信息的查询与使用方面，更能够实现信息共享，档案资源的利用率得到提高。因此档案信息化管理工作的改革与发展就显得极为重要。
2档案信息化管理的优势
2.1档案检索速度更快
在进行档案归档工作前，通常会按照档案的种类、关键信息、形成规律等对其进分类、整理和立卷，当档案资料中存在较多关联内容时，一旦需要在后续工作中进行相关档案的调用，因信息交叉严重，会出现检索资料时同时出现多种相似信息，为档案管理人员展开工作增加一定难度。传统在甄别相似档案信息时，需要由档案管理人员进行逐一筛查和判断，部分档案资料中内容复杂程度较高，即便应用人工筛查，也可能出现误差情况。但在信息化背景下，利用计算机技术对每个存档档案的关键信息进行标签，在后续检索相关资料时，也可在计算机系统中通过录入关键词的形式对资料进行筛选和过滤，减少档案管理人员的工作量，提高档案检索速度。
2.2够优化档案查询服务，不受时间空间等限制
针对事业单位传统档案管理方式深入分析不难发现，当各类档案进行保存之后，在档案信息查询过程中不仅耗时，而且流程烦琐复杂，需要各个程序以及各种手续的详细审核才能完成。与此同时，在档案信息的具体查询过程中，往往需要用手来针对各种纸质资料进行翻阅与寻，这种方式极为容易让纸质档案形成不同程度上的损坏甚至是遗失。而全面普及信息化档案管理技术则能够有效解决上述问题。客观而言，档案管理信息化能够在全面简化档案查询程序各个环节之余，让档案查询能够不受时间、空间、环境等客观因素限制。只要拥有网络支持以及相关计算机设备、移动智能设备，便能够随时随地完成相应的各项档案查询工作。
3档案信息化工作的问题
大年初一吃什么3.1专业人员配数量和能力欠缺
档案管理人员不足且专业水平有待提高，单位一般是内部封闭式的管理档案，员工消极怠工、责任不明确、效率较低的现象较为普遍。以某一单位为例，档案管理人员仅２人，１人为编外人员，都没有经过专门的档案管理培训，且年龄偏大很难掌握信息化管理的工具，一旦推广档案信息化管理，管理人员很难胜任工作。
3.2信息化管理理念更新较慢
在纸质化档案管理向信息化管理转型后，以管理效率为核心的办公室档案管理中，管理思维的扩展应用相对较少，由此导致了管理理念更新不足、相对滞后的现象。具体而言，将信息化管理理念设置在互联网思维上，未能将它与办公室档案管理所从属于的行业、组织机构性质、业务等进行有效关联，使得产业链思维、系统性思维、互联网思维之间的关联缺乏，从而造成了档案信息化管理中，对于档案关联性应用不足。
不服从调剂
3.3档案信息化管理工作重视程度不够
大部分单位领导层与工作管理人员普遍缺乏对档案信息化管理的认识。对档案管理的理念依然停留在传统纸质档案管理模式之中，造成档案信息化管理得不到有效落实与应用，无法充分满足档案信息化管理的需求，此外，部分相关从业人员并没有正确认识到档案信息化管理的重要性。
4档案信息化建设的目标和需要解决的问题
4.1应正确运用与档案管理相关的法律法规
促进改革工作有序进行新时期社会发展大环境下，想要改变传统档案的管理模式，让信息化管理技术全面渗透和应用到档案管理工作各个领域、各个系统之中，各级部门需要进行联手协作，实现合作共赢。客观而言，各个系统以及各级部门之间都拥有自己的专属档案管理部门，并且对于自身档案管理的方式也存在一定的差异性。因此，在创新档案管理工作改革的实践过程中，应当正确运用相关法律法规针对各部门、各系统的档案交流工作进行合理化完善与升级。这种方式不仅能够让信息化背景下的事业单位档案管理各项工作得到应有的改进与创新，而且能够让各个部门之间在档案管理工作方面实现默契交流、良好沟通、化解矛盾，确保传统档案管理模式得到一个创新化的改变。
4.2加大资金投入，完善档案管理制度
首先，基层单位需要加大在档案数字化扫描方面的资金投入，确保纸质档案能够得到完整的录入。并且，档案信息化管理工作，是建立在先进的技术与先进的设备等基础上。因此，这就要求基层单位加大数字化机房的投入，满足档案信息化发展的设施需求，为档案信息化管理工作奠定良好的基础。其次，基层单位还需要加强对档案管理制度方面的探索与完善，以此来约束档案管理人员，推动我国档案管理信息化工作的发展，促进档案管理服务质量的提升。
4.3健全信息化管理的规章制度
推进人事档案电子信息化管理的制度化建设，确保在及时、准确、符合保密管理规定的情况下，转化人事档案信息。同时，制定数字档案的审批、登记、流转、监督、归档制度、责任追究制度，让档案管理在制度的约束下进行，将人事档案管理手段从基础性技术转向新型技术。
结束语
综上所述，档案信息化管理不仅是当前档案管理发展的趋势，还改善了传统档案管理的弊端问题。因此，档案信息化管理工作的改革与发展，既可以保障档案的合理分类与归纳，还能够保证信息的准确输入以及工作效率。所以，在进行档案信息化管理工作时，要时刻注重创新，在各项工作过程中要秉承以人为本的工作理念，加强档案信息化管理的基础建设，提高档案信息化管理的服务能力，从而将档案信息化管理工作的实效性落到实处。
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