国外数字档案集中管理的历史、现状与经验
国外数字档案集中管理的历史、现状与经验
身份证号码的组成赵豪迈;庞莉
【期刊名称】《陕西档案》
【年(卷),期】2014(000)006
【总页数】3页(P52-54)
什么都可以原谅
【作 者】赵豪迈;庞莉
【作者单位】歌谣的歌谣藏着童话的影子>2022年拜年祝福语陕西师范大学出版总社;陕西师范大学档案馆
【正文语种】中 文
西方发达国家数字档案管理经历了漫长且不断发展的过程，目前在数字档案管理系统和运行模式方面走向了更成熟的阶段，这符合电子档案发展的客观规律，其保管模式的历史、机理和路径对我们有可资借鉴之处，以形成符合我国国情的数字档案集中管理模式及实施策略
数字档案集中管理的概念来源于西方发达国家。二十世纪六七十年代以来，随着信息技术的飞速发展，电子文件的广泛应用，数字档案应运而生，已经深入到社会活动的各个领域。数字档案的产生打破了纸质档案的传统管理理念，西方国家迫切需要构筑一套适合于电子文件和数字档案管理的理念和模式，以应对扑面而来的数字化潮流，电子文件和数字档案集中管理成为当时乃至现今国际档案界讨论和探索的热点问题，这为我国数字档案集中管理提供了可资借鉴的宝贵经验。
数字档案的管理首先来自电子文件的应用和管理，而电子文件管理经历了漫长且不断发展的过程。20世纪60年代，计算机日益普遍应用于美国联邦政府机构，并由此产生了电子文件这一新的文件类型。1970年，美国联邦政府第一批电子文件移交至美国国家档案与文件署 （NationalArchives and Records Administration，以下简称NARA），开始了电子文件保护。到了1990年，电子文件的管理逐渐成为NARA关注的重点。从文件类型方面讲，出现了在我们今天看来比较简单的电子文件形式，如：结构化数据库、图表，表格等。那时，生成电子文件的系统纷繁复杂，但却没有形成集成化的数字档案信息系统。随后，电子文件数量的爆炸式增长极大地推动了电子文件管理的发展。为了应对电子文件带来的挑战，1999年NARA作出了战略性的回应——启动电子文件档案馆项目。电子文 件 档 案 馆
（ERA——Electronic Records Archives）是美国档案数字化建设所要实现的梦想。它的总体思想是：第一，将运用于电子政府、电子商业和研究中的开发技术为基础建立档案解决方案；第二，以这些基本的技术为基础，建成一种能保存和传递跨越几代数字档案信息的管理体系结构，并尽可能运用于广泛所需的范围。目前，NARA在政府、国会、联邦机构和相关专业团体的支持下，整合各方面的资源，正致力于这个基于整体职能信息化的数字档案馆的建设，按计划，2007年全面运用ERA项目。澳大利亚数字档案管理走在世界前列，1993年至1994年,澳大利亚国家档案馆第一次提出了电子文件分布式保管方法，在世界范围内引起争议。澳大利亚国家档案馆认为,需要一种新的电子文件管理方法,保存有价值的电子文件最好的方法就是保证澳大利亚政府机构高标准地管理其电子文件。电子文件一旦形成就应该被维护和保存在形成机构的现行系统中。而澳大利亚国家档案馆应当扮演标准的制定者和建议的给予者来保证电子文件得到良好管理。
根据国际电子档案委员会1996年前后提交给国际档案理事会的有关报告，现今数字档案在以美国为代表的西方发达国家已经得到了极为广泛的应用。在欧美发达国家，90%以上的档案馆已经实现了传统档案信息资料的数字化转化，基本完成了信息化建设的第一步基础工作。乐天中国
近些年来，在档案数字化全面普及的情况下，美国、英国、澳大利亚、加拿大等一些欧美发达国家在数字档案管理系统和运行模式方面走向了更成熟的阶段。以美国为例，为了让公众更好的了解国家档案机构的设施、服务项目和馆藏，建立了国家档案与文件署档案信息导航系统（英文简称NAIL）。档案信息导航系统是拥有全国各种档案馆藏信息的联网可检索数据库，将国内所有已数字化的档案资源，按地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络中，实现全国数字化档案资源的网上集中查询、检索和利用，并以档案信息导航系统为核心，发展一个更大的电子查询系统（Electronic Access Project），简称（EAP），通过此系统建立一个全国馆藏档案的在线目录。此外，在数字档案管理模式方面的研究项目有“中央信息处理系统”（Centers Information Processing System），供联邦各机构使用，用于查询和搜索联邦机构文件中心的馆藏；另一个是“在线注册系统”（Online Registry System），用于查询位于圣·路易斯的国家个人文件中心的馆藏；以及面对服务用户的“命令完成和统计系统”（Order Fulfillment and Accounting System），该系统能使用户完成在线命令操作，满足用户在线查询功能。
2000年，澳大利亚国家档案馆NAA颁布了《联邦政府文件保管政策》（Policy for Common weal the Records），宣布澳大利亚国家档案馆原则上将承担起对所有具有档案
价值的电子档案的保管责任，不管其形式如何。这标志着NAA电子文件保管模式开始从分布式向集中式转变。澳大利亚在历经不到10年的分布式保管实践之后，再度选择了集中式模式，意味着澳大利亚又走上了数字档案集中管理的轨道。同年，澳大利亚国家档案馆开展了数字长久保存项目（Digital Preservation Project），制定了数字保存绿皮书《数字文件保存的方法》（An Approach to the Preservation of Digital Records）。澳大利亚国家档案馆负责接收联邦政府部门的数字档案并集中管理，数字文档“转换准备”、“检疫”等处理步骤后，作为长期的数字存储项目保存在国家档案馆中。这个项目基于XML语言，它的总体目标是开发一种能够接收政府部门电子文档、能加以保存并确保日后利用的方法，既要保存原始格式的文件，还要保存已经转换成档案数据格式的文件。2006年澳大利亚国家档案馆发布了《数字化保存：照亮过去，指引未来》（Digital Preservation:Ill U-minating the past，Guiding the Future），进一步完善了这个方法，它们构成了澳大利亚国家档案馆电子档案保管的理论框架。澳大利亚国家档案馆还为电子档案的保存制定了一个正式的工作流程，开发了应用软件Xena。可以看出，一方面对机构文件管理实践的指导在稳步推进，另一方面新的数字保存项目正在进行之中。
2003年12月9日到13日在瑞士日内瓦召开世界信息社会峰会上，国际档案理事会（ICA）
向与会代表呼吁要保护信息社会记忆，充分运用信息技术促进行政管理的透明度。英国档案专家卡罗琳·威廉姆斯（Caroline Williams）在谈及英国文件管理发展趋势时指出，"在英国，文件分散管理的状况也处于改变之中，变化的动力是深远的。最具有影响的是英国政府的现行政策、信息时代的推动和电子政府带来的机遇。2000年3 月30日，英国召开信息时代特别内阁会议，首相托尼·布莱尔（Tony Blair）把英国全面开通“电子政府”的时间从原计划2008年提前到2005年，并承诺2005年前政府机构的全部服务项目都将在线提供，所有公众与企业都能从“电子政府”获得所需的各种公共服务。从“电子政府”计划具体的实施上看，英国公共档案馆及皇家历史手稿委员会在政务文件电子化计划中发挥了重要作用，所以英国政府于2003年4月2日在这两个机构的基础上组建了一个新的档案管理机构——国家档案馆即丘园新馆（Kew），使之成为电子政务网络建设及数字化建设的“领头羊”。为了更好满足公共对“电子政务”信息的利用需求，英国政府从2005年开始实施《信息自由法》这一法令确立了英国国家档案馆为政府提供电子文件管理和保护的咨询服务的权能，从而有利于中央和地方政府提高工作效率,更好的保护公民的知情权以及政务信息的透明化。正基于此，2006年11月，英国国家档案馆凭借着“国家的档案馆全球搜索”、“国家档案馆的数字化项目”、“国家档案馆的学习网站”三项服务一举获得了2006年国家电子政府奖的最终提
名，成为当今英国最受欢迎的五大政府网站之一。英国哥伦比亚大学的研究项目“电子档案完整性的保存”（The Preservation of the Integrity of Electronic Records）是解决电子档案管理问题最突出的学术研究开创性工作之一。这项研究的目的是鉴别和确定产生、处理及保存真实而可靠的电子档案要求，也为数字档案的管理提供了支持。
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